为了避免员工跳过工作流步骤、忽略细节、无谓地执行重复任务或在完成任务前半途而废，企业通常会建立标准化业务流程来确保企业运营的合规性和一致性。由于这些业务流程需要在重复执行过程中保持一致，因而催生了企业业务流程自动化 (BPA) 软件和业务流程自动化解决方案。

如今，许多企业都开始利用企业业务流程自动化 (BPA) 软件和业务流程自动化解决方案来管理项目、项目组合、知识资产、自助服务门户、工作流和数据流。尤其是在银行、医疗保健、电信、贸易以及制造等行业，BPA 的应用最为普遍。

什么是企业业务流程自动化 (BPA)？

BPA 是指通过编码和编程整合一系列互联的软件应用，跨业务部门实现流程和工作流自动化，而无需任何人工干预。BPA 侧重于提升整体流程，而不是单个任务。

虽然表单填写和记录保存等业务流程已实现自动化，但 BPA 主要用于实现工资单处理或库存跟踪等业务运营中的高级功能自动化。

企业业务流程自动化的工作原理是什么？

业务流程自动化可使用软件来自动执行平时需要手动处理的重复性任务。自动执行任务的方法多种多样，而用户与每种方法的交互方式也各不相同。

总而言之，我们可以将 BPA 看作能够以完全相同的方式重复执行相同任务的软件，直到有人将其删除或修改了它的使用方式。

哪些业务流程可以实现自动化？

业务职能主要分为两大类：核心职能和支持职能。核心职能是指能够为企业带来收益的活动，是企业赖以生存和蓬勃发展的主要原因。支持职能是指为核心职能提供支持的辅助活动。

企业可以利用 BPA 将核心职能和支持职能中的许多步骤实现自动化，从而提高运营效率和降低成本。

企业往往会通过外包 (outsource)、内包 (insource) 或 近源 (near-source) 等方式来运行支持职能。而 BPA 能够帮助企业显著降低或消除这些外包成本。许多企业都使用业务流程自动化软件和业务流程自动化解决方案来运行支持职能，从而让员工专注于能够创收的活动。例如，此类解决方案可为以下职能提供自动化支持：

  1. 分销/物流 — 如自动规划运输路线、自动贴标和自动跟踪
  2. 营销和销售 — 如自动发送营销电子邮件、自动提供销售建议、自动进行销售跟踪以及自动生成报告
  3. IT 和技术服务 — 如自动生成维护和状态报告、问题记录和解决方案以及自助服务报告
  4. 行政职责 — 如自动执行员工福利登记和分配跟踪等 HR 职能，以及工时跟踪、税务扣缴计算和付款处理等工资单事务。

BPA 中的机器人流程自动化 (RPA) 能够利用可配置的软件“机器人”执行各种重复性任务，且成本仅为离岸员工的三分之一或者在岸员工的五分之一。作为 BPA 的一个分类，RPA 更侧重于执行耗时的人工任务，而 BPA 则旨在改善由这些任务共同构成的整体流程。

金融业专业人士常利用 BPA 来提高运营效率、合规性和工作效率。据 Gartner 估计，目前有 80% 的财务主管正在使用或计划使用 RPA，主要包括应付账款与合同管理等应用。

客户服务企业也广泛采用了 BPA 和 RPA。市场调研机构 Forrester 表示，客户服务行业通常会将 BPA 和 RPA 分别用作 “实现常规座席任务数字化的长期策略和短期方法。”常规座席任务包括：跨渠道检索客户数据和客户对话日志以及已购产品信息、针对该产品的问题解决方案建议和上报脚本（将无法解决的客户问题上报给管理层）。

此外，人力资源部门也常常利用业务流程自动化来简化和加快员工入职流程，并为员工提供员工福利选项、信息、培训和注册等多种自助服务工具。

自动化为何如此重要？

第一，BPA 可以改善合规性，让企业避免因违反相关法规而招致高额罚款和费用。第二，它可以帮助企业提高控制水平，从而减少内部欺诈和盗窃行为。第三，BPA 能够加速流程，提高工作效率和减少重复性工作。试想一下，相比员工找相关经理逐个签批采购订单，利用软件跟踪各个经理对采购订单的审批会实现怎样的效率提升。

第四，BPA 还能够促进业务流程标准化，避免将歧视和偏见带入工作中。例如，HR 员工可能会根据个人喜好选择面试人员，而自动化系统则会完全按照预先设置的要求进行选择。第五，它还可以显著减少错误（例如，HR 员工可能忘记发送面试邀请电子邮件）并提高效率。此外，BPA 还能够将员工从枯燥乏味的工作（例如分析求职者的在线求职申请）中解放出来，进而改善员工和客户体验。

归根结底，自动化可帮助企业增强竞争力，进而提高盈利能力。

企业业务流程自动化 (BPA) 的 10 个益处

如今，几乎所有业务流程都可以实现某种程度的自动化。其中许多流程甚至可以实现高度自动化。调研机构 Gartner 指出，89% 的普通会计工作和 72% 的财务控制和外部报告工作都能够实现自动化。

企业业务流程自动化软件工具可以让您的自动化过程更轻松。这些工具通常会提供参考模板，以帮助您将业内或不同行业之间的共同流程实现自动化，从而为您带来以下收益：

  1. 运营效率 — BPA 可减少流程中的工作量，提高运营效率，和/或通过限制员工人数随运营规模而增长来削减工资成本。
  2. 工作效率 – 可加速流程，从而提高工作效率并减少重复工作。
  3. 员工士气 – 将员工从枯燥乏味的工作中解放出来，改善员工和客户体验，而客户体验又将进一步改善员工体验。根据一份首席信息官报告，“当员工将更多时间花在工作中有趣且有意义的地方时，他们的工作效率和满意度就会大幅提高，员工保留率也将随之提升。”
  4. 治理和控制 – 可改善合规性，让企业避免因违反相关法规而招致高额罚款和费用。
  5. 降低成本 – 可提高时间利用率，让企业在不扩充劳动力的情况下增加产能，或者在维持相同产能水平的情况下削减薪资成本。
  6. 劳动力分配 – 支持企业根据员工才干调整工作岗位。如此一来，不仅员工会对工作更加满意，雇主也能够通过充分发挥每个员工的才干获得最大收益。
  7. 减少人为错误 – 可显著减少人为数据录入和洞察错误，并避免员工将时间浪费在重复性的低级工作上，从而提高员工效能。
  8. 协作 – 可自动跟踪项目流程、为团队提供最新信息、发送提醒并执行其他职能，从而使协作更轻松、更有条理。此外，BPA 还能够减少员工的挫败感，让他们能够腾出更多时间进行协作，进而加快工作进度、提高问题解决能力并刺激创新。
  9. 增强洞察 – 可帮助负责人更高效地跟踪业务流程进度并了解流程中各个具体步骤的情况，进而帮助优化流程，更快获得更好的业务成果。BPA 还能够帮助负责人深入挖掘更多洞察，并分析更多、更实时的数据。此外，它还可以促进业务流程标准化，从而确保公平性，并消除偏见，避免对洞察结果产生影响。
  10. 提高可用性 – 可将员工和/或客户服务团队从其他手动任务中解放出来，以确保随时满足客户需求。

毋庸置疑，如今的许多业务流程都可以实现自动化，某些流程甚至可以实现高度自动化，从始至终确保合规性并减少错误率。