ERP 系统可整合和自动执行会计、库存管理、CRM、财务计划等关键业务流程。然而，尽管 ERP 实施令人激动，过程却又繁琐复杂，需要一定的时间和资源。
因此，大部分考虑实施 ERP 的企业都必须构建一个 ERP 业务案例。案例中应阐明业务痛点和 ERP 的主要优势，并详细说明 ERP 实施的成本、好处、风险和机会，本文将为您提供一个流程概要。
如果您的企业还未体会到现代 ERP 的优势，那么您需要先构建一个业务案例，理清启动 ERP 实施项目的好处、成本、机会和风险。例如，ERP 可消除数据孤岛，打通会计、运营、制造和销售等多个业务流程，更高效地执行 FP&A 和报告任务，并通过自动化技术大幅提高效率。
任何企业都可以使用量身定制的业务案例来评估具体的收益、成本和风险。由于该文档明确了 ERP 实施过程中的优先事项和职责，项目团队还可以由此制定 ERP 实施计划。
ERP 实施目标
企业决定实施 ERP 系统或升级过时的 ERP 系统，通常是为了解决因拼凑使用多个应用处理财务、供应链管理和仓库管理等各种业务流程而造成的问题。其痛点一般包括效率低、无法提供推动业务增长所需的洞察、数据不准确导致成本高昂以及难以满足客户期望等。
如果企业领导层因为不信任或无法有效利用现有数据而错失市场机会，则说明您需要考虑部署 ERP 系统了。
ERP 系统提供一个使用统一数据的集成应用套件，可帮助解决上述问题。实施 ERP 的目标通常包括:
- 提高工作效率：ERP 系统集成了财务、销售和运营等多个部门的信息和流程，可帮助员工缩短流程用时，完成更多工作。
- 降低成本：尤其是以软件即服务 (SaaS) 形式交付时，ERP 系统可自动执行此前的手动流程，且无需在系统间传输数据，从而降低成本。
- 优化决策：管理人员可以更清楚、更及时地了解所有业务信息，进而更准确地分析趋势和预测客户需求。
- 提高客户满意度：以产品为导向的企业可以更好地管理供应链，准时交付客户订单，减少订单错误，更轻松地跟踪整个订单履行过程中的信息，打造更出色的客户体验。
为何要构建 ERP 业务案例?
实施一个 ERP 系统通常需要投入大量精力迁移数据、管理变更和争取领导层的支持，通常历时三到四个月。此外，该系统还将改变企业内所有人员的工作方式。在实施 ERP 系统之前，需要说服领导层和部门利益相关者，尤其会使用这一系统的相关人员，他们可能会拒绝改变。
构建 ERP 业务案例有助于解决这一难题。它为企业利益相关者提供了一个衡量 ERP 系统价值的工具，可帮助他们权衡价值、成本和风险。ERP 业务案例列举了多种 ERP 使用场景，详细说明了企业为何需要 ERP 系统以及可获得的具体业务收益。
例如，企业可以在 ERP 业务案例中指出低效的订单处理和履行流程，然后展示 ERP 系统能够如何改进这些流程，并预估这些改进所带来的业务价值。这些价值可以包括降低成本、支持员工处理更多订单等有形收益，以及提高客户满意度等同等重要的无形收益。
如何构建业务案例
一般来说，要确定是否实施 ERP 系统，企业需要成立一个项目团队来开展深度调研，并由首席执行官、首席财务官或其他高管担任项目牵头人。项目团队成立后，第一个任务就是构建 ERP 业务案例。
通常，项目团队会寻求外部顾问的帮助，后者能够提供全新的视角，并且具备构建 ERP 需求清单的专业知识，可帮助分析 ERP 系统能带来哪些业务收益。
构建 ERP 业务案例并不是单纯地做一个 PPT，而是基于数据进行全面、详细的分析，并将所有有形和无形收益编制成文档，附上具体的 KPI 指标，以权衡 ERP 系统的收益和成本。重点是要详细说明 ERP 投资如何带来真正的业务价值，即为何需要这个项目，以及项目完成后会产生哪些收益。
构建 ERP 业务案例的 7 个步骤
构建一个业务案例通常包括至少七个主要步骤：
- 识别和分析当前问题
- 评估 ERP 的优势
- 评估 ERP 解决方案
- 估算项目成本
- 分析投资回报
- 确定实施风险
- 制定概要的 ERP 实施计划
1. 识别和分析当前问题
首先，确定企业想要解决的具体问题，衡量这些问题的所有业务影响，并对导致这些问题的流程进行分析。
这些问题一般包括：
流程成本高而低效：许多企业的流程涉及多个耗时且极易出错的手动步骤，员工需要将客户数据重复录入不同系统中，或者手动从线上销售系统提取订单信息并将其发送至另一个系统进行处理和履行。企业通常可以量化这些流程成本，并使用基准信息与其他企业进行比较。例如，某个本地政府机构发现应付账款员工处理发票的数量不到其他机构的一半。或者，一家药品再包装公司发现将数据重复录入多个系统会导致 15% 到 25% 的错误率，因此不得不安排专门的人手来检查数据准确性。
阻碍业务发展：随着业务发展，企业要添加更多用户，处理更多事务或数据，而这超出了现有系统的处理能力和承受极限。此外，过度依赖手动流程也会阻碍您的业务发展，迫使您在尚未真正产生需求之前就高薪聘用财务人才。亦或者，随着业务的全球化扩展，您可能需要更高级的功能。例如，销售数据的数量和复杂陡然增加，几乎无法再使用电子表格执行分析。
无法满足客户期望：您的企业是否经常延期交货？是否经常出现订单错误或服务中断？快速处理问询和解决订单状态等客户服务问题可避免客户不满，甚至减少客户流失。
无法利用实时数据制定决策：随着业务发展和业务复杂性不断提高，实时了解整个企业的运营情况往往会变得更加困难。实时视图对于帮助管理人员制定决策、推动业务发展至关重要。如果管理人员需要的数据分散在销售业务自动化、CRM、项目管理、库存管理、供应链和客户服务等多个系统中，他们就需要花费更多时间来寻找数据，而不是分析数据和制定决策。
现有系统的成本：业务案例中应当列明目前运营多个系统的成本，包括技术人员成本、产品许可成本、IT 基础设施（服务器、交换机、路由器、网络等）成本和支持成本。
2. 分析 ERP 的优势
接下来，企业需要制定一份切实可行的 ERP 实施目标清单。
一开始列出的清单要尽可能广泛、全面，但要以解决上一步骤中列出的主要痛点为主。重新审视每一个痛点，分析 ERP 系统能够如何解决这个问题，然后制定切合实际的目标。
以一家制造公司为例，假设该公司的原材料采购流程效率低下，随着业务增长，这一流程越来越难以管理。采购代理严格按照合同与每个供应商合作，然后创建采购单和获取内部批准 — 所有流程都是手动的。
该公司聘请的一位 ERP 专家认为，该制造商的生产能力不足，部分原因是受到采购流程的影响。该专家结合专业的 ERP 知识和该公司的运营情况，展示了该制造公司可以如何通过实施 ERP 来重新部署采购人员，增加产量，进而提高总体销售收入。
该专家预估，ERP 实施可实现采购流程自动化，降低人员成本，并优化产能利用，提高潜在收入。将这两项收益列入业务案例后，专家开始解决下一个流程问题。
优秀实践的目标应当是具体(specific)、可衡量 (measurable)、切实可行 (achievable)、符合实际 (realistic) 和有时间限制的 (time-based)，常缩写为 “SMART”。
高层级的 SMART 目标示例：
- 将本年度的生产不合格率降低 20%。
- 在实施 ERP 6 个月内将订单错误减少 25%。
- 到 8 月 1 日，每位员工处理的发票数量增加 35%。
实施 ERP 通常可为企业带来以下收益：
提高效率和生产力：部署 ERP 可帮助企业实现手动流程自动化，消除数据录入，缩短流程耗时，同时提高员工工作效率，轻松支持业务增长，节省更多人力成本。
优化库存水平：ERP 系统可帮助企业清楚了解整个供应链情况，从而提高需求预测准确性，优化库存水平，降低库存成本，并确保及时满足客户需求，提高客户满意度。
优化现金流：提高开票效率，加快付款流程，避免应收账款过高，确保拥有更多可用现金。
改善客户服务：全面了解客户信息和订单，快速响应客户需求，轻松解决问题。
提高员工留任率：流程自动化有助于减轻员工的工作负担，提高员工留任率。
改善劳动力管理：ERP 系统使用集中的数据模型，打通了员工绩效和业务绩效数据，可为决策者制定员工计划和管理员工提供深入洞察。
优化决策：管理人员可以实时访问更全面的业务数据，收集销售、财务和库存数据。高管层可以利用这些信息做出更明智的决策，把握新商机。
例如，CFO 可使用 ERP 系统快速获取财务报告，而无需从多个系统中提取和整合信息，从而将更多时间用于财务预测，寻找成本节省机会，优化 KPI 和开展其他战略性活动。
提高收入和盈利能力：提高工作效率，加速流程，改善客户关系，进而提高收入和盈利能力。
3. 评估 ERP 解决方案
如果您还没有开始评估具体的 ERP 解决方案，就从现在开始吧。通过分析当前问题和预期收益，企业已经对 ERP 系统模块和所需的具体特性有了清晰的认知。与所有重要业务决策一样，首先您要明确目标和期望，这对您选择 ERP 系统大有裨益，另外您还要让受益最大（如果出现问题，他们的损失也最大）的关键利益相关者参与进来。成立 ERP 实施团队后，就可以开始评估适合您企业的解决方案。
市场上有各种 ERP 解决方案供您选择，包括可以通过互联网访问、采用订阅付费模式的云 ERP 系统，安装在企业自有数据中心、由企业自行管理的本地部署系统，以及混合 ERP 系统。
由于企业通常会使用 ERP 系统运行多种业务，因此供应商的支持服务和长期服务能力是非常重要的考量因素。
4. 估算项目成本
业务案例是否切合实际主要取决于能否准确估算新 ERP 系统的成本。您需要考虑几个主要因素，最明显的是软件自身的许可成本。如果您决定采购云 ERP 系统，则需要根据模块和用户数量考虑订阅成本。如果您决定使用本地部署系统，则需要考虑软件许可成本、运行系统的硬件成本以及安装、运行和维护系统所需的技术专家和 ERP 专业人员的成本。
此外，您还需要考虑新系统的实施成本，包括：
软件配置和部署：无论部署哪种系统，您都需要考虑系统搭建成本。如果有业务需要，您还要考虑系统定制成本。因此，您可能会需要专业人士的帮助，或者您的 IT 团队中至少要有一位人员对您正在实施的系统有丰富的经验和专业知识。如果您选择本地部署系统，还需要考虑现场硬件成本和软件许可成本，以及安装和维护所需的专业技术人员成本。
流程再设计：改进业务流程是许多 ERP 实施的关键目标之一。一般来说，企业可以寻求专业人士的帮助，或分配内部资源来决定如何重新设计业务流程。例如数据迁移是将数据从旧系统迁移至 ERP 系统，这个流程耗时且繁琐。您需要确定将多少历史记录导入新 ERP 系统，以及如何继续访问旧系统中的历史信息。大多数企业选择将 3 年内的数据导入新 ERP 系统，以帮助降低实施成本。
报告编写：大多数项目都会设置一个报告编写人员，负责为整个企业提供定制化报告。一款出色的 ERP 解决方案会提供多种标准报告选择，帮助大多数高级用户轻松管理定制化报告的创建。
培训：培训成本包括员工系统使用培训、安装本地部署系统所需的 IT 人员培训和其他专业人员（如报告编写人员）所需的任何培训。变更管理 — 变更在任何 ERP 实施中都是不可避免的。不仅员工使用的系统有所改变，客户获得的发票样式、供应商采购流程、管理人员收到的报告都会发生变更。
5. 分析投资回报
要决定是否继续采用某个 ERP 系统，需要对比预期业务收益价值与相关成本。ROI 分析应包括成本降低和收入增加等有形收益，以及客户满意度等无形收益，并对比 ERP 软件成本与旧系统的运营成本。
在实际应用中，ERP 统计数据显示，ERP 系统为许多企业带来了多种可衡量的收益。Forrester 对四家企业进行了调查分析，发现实施 ERP 系统后，这些企业的采购效率得到极大提升，需要招聘的采购人员数量大幅减少，平均财务报告和管理效率显著提高，实现的成本节省达到 40.8 万美元成本。此外，他们还改善了客户体验、订单管理和沟通，节省了 74.9 万美元的 IT 成本，实现了收入增长。
6. 确定实施风险
所有重大企业变更都伴随着风险，而业务计划应当对这些风险做出详细说明，包括实施失败的可能性。制定周密的 ERP 实施计划可降低这些风险。
例如，在设计阶段让所有会使用 ERP 系统的部门参与进来，这有助于确保用户在系统部署后充分利用系统，从而提高企业实现预期收益的几率。您应根据企业的风险承受能力以及希望在多长时间内实现投资回报使用不同的实施策略。例如，分阶段部署 ERP 系统比一次性大范围部署风险更小，但投资回报速度也更慢。
7. 制定概要的实施计划
业务案例中应当提供一个概要的实施策略，这个策略不需要提供详细的分布式说明，只需提供足够的信息，让所有人知道项目将如何进行以及所需的资源和预期项目时间表。
获得支持后，就可以开始制定详细的 ERP 实施清单了。
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如何说服利益相关者
虽然多个部门都能够受益于 ERP 系统实施，但这也意味着这些部门必须在一定程度上改变工作方式。
为了让他们相信这些改变是值得的，ERP 项目牵头人和实施团队需要站在利益相关者的角度来解释业务案例，花时间了解每个利益相关者的日程安排，并根据他们的价值标准和顾虑有针对性地准备信息。例如，在与客户服务部门沟通时，项目团队可以着重强调更快解决客户问题，以及通过不同渠道与客户进行互动的能力。
CEO 和企业决策层通常需要过硬的财务数据来优化投资。而 ERP 系统可为打造成熟的财务建模实践提供强大支持。
为何要更换 ERP 系统?
如今，仍有企业在拼凑使用老旧的独立应用，未采用新的 ERP 系统。这些旧系统要么已经过时，要么不具备移动或机器学习特性，没有跟上 ERP 趋势。还有一些企业在使用旧的本地或 Two-Tier ERP 系统，这些系统高度定制，多年都未进行升级。
对于这些企业，仍可以采用上文所述的业务案例构建流程：分析问题、成本和潜在收益，了解一些 ERP 实施案例研究，考量风险，然后制定概要的实施计划。
构建一个涵盖 ERP 实施收益、成本、风险和机会的企业业务案例，是您获得现代化 ERP 系统优势的第一步。
