在过去几年乃至几十年里，世界发生了相当大的变化，许多企业安装了企业资源计划 (ERP) 系统。与此同时，ERP 系统本身也经历了一系列变化。

传统 ERP 系统在应对不断变化的业务需求时越来越吃力，而许多新 ERP 系统推出了各种新功能，因此许多企业逐渐意识到应该升级或更换 ERP 系统了。 鉴于 ERP 升级投入巨大，企业负责人需要对当前解决方案进行全面评估，并对系统升级给出充分的理由。如果您希望推动企业持续发展，可参考本文来制定项目计划和准备 ERP 升级检查清单。

升级 ERP 系统的理由

追根究底，企业考虑升级 ERP 系统的原因无非两个：过时的技术和业务持续发展。传统 ERP 系统可能无法再高效运行，无法适应新的业务流程或提供大多数公司需要的实时可见性。

一般来说，传统技术会越来越低效，因为它们需要进行复杂定制，维护难、费用高，而且涉及企业往往不具备的利基知识。您或许更愿意迁移到一个传统 ERP 系统无法支持的、更高级的新型数据库。否则，如前面所述，老旧的本地部署 ERP 系统可能需要您倾注大量精力维护服务器硬件。

一些老旧的 ERP 系统只能在旧操作系统上运行，一旦操作系统升级，您的 ERP 解决方案将不再受支持。这时只能通过升级软件版本来获得系统支持。

企业考虑升级 ERP 系统的其他原因还包括：

  • 过时的用户界面，导致操作比较复杂，需要比新系统执行更多的操作步骤。
  • 软件灵活性差，无法支持企业采用新的更高效的办公方式。
  • 无法随着企业业务发展而扩展系统容量，或扩展成本过高。
  • 数据报告和分析速度不够快，无法跟上业务发展步伐。
  • 不支持移动设备或支持有限。

为何 ERP 升级如此重要？

ERP 升级之所以如此重要，是因为它能创造巨大的业务价值。如今的 ERP 功能可帮助企业抓住新机遇，或实现传统 ERP 系统无法实现的高额成本节省。例如，近年来许多新推出的 ERP 解决方案可通过全方位仪表盘、记分卡和 KPI 提供实时可见性；可利用人工智能和机器学习实现流程自动化和改善决策；引入了更全面、集成度更高的电子商务功能，并提供更多移动设备支持。在如今这个业务流程和业务关系快速从物理世界转到数字领域的时代，这些功能将发挥越来越重要的作用。

某些新 ERP 系统还与物联网 (IoT) 设备实现了集成，可额外提供实时位置和状态信息，帮助企业加强对供应链的控制，及早发现潜在中断风险。而如今的供应链越来越复杂、出错几率越来越高，某些企业可能仅从这种新功能就看到了足够价值，从而证明 ERP 升级也是合理的。

升级还是更换？

至于选择升级还是整体更换 ERP 系统则取决于这两种方法分别能够创造多大的业务价值和需要投入多少成本。企业可以根据业务需求和现有软件的局限性来做出合理选择。

升级的好处：一般来说，升级对业务的干扰比更换要小。在理想情况下，您可以保留 ERP 系统中已有的集成和定制，不需要大幅调整用户体验，也不需要寻找新的软件供应商（只有您对当前 ERP 供应商的质量和服务感到满意时，这才称得上是一个好处）。同样，如果您的业务团队很满意现有系统，那么升级将大大降低变更管理难度。

更换的好处： 许多企业购买新 ERP 系统后实现了巨大的技术飞跃，因为不同供应商会针对某个特定领域提供创新，或许这些创新就尤为适用于您的企业。比起直接将现有系统升级到最新版本，迁移到新的 ERP 平台可帮助您提高流程效率，抓住更多业务机会。此外，如果进行了企业并购，您将不得不运行两个独立的 ERP 系统，此时可以将两个老旧的独立系统全部更换为一个统一的新系统，藉此降低复杂性，并增强两个业务部门之间的协作。

无论您更倾向于 ERP 升级还是更换，都应考虑云部署这一选项。如今的软件即服务 (SaaS) 云 ERP 解决方案将软件管理、性能维护、打补丁和升级等职责转移至供应商，可帮助您大幅降低 IT 成本和复杂性。部署云解决方案后，远程用户无需再通过虚拟专用网络 (VPN) 访问 ERP 功能。随着“居家办公”成为一种新的时代趋势，这将有助于简化 IT 管理。迁移到云解决方案后，未来升级的影响就很小了，因为某些云 ERP 提供商会自动向所有客户提供新功能，并以订阅形式进行收费。

您的现有软件提供商可能会鼓励您从本地部署系统迁移到云解决方案，因为云解决方案可能是该供应商未来的投资重点。此外，您还会获得云解决方案的成本和管理优势。但是，您必须确保完全了解供应商的产品，了解其为托管解决方案还是真正的云解决方案。

如果您决定继续使用本地部署系统，那么您需要明确该系统的发展路线，确保其未来能够持续满足您的需求。

如何评估 ERP 系统?

与所有业务决策一样，在评估 ERP 升级时首先要明确您的业务目标：您希望解决哪些问题和抓住哪些机遇。例如，您希望通过实时洞察销售趋势或订单日履行量等供应链指标来降低甚至消减成本。

您可能正为电子表格无法及时更新数据导致假设错误，进而造成季度预测偏差而苦恼。而更先进、能够随时反映最新库存信息的电子商务功能能够帮助您量化销售增长，内置功能也能够帮助您轻松节省大量时间和资源，缩短每月关账周期。

此外，内置机器学习技术的现代 ERP 系统还能够帮助您实施财务和运营优秀实践，并实现相关流程自动化。最后，一些新 ERP 软件内置的高级分析功能还能够帮助您通过量化方法改进适应客户需求变化的方式，优化定价以避免损失收入，提高营销绩效以及识别潜在欺诈订单。

明确希望通过 ERP 升级或更换实现的业务目标后，您就可以着手对比这两种方法如何（或能否）实现改进，需要投入的直接和间接成本（包括集成、定制和培训）以及各自的实施计划。

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升级 ERP 系统的时机

早在 2017 年，SelectHub 就发现大部分企业的 ERP 系统在使用 5-10 年后才进行升级。显然，每个企业的情况不同，除非有令人信服的业务案例，否则企业不会贸然升级或更换系统。为了实现业务现代化和自动化，某些企业将 ERP 升级纳入更广泛的计划中。

ERP 升级检查清单

无论是升级还是更换 ERP 系统，制定详细的项目计划都很重要。您可以参考下面的检查清单来制定计划并跟踪进度：

组建项目预备团队。 召集不同部门中具有相关知识、担任相关角色的人员，确定是否有必要升级或更换 ERP。该团队可包括仓库员工、供应链管理人员、营销协调员和销售专员等最终用户，因为他们通常比其他人更了解现有系统的局限性。

编写业务案例并获得管理层批准。经过初步评估，确认有必要进行升级或更换后，您需要将新解决方案能够带给企业的价值整理成文档，然后提交给管理层进行审批（这个过程可能需要一段时间）。

明确需求。 明确解决方案需要具备哪些功能来实现文档中提及的价值，以及在必要时可以放弃哪些功能。

了解潜在解决方案提供商。 调查在满足类似需求方面取得成就的供应商（可能包括您当前的供应商）。企业也可以与业界的合作伙伴进行交流，以此了解他们使用的 ERP 解决方案以及与相关供应商的合作经验。

制定和批准实施计划，建立务实的项目里程碑。 应重点关注：后台数据库升级和 数据集成与迁移、老旧定制功能改造（哪些需要保留，哪些需要更换）、用户培训、上线计划、避免可能的中断点以及持续供应商支持选项。ERP 实施计划检查清单通常分为多个 阶段，因此您既可以为后续实施更高级的功能奠定坚实基础，又可以快速获得价值回报。

协作执行计划。 建立各方都能畅所欲言、坦诚开放的协作关系，及时发现新风险，共同寻求解决方案。

进行事后分析并制定后续计划。大部分企业都清楚，只有留出时间执行事后分析，才能够吸取经验教训。但并不是所有情况都需要这样做。就 ERP 项目来说，事后分析还是很重要的，因为您将长期使用这项技术，与供应商合作伙伴合作多年，所以维持积极和高效的关系具备极大的现实意义。

如果您打算更换 ERP 系统，请参考以下步骤：

决定是升级还是更换。 在这一阶段，您需要根据供应商提供的信息，对比分析其各自的成本、业务切换和业务价值，以此做出选择。此外，您还需要确保您的选择能够获得大多数利益相关方的支持。

列出入围供应商名单。 请供应商提供详细的方案和产品演示，然后进行评估。在这个过程中提出疑问，评估产品路线图，了解有待进一步解释的方案之间的差异，查看参考文献，仔细对比成本，了解各供应商能够提供哪些支持承诺。

选择供应商。 选择您信任并且能够以合理价格满足您需求的合作伙伴。有时您需要权衡：如果该解决方案无法解决或暂时无法解决某些问题，您应该怎么办。

组建完整的项目团队并召开项目启动会议。 确认公司内部资源和供应商资源，确保他们能为这个项目投入必要的时间。选择相应的工具来建立任务责任制，并参照目标（有截止日期）来跟踪进度。