为什么要使用 ERP？使用 ERP 的好处与风险有哪些？
轻松访问总账 (GL)、薪资以及应付账款和应收账款等系统中的数据是现代财务实践的基石。尽可能实现财务和运营流程自动化有助于简化审计，最大程度减少人为错误和欺诈。
根据具体业务的不同，您可能还需要深入洞悉库存、订单和供应链，并为采购、生产、分销和履行提供支持。
那么您如何才能获取所有这些实时洞察？答案就是 ERP。不过，只有全面了解使用 ERP 的好处与风险，您才能最大限度利用 ERP 促进业务发展。
什么是企业资源计划 (ERP) ？
ERP 系统是一款软件，可在一个数据库中收集、分析和共享来自不同部门的信息。它打通了会计、运营、制造和销售等多种重要业务流程，并可利用自动化和数据分析大幅提高效率。深入了解 ERP。
团队高度分散的企业可能会有这样的疑问：“这款软件很好，但我的财务主管在芝加哥，而销售总监在布法罗。他们通过电话联系，要如何保持同步？”
解决方案就是使用基于云的软件。
什么是云 ERP？
云 ERP 是一种软件即服务 (SaaS) 技术，可收集关键业务流程中的实时数据，并通过互联网访问。您的财务主管、财务人员、高管、合作伙伴以及公司任何其他有需要的人员都可以随时随地通过任何设备获取准确的信息。
云 ERP 与传统本地部署 ERP 的区别在于，所有数据、软件和系统均采用在线托管方式，而不需要在服务器机房中使用本地部署硬件。
云 ERP 系统更新频率更高，启动成本较低，对 IT 干预的需求较少，安全性也更高，因此是分布式企业和中小型企业推动业务增长的理想选择。
为何需要 ERP 系统？
ERP 业务案例极具吸引力。财务和其他业务主管可以藉此消除数据孤岛，更高效地管理公司资源，助力企业提供卓越的客户服务和建立竞争优势。
业务收益包括：
消除纸质化流程 — 或独立电子表格。采购单、工时单、费用报告、发票和其他数据都可安全地存储在云中，并支持从任何位置访问。
实时报告。 财务和业务用户可从多个来源提取数据，深入洞悉整个企业的活动和运行状况，并帮助识别趋势、优秀实践和有待改进的环节。
增加收入，降低开销。 通过改善信息访问，销售团队可以快速识别销售线索，访问最新定价和可用库存数据，减少出错率并快速签署合同。同时，借助云 ERP，公司还可以将 IT 的工作重心从维护服务器和执行软件更新转移到为远程办公员工提供支持上来。
对于企业来讲，使用 ERP 的好处与风险分别有哪些呢？
ERP 系统的优点
在全球许多成功企业看来，ERP 是一项必不可少的技术。2020 年商业环境的变化更是让各个规模的企业都理解了其中的原因。
下面我们来看一看 ERP 系统在六个领域的主要业务收益。
常规收益： ERP 系统可以近乎实时地全面洞悉财务状况。具体而言，现代 ERP 系统可以：
- 跨部门整合数据、识别关键指标、改善决策并提高运营效率。
- 支持员工随时随地访问信息，尤其是实施云 ERP 后。
- 通过附加模块进行扩展，从而满足不断变化的企业需求。
- 提供多种自动化功能、减少错误和欺诈、改善合规性以及解放财务团队。
- 无需管理多个独立的非集成技术系统，可为 IT 部门节省更多成本。
会计与财务： ERP 系统可为会计和财务专业人员提供支持，包括：
- 收集公司所有财务数据。
- 实现基础会计功能自动化，消除人为错误，并减少执行复杂财务任务所需的时间。
- 管理基本财务流程，并根据业务需求将总账 (GL)、应收账款 (AR) 和应付账款 (AP) 从静态工作表转换为动态资产。
- 提高财务准确性，减少月末关账时间，以及实现财务报告自动化。
- 简化不同国家、州和业务部门之间的税务合规性流程，轻松处理地方税务、跨境销售和多种货币。
- 应对高级会计挑战，例如收入确认以及固定资产、现金和付款管理。
- 发现可为业务决策和预测提供依据的趋势，例如损益、收入和销售额等。
制造： 制造商在 2020 年吸取的一个重要教训就是供应链可见性为王。ERP 系统还可以：
- 管理从原材料采购、运输、生产到订单履行的端到端制造流程。
- 通过集成 CRM 模块帮助制造商管理客户关系、销售订单和线索到现金流程。
- 支持产品数据管理、资源采购、生产控制、库存管理、质量管理和物料需求计划 (MRP)。
销售和营销： ERP 系统不仅利用适当的模块打通了销售、营销和客户服务团队的活动，可以打造强大的个性化客户体验并改善客户关系管理，还可以：
- 为销售团队提供客户管道实时可见性，高亮显示有助于赢得交易的优秀实践，并提供自动化销售流程和薪酬管理。
- 帮助营销团队执行更具针对性的多渠道营销活动、确保营销和销售目标相一致，以及缩短销售周期。
- 为客户服务团队提供支持，包括提供详细的客户记录、跟踪所有客户接触点、提供服务建议以及自动跟进特定请求，从而大幅改善客户保留率。
团队协作： ERP 平台可增强企业内部的沟通和协作，尤其是当员工未到办公室且需要执行流程时，例如每月远程关账。关键功能包括：
- 跨部门连接员工和信息，消除信息孤岛，促进知识共享；
- 跨部门建立标准化工作流和业务流程；
- 为涉及多个独立团队的重大合资项目提供更加卓越的项目管理和工作流。
ERP 系统的部署风险
为了充分发挥 ERP 系统的价值，公司需要解决以下几项挑战。
成本：ERP 采用的一个重要限制因素是前期集成成本以及持续订阅和许可成本。
- 购置、实施和维护 ERP 系统的成本可能非常高，具体取决于公司规模。
- 对于本地部署系统，企业还需要考虑 IT 支持和服务器硬件等基础设施成本。
- 随着企业发展和运营需求增长，企业可能需要购买更多附加服务或软件。
实施挑战：即使有详尽的实施清单，企业仍需投入时间、资金和资源才能建立和正常运行 ERP 系统。
- 企业需要分配内部员工资源来决定购买哪一个 ERP 系统。这一流程十分复杂，可能涉及财务、运营、IT，甚至销售和营销。
- 对于拥有大量分散电子表格和纸质文件的企业而言，数据迁移过程可能耗时较长，并且可能需要雇佣一名集成专家。
- 您需要得到领导层的支持，否则企业内部可能会对新流程和新技术产生抵触情绪。
即使您已经决定要购买 ERP，也一定要慎重考虑这些风险。数据迁移不完整，尤其是员工抵触将阻碍您获得积极的投资回报 (ROI)。
选择 ERP 系统
在了解了使用 ERP 的好处与风险，做出投资决定后，您就需要为您的企业选择一个合适的 ERP 系统。您可以参考以下步骤，根据企业当前和未来几年的业务需求来选择软件。
- 了解系统需求： 了解企业为何要部署 ERP 系统。确定关键业务驱动因素，例如改善会计、客户服务和制造流程。在开始选择产品之前，您需要考虑行业的特定需求。比如您是否需要定制化功能、第三方访问或专用的安全性或合规性流程？
- 优先考虑易用性： 不要低估直观用户界面的重要性。糟糕的用户体验会阻碍实施并产生内部阻力。您可以查看案例研究、向同行了解用户体验和观看产品演示后，再列出候选清单。
- 调查供应商： 将您的驱动因素清单与不同 ERP 供应商提供的功能和服务进行对比。包括对功能进行技术评估、对比本地部署系统和云系统的优势、了解供应商声誉和相关行业经验、数据迁移是否足够简单以及是否能够与任何现有关键任务软件相集成。
- 评估成本： 比较候选清单中潜在供应商产品的三到五年总拥有成本。或许某个系统首次数据迁移和设置成本较高，但投入正常运行后，其成本要低于定制水平更低的竞争对手产品。务必确保您能够负担得起持续维护费用，并了解其投资回报周期。
- 支持和培训： 不要低估培训对于充分发挥 ERP 系统价值的重要性。务必确保供应商或其集成合作伙伴提供的培训能够满足您企业的当前需求，包括为员工提供线上培训选项。同样，您还需要确保您的 IT 团队能够为该系统提供支持。如果 IT 团队无法提供支持，您需要另外聘请服务提供商。如果您部署的是云 ERP，则不需要考虑这个问题。
- 可扩展性： 务必确保解决方案可以随着企业发展而一同扩展。您是否希望添加 CRM 和其他模块？供应商的产品路线图是什么？
要想让您的企业在 2020 年变危机为转机，轻松应对“新常态”，您就必须仔细权衡使用 ERP 的好处与风险，做出明智的 ERP 选择！
