实施企业资源计划 (ERP) 系统是一项复杂任务,会对企业的方方面面产生影响。与其他重大计划一样,该实施计划对企业至关重要,需要精心设计。而将实施分为多个阶段并为每一阶段设定明确目标能够尽可能保障实施成功。那么,ERP 实施分为哪几个阶段呢?

相比之下,在未明确项目方向、范围和结构的情况下启动 ERP 实施则会增加后面出现重大问题的可能性。

本文将为您介绍什么是 ERP 实施,ERP 实施分为哪几个阶段,以及关于 ERP 实施的常见问题解答。

什么是 ERP 实施?

ERP 系统集成了财务管理、人力资源、销售和制造等多个企业职能,可大幅提高生产率和效率。ERP 实施即计划、配置和部署 ERP 的过程。由于 ERP 系统较为复杂,可支持和实现多种职能自动化,因此这一过程通常需要持续数月。

为了确保成功实施,企业需要详细定义需求,明确如何重新设计流程来充分利用 ERP 系统,根据流程配置系统,并在将系统部署至用户前执行严格测试。为了按计划成功完成所有步骤,企业需要制定详细计划并采取结构化、分阶段的实施方法。

ERP 实施分为哪几个阶段?

infographic erp implementation stages

ERP 实施计划通常分为六个阶段,每一阶段都有特定目标。由于每一家企业的情况不尽相同,因此这些阶段可能会因企业而异,并且可能出现重叠。

摸底和计划

所有 ERP 项目都从摸底和计划阶段开始,包括研究和选择系统、组建项目团队以及详细定义系统需求。

项目团队肩负与实施相关的多种职责,包括制定项目计划大纲和目标日期,确保分配足够资源,制定产品和设计决策以及进行日常项目管理。

ERP 项目团队通常包括一位高管级发起人、一位项目经理以及将要使用该系统的各部门代表。为了确保项目获得所需资源,并为促进整个企业转型提供必要支持,项目团队必须获得高级管理层的支持。该团队还可以聘请外部顾问或 ERP 实施合作伙伴,来为系统设计和配置提供专业技术支持。此外,团队还需要派遣内部专业人员参与系统实施,例如 IT 代表以及负责为整个企业用户创建定制化报告的报告编撰人员。

项目团队的一个早期目标是深入了解当前存在的问题,比如低效流程和 ERP 系统需求。若企业此前已经有了 ERP 业务案例,则可能已经定义了加快财务关账、改善运营洞察或筹备 IPO 等多个业务问题和实施目标。这些工作成果可直接用于执行更为详细的分析(包括归档现有工作流),并让项目团队专注于系统开发。

在这一阶段,明确企业需求后,项目团队就可以选择和购置 ERP 系统。这涉及一项重大决策,即选择本地部署 ERP 系统还是云端 ERP 系统。若选择本地部署系统,您需要购置软硬件并将其安装在企业数据中心。相比之下,云端 ERP 通常采用订阅服务形式且可通过互联网访问,因此实施速度更快、对内部 IT 技能的需求更低。

设计

在设计阶段,您需要了解详细企业需求和当前的工作流,并为新的 ERP 系统制定详细的设计方案,包括设计更高效的全新工作流和其他业务流程来充分利用该系统。此外,让用户参与设计阶段也非常重要。这不仅是因为他们对当前业务流程有着最深入的了解,还因为这能够确保他们接受和充分利用该系统。

项目团队可以使用差距分析来识别流程中的复杂和独特因素,以便通过定制 ERP 软件或更改工作流或流程来确保用户与 ERP 系统高度协同。项目团队也可以将差距分析结果提供给实施合作伙伴或供应商,要求他们给出可能的解决方案。

开发

明确设计需求后就可以进入开发阶段了。该阶段包括根据重新设计后的流程来配置和自定义软件、集成企业中其他 ERP 系统不能覆盖的现有业务应用。如果使用本地部署 ERP 系统,企业还需要安装必要的软硬件。

除了开发软件,项目团队还需要开发培训材料来帮助用户适应新系统。这需要制定复杂的数据迁移计划,包括从多个系统中提取、转换和加载数据。这些数据可能采用不同的格式,并且可能包含重复或不一致的信息。项目团队需要确定这一阶段要迁移哪些数据,而无需完整迁移包含许多无关数据的所有历史数据。(有关数据迁移的详细信息,请参阅下文。)

测试

测试和开发阶段可以同步进行。例如,项目团队可以测试特定模块和功能,然后根据测试结果开发修复程序或进行调整,再重新执行测试,或者在测试一个 ERP 模块的同时开发另一个模块。在对软件基本功能进行初始测试后,还应当对系统的全部功能进行严格测试,包括让部分员工在日常工作中测试系统。此外,测试阶段还应当包括迁移数据测试和最终用户入门培训。

大多数供应商都可以提供部署前和部署后工具来支持用户培训。但除了供应商支持外,企业还应当充分利用开发阶段创建的培训材料。资源的真正价值就在于为最终用户提供支持,帮助其完成日常职责。

部署

系统上线是最让人期待的环节。尽管您已经尽全力做好转型准备,但仍可能出现各种变动或员工疑虑,因此您必须准备好应对各种潜在问题。项目团队需要随时为用户答疑解惑,帮助用户了解系统,尽力解决各种问题,甚至在必要时请求实施合作伙伴帮助排除故障。要将生产力提升到预期水平,用户可能需要花费一些时间来适应该系统。

部分数据可以在部署前进行迁移,而当前事务等信息则需要在上线前进行即时迁移。

某些企业希望同时部署 ERP 系统的所有模块,而某些企业希望优先部署优先级较高的特定模块或流程,随后再引入其他模块。为了尽可能降低风险,某些企业还会在一段时间内同时运行新实施的 ERP 系统和旧系统,尽管这可能会增加总项目成本并降低用户生产力。

支持与更新

在完成 ERP 部署后继续提供支持可保证用户满意度,并确保企业实现预期收益。在这一阶段,项目团队可能仍需要对 ERP 系统负责,但侧重点将转移至听取用户反馈并对系统进行相应调整上来。随着系统不断引入新功能,项目团队可能需要完成一些额外的开发和配置工作,并对新员工进行系统使用培训。

如果您使用的是本地部署 ERP 系统,则需要定期安装软件更新,甚至不断升级硬件。如果您使用的是云端 ERP 系统,则供应商会自动更新软件。

ERP 实施优秀实践

仅依靠分阶段实施方法并不能保证成功,在每一个阶段采用 ERP 实施优秀实践也同样重要。总体而言,优秀实践包括:

切勿低估计划的重要性。 尽管企业都希望尽快启动设计和开发工作,但一定不要匆忙完成初始计划和摸底阶段。您需要在这一阶段为整个实施项目奠定坚实基础,建立清晰的计划并分配足够的预算和人员,确保为项目提供高水平支持。

切勿低估支持服务和培训。 某些项目团队成员认为部署阶段完成后实施项目就大功告成了,而未对后续使用给予足够重视。但对于系统用户而言,部署仅仅是开始,后续使用才是项目取得持续成功的关键。计划和分配足够的资源来提供技术支持、解决问题和提供更新非常重要。此外,最终用户培训也是一项重要因素。员工需要熟悉该系统和所有新的工作流,尤其是在无法向外部顾问寻求帮助的情况下。这些细致工作将帮助您的企业充分发挥 ERP 系统的优势。

制定详细的数据迁移计划。 某些企业可能会将全部历史数据直接迁移至新系统,这是错误的。实际上,旧系统中的某些信息可能已过时或不再需要。10 年前的订单信息真的还有价值吗?列表中的供应商都还存在吗?迁移至 ERP 系统是清理和整合企业数据的一次绝佳机会。您需要制定一个清晰的计划,仔细地梳理旧数据、清除旧客户帐户和查找数据错误。

沟通。 沟通贯穿项目实施的所有阶段。项目团队应当定期与企业中的所有成员沟通 ERP 实施的原因、目标、收益以及每阶段的期望。双向沟通至关重要:项目团队应当在部署前后仔细倾听所有用户问题。

ERP 实施阶段常见问题解答

哪一个 ERP 实施阶段最具挑战性?

这取决于诸多因素,包括所选系统的实施难易程度。但一般来说,计划和摸底阶段最具有挑战性。因为你很难说服企业内所有人员投入必要的时间和资金,并就明确的项目时间表达成一致。在没有清晰计划的情况下直接进入后续 ERP 实施阶段,可能会导致许多问题。

如何避免 ERP 实施延误?

您需要投入大量时间,完成好第一阶段的工作,包括对时间框架和所需资源进行可靠预估。考虑到有很多变动因素,制定实施时间表计划是一项颇有难度的任务。许多项目之所以落后于进度,完全是因为原始计划不切实际。所以您可以重新评估时间表中的关键实施时间点,以确定是否需要做出调整。

云 ERP 和本地部署 ERP 的实施阶段是否有所不同?

尽管不同类型 ERP 系统的实施阶段都是相同的,但每一个阶段所包含的活动会有所不同。最明显的区别就是第一阶段,即交付和安装硬件的阶段。此阶段和后续阶段中的系统配置和更新任务都要求一定的技术能力。如果企业选择在本地部署环境中安装系统,而不是使用云 ERP,则整体实施时间也会延长。

在 ERP 实施的早期阶段,高管级发起人有多重要?

高管支持的重要性无需再强调。ERP 项目可能需要与许多其他日常优先事项竞争资源。而一位优秀的高管级发起人(例如 CEO 或 CFO)可确保项目获得企业中所有人的支持。如果没有高管支持,相关实施人员(例如项目经理和部门经理)可能会面临巨大挑战。

相信您现在已经了解了 ERP 实施分为哪几个阶段以及 ERP 实施的各种常见问题,立即开始部署 ERP 吧!