企业资源计划 (ERP) 系统可以实现流程自动化，并为企业的所有团队提供集中数据源，从而提高业务生产力和效率。但 ERP 实施有时十分复杂，甚至会遇到一些挑战，这主要是因为它会影响所有企业员工与业务流程。
本文将介绍主要的 ERP 实施挑战，以及如何避免或克服这些挑战。
什么是 ERP？
ERP 系统是一种可为各种业务职能提供全方位支持的软件套件，涵盖会计、人力资源、销售、营销和工程等众多领域。ERP 为整个企业提供所有人均可访问的中央数据库，用单一信息源将多个团队凝聚在一起。除了提高生产力和流程效率，ERP 的主要优势还包括，可以提供实时信息来帮助各团队更快地做出更明智的决策。
什么是 ERP 实施？
ERP 实施项目分阶段进行，包括重新设计业务流程（以充分利用新系统功能）、配置软件、迁移企业数据以及用户培训。整个过程通常需要几个月的时间，在一些大型企业中甚至历时长达一年。ERP 实施通常由一个项目团队管理，其成员为公司各个职能部门的利益相关者。
为什么 ERP 实施是极具挑战性的任务？
ERP 实施有时十分复杂，因为它会影响整个企业的业务流程。为了获得新系统的优势，企业往往需要改变员工的工作方式 — 通常要用更高效的自动化流程取代根深蒂固的手动流程。
而 ERP 实施最严峻的挑战之一就是让用户和职能部门改变工作方式，开始接受并使用新的解决方案。因此，推动这一变革需要强有力的项目管理以及最高领导层的大力支持。其次，为了开发新系统，企业需要一个恪尽职守的项目团队来代表 ERP 平台的所有用户，确保 ERP 软件能够支持企业所有部门的需求和业务流程。
ERP 实施的七大挑战
ERP 实施既涉及员工也涉及技术。因此，企业可能遇到各种与员工相关的挑战，例如对变革持消极态度和技术障碍。ERP 实施的常见挑战包括：
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项目管理。ERP 实施分为多个阶段：摸底和计划、设计、开发、数据迁移、测试、部署、支持以及上线后更新。每个阶段都要完成相应的关键任务，任何一个环节都不能出差错，而这就需要严密周全的项目管理。此外，成功的 ERP 实施还需要各方的积极参与，包括开发系统的团队和要使用系统的团队。这是极大的挑战，因为每个部门都要兼顾自己的 ERP 项目职责与其他多个优先事项。
成功实施的另一个关键要素是强大的项目和人员管理，包括设定切合实际的期望、时间框架和关键时间点，以及保持及时双向沟通。与变更管理一样，高管和其他主要领导的支持对于克服挑战至关重要。
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项目计划： 企业经常会低估成功实施所需的时间和预算。Statista 报告指出，预算超支最常见的一个原因是范围蠕变 (Scope Creep)，比如企业在系统中添加不属于原始计划的功能或特性，或者低估人员配备需求。
从一开始就制定清晰且切合实际的计划有助于避免这些问题。通过制定切合实际的项目计划，认识到有可能会遇到障碍，有可能会发生轻微的成本超支，并提前解决这些问题，企业可以简化决策流程并确保项目始终处于正轨。
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数据整合：ERP 的一个主要优势是能够为整个企业提供准确的单一数据源。数据迁移则是 ERP 实施中的一个关键环节，通常要将多个旧系统中的数据迁移至 ERP 数据库。但您首先要确定所有数据的位置。这项工作的难度可能要超出许多人的预想，因为数据分散在企业内部的各个角落，例如会计系统、部门专有应用、电子表格，甚至纸质文件上。
缜密的数据迁移计划可帮助企业在预算内如期完成整个 ERP 实施项目。此外，数据迁移也是企业清除原有系统中过时和冗余数据的绝佳机会。如果对数据迁移重视不足，企业可能会面临数据不准确、数据重复等问题，进而可能无法按时上线 ERP 系统。
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数据质量：确定所有数据源之后，企业就可以考虑将这些数据迁移至 ERP 系统了。而在这个过程中，可能需要细致入微的数据清理工作。因为企业的多个部门要处理相同的客户、产品和订单，因此会在多个系统中存在相同信息的多个重复版本。这些信息可能采用不同的存储格式；信息中可能存在不一致性，例如地址或姓名拼写不同；可能会有一些不准确的信息；还有可能包含过时的信息，例如已经停业的客户或供应商。
确保数据质量本身就可能是一个相当庞大的项目。具体来说，在将数据迁移至 ERP 系统之前，企业需要验证数据、清除重复项并添加缺失值。此外，企业还应对新数据进行全面测试，然后才能让数据与 ERP 系统一同上线。请确保您的团队了解清理数据的重要性，并为具体任务分配明确的负责人。例如，会计团队负责处理所有财务数据，客户服务团队负责清理客户数据。
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变更管理。 ERP 实施不只是切换到新的软件系统。ERP 实施通常要彻底改变业务流程，以便充分利用新解决方案来提升效率和生产力。这需要改变许多员工的思维方式和日常工作流程，因而需要面对一些典型的变革管理挑战。
对改变持消极态度会给 ERP 实施带来巨大的阻碍，因此在实施过程的早期获得跨部门领导层和利益相关者的支持对于成功实施至关重要。在整个实施过程中，请向所有利益相关者，尤其是一线的最终用户传达新 ERP 的功能和优势。此外，还应面向所有用户开展全面培训，支持他们顺利采用新系统。
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成本超支：许多 ERP 项目都因为在实施开始后预算超支而广受诟病，这是因为企业低估了迁移至新业务系统所需的工作量，从而导致成本超出预期。成本超支通常有多方面的原因。
当内部资源不足时，企业经常会超计划使用软件供应商的服务团队或第三方顾问。如果解决方案需要大量定制才能满足企业需求，这种情况尤为明显。经验丰富的 ERP 顾问（无论是由供应商提供还是由第三方顾问提供）通常每小时收费 150-175 美元，而且差旅费另算。ERP Focus 报告指出，另一个容易导致预算超支的因素是数据迁移，占项目总成本的 10-15%。培训成本也是不容忽视的费用 — ERP 供应商通常为客户提供免费的基础培训，但您可能需要为实施期间或实施后的额外培训时间或课程支付必要的费用。
为了避免预算失控，企业应当考虑各种容易被忽视的费用，并为预算留出余量。毕竟，在预算之内完成实施总比超支要好。
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持续改进： ERP 实施并不是一劳永逸的，新系统上线也并不是终点。解决方案需要不断演进，以支持新的业务需求和技术。在完成部署后，项目团队需要继续管理项目，修复问题，并及时支持新出现的需求。
ERP 系统实施后，企业通常要使用十年以上，因此需要定期审查，评估系统是否仍然能够满足企业需求。传统的本地部署系统通常比领先的云端系统难升级，因为后者可以自动为用户提供新功能和创新技术。此外，过时的 ERP 系统会阻碍业务发展，因此企业应定期评估，确定要保留当前系统还是开始广泛寻找替代方案。
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