业务自动化能够消除工作场所中的大量重复性任务,节省在重复性任务上浪费的时间并提高生产力,从而改善企业的整体运营效率。这些收益使得越来越多的企业开始在运营流程中引入更多的业务自动化功能。
什么是业务自动化?
业务自动化是指运用技术手段消除日常业务流程中的手动工作。从招聘、电子邮件管理到会计,企业运营的方方面面几乎都可以在某种程度上受益于业务自动化。
借助业务自动化,企业可以简化和优化工作流。简言之,业务自动化的最终目标并不是消除手动工作,而是运用技术改善整个端到端流程。
除了用动态数字化数据取代纸质和 PDF 文档,业务自动化还充分考虑到了企业工作流中的关键步骤,力求加快这些流程的速度,并降低成本和出错几率。此外,企业还可以将这些流程集成至技术平台,从而改善报告功能、获得与时俱进的数据分析能力,并利用这些信息做出明智的关键决策,促进业务发展。
为什么需要实施业务流程自动化?
自动化业务流程和系统不仅能够节省时间和金钱,还可带来许多其他好处。第一,业务自动化系统可减少完成关键任务所需的人力,让员工专注于更重要的项目。例如,借助自动化的应付账款流程或在线客户服务聊天室,您的员工将能够集中精力处理更关键的业务开拓工作。
第二,业务自动化系统可降低出错几率,避免付出高昂的代价,并缩短纠正错误所需的时间。事实证明,大多数文档处理和数据录入错误都是人为的。
第三,业务自动化系统能够为员工提供详尽的步骤引导并跟踪所有相关文档,从而让日常工作流的标准化水平更上一层楼。以上所有改善均有助于企业降低运营成本和开销。
13 个适合实施自动化的重要业务领域
自动化能够帮助改善多个业务领域,尤其是在某些领域能够产生极深远的影响力。以下是现代企业中常见的 13 个业务流程自动化领域以及一些实施建议:
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招聘流程
新员工招聘是一个多阶段流程,从发布职位或招聘特定求职者开始,到员工完成入职而结束。企业可以将该流程中的许多步骤实现自动化,从而让整个流程变得更简单、更省时。
人力资源管理系统 (HRMS) 是用于构建自动化招聘流程的一种实用工具。此类系统可提供丰富的功能,实现求职者管理流程自动化,包括自动向求职者发送录用函、根据新员工角色为他们配发办公用品和设置系统访问权限。
总之,HRMS 能够改善求职者的整体求职体验,进而提高您的企业声誉,为您招揽更优秀的求职者。
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员工分析
HR 部门的职责之一是评估员工工作表现。他们可以利用数据跟踪每位员工的所有任务,并为经理和领导层生成现成可用的报告。例如,如果发现过去 90 天中仓储部员工的流失率异常高,企业就可以使用 HR 工具查明具体问题,并相应地调整招聘决策。
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文件传输
使用文件柜存储文件,然后人工将文件送到各部门的方法早已过时。当今企业多采用数字文件传输,但并非所有文件传输机制都能达到预期效果。以 Google Docs 或 Dropbox 为例,这些平台或服务都有其自身的局限性。
而通过实施业务自动化,企业可以在内部高效地存储和共享文件,也可以与客户、业务合作伙伴及其他利益相关者轻松共享文件。例如,企业可以利用自动文件传输协议 (FTP) 和 SSH 文件传输协议 (SFTP) 软件解决方案将相关文件上传到服务器,然后用户便可通过 FTP/SFTP 下载或上传一个或多个文件,而无需同事帮助。
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报告生成和分发
如果您的日常运营仍然依赖于电子表格和报告,那么实现报告生成和分发自动化将能够为您节省大量时间和金钱,并避免许多麻烦。企业可以利用软件按天或按周自动分发资料,而接收者也可以通过软件查看历史数据、预测未来绩效并做出最佳决策。
这种软件支持在特定时间(例如每周或每季度末)自动生成报告。此外,订单积压或配送中心产品短缺等事件也可以触发系统生成报告。
借助这些报告,员工将能够轻松开展工作,并做出有利于整个部门和企业的明智决策,而经理和主管也能够有更多时间来处理核心任务。
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电子邮件自动化
许多员工每天要花费数小时的时间来接收、筛选和回复电子邮件,而其中许多邮件与他们的核心职责并无关系。
“如果员工的工作效率翻倍,他们能额外完成多少工作?”对于这个问题,许多企业都能够通过电子邮件自动化找到答案。借助电子邮件自动化,员工再也不必手动处理收到的每一封邮件。系统可以自动处理成堆的日常邮件,比如自动回复某些邮件,或将需要进一步关注的邮件转移到特定文件夹中。企业可以通过实施电子邮件自动化帮助员工快速、高效地查看和回复与其工作密切相关的邮件。
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索赔流程
处理任何类型的索赔(如退货、维修等)都要经历一个漫长而繁琐的流程,这常常让流程中的所有参与方都产生不满情绪。如果可以自动执行部分或所有步骤,那么就能够减轻索赔申请人和企业双方承受的压力,并让他们专注于流程中更重要的环节。
企业可以利用机器人流程自动化 (RPA) 等技术来加速索赔流程。借助这些技术,理赔员将能够自动提取和传输数据,而不必通过在线查找、致电相关人员或发送电子邮件等传统方式获取数据。
通过将索赔流程中的相关步骤实现自动化,企业可以节省大量时间和金钱,并避免许多麻烦。
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会计任务
会计流程通常涉及大量手动工作且非常耗时。通过自动执行部分或所有步骤,企业将能够节省大量时间、减少错误,并让员工腾出宝贵时间专心处理其他更重要的任务。
以应付账款 (AP) 为例。PayStream Advisors 指出,55% 仍在手动处理应付账款 (AP) 流程的企业都可以利用自动化系统来处理该流程和付款发票,从而节省大量时间和金钱。此外,他们还可以通过一种在后台运行的“非接触式”控制系统来减少数据错误和防止欺诈行为。
总而言之,企业可通过采用应付账款自动化软件,将以上所有功能转化为重要收益。该软件可帮助企业减少发票和付款处理以及审批管理等手动工作。通过运用软件解决方案来处理会计流程中的相关任务,企业可大幅简化会计流程和相关工作流。
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会议
一直以来,人们都是手动管理日程、安排会议和组织各项活动细节。但现在,企业可以利用许多自动化平台来轻松组织内部会议和客户会议。
通过实现会议自动化,企业不仅可以轻松管理会议活动,还可以高效管理会议前后的相关后勤工作。
作为传统日程工具的替代解决方案,会议自动化平台 (MAP) 不仅可用于支持会议活动,还能够改善会议前、会议中和会议后的沟通工作,并根据企业需求调整规模。
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设施管理
设施管理人员在管理建筑物安防门禁、更换漏雨窗户以及维修供暖和制冷系统时通常需要执行大量手动工作,如打电话、发送电子邮件等。
这种手动方法存在不一致和分散等缺点,而如果能实现设施管理自动化,管理团队就可以快速响应,提供适当的服务水平并维护审计跟踪,从而获得巨大收益。在大多数情况下,设施管理自动化软件都能够与自动响应机制协同运行,从而在发生特定事件(例如某台设备的机油油位低,某扇窗户在冬季未关闭或工厂车间发生一起危险的滑倒事故)时触发响应。
触发警报后,系统会自动解决问题或向设施管理人员发送通知,所有这一切几乎不需要人工干预。这不仅可避免设施管理人员凭猜测开展工作,还能为所有团队成员创造一个更安全的工作环境。此外,企业还能节省大量成本。eMaint (opens in a new tab) 设施管理软件公司表示,他们的自动化服务已帮助许多企业每年节省高达 100000 美元的运营开支,并将工作效率提高了 20%。
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沟通
确保团队成员、客户和业务合作伙伴及时了解最新重要信息至关重要。然而,通过电子邮件、短信或电话等传统方式共享信息不仅耗时,且效率低下。
沟通自动化能够轻松解决这个问题。例如,通过设置重复会议提醒,销售团队可以及时收到即将进行的活动提醒,而无需人员手动发送这些信息。当日程上弹出活动邀请时,销售人员可以直接选择接受或拒绝参加,以便会议负责人能够轻松获取活动参与者名单。
此外,企业还可以使用类似的自动化技术,以一个月或一个季度的频率定期联系或跟进客户或潜在客户。例如,企业可以通过自动持续的电子邮件营销活动与客户群保持密切联系,而无需单独给每位客户编写和发送邮件。
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批处理
企业可以利用批处理功能来自动、高效地管理分组或分批事务。与逐步处理单个事务的软件相比,这种软件是将多个事务“分批”进行统一处理。
批处理几乎不需要人工干预,特别适用于处理“期末”事务,例如月末或季度末报告,或者每周/每两周一次的算薪。
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ERP 集成
通过与 ERP 系统 集成,自动化系统能够与 ERP 系统实现双向信息传输。直到所有系统使用同一个数据集时,企业就能建立一个统一的业务数据源,使用它指导重大业务决策。
通过 ERP 集成共享数据,企业可避免数据不一致,消除在系统之间迁移信息所耗费的时间,并可实时访问准确信息,从而全面了解运营情况,并充分利用自动化系统的所有功能。
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营销
营销是另一个可利用自动化实现简化和优化的关键业务流程自动化领域。例如,企业可以利用 营销自动化软件 整理销售线索并自动群发电子邮件。此外,该软件还能够帮助企业高效协调营销活动与销售团队的工作。
借助营销自动化软件,企业可以跟踪、监测和培育优质线索,以便销售代表跟进,从而降低线索转化流程的复杂性,并加快销售结单流程。
企业部署营销软件后,还可以利用各种跟踪和衡量工具来了解长期营销状况(例如线索转化率),并灵活调整营销策略以促进收入增长。
通过推进业务自动化,企业可以利用技术改进流程,减少手动工作,最终简化和优化整体工作流。业务自动化充分考虑到了企业工作流中的关键步骤,力求加快这些流程的速度,并降低成本和出错几率。