ERP 系统可实现业务流程自动化,并通过一个中央数据库收集以往孤立存储在各个部门(例如会计、制造、销售和人力资源)中的数据,为企业提供宝贵洞察。ERP 系统的优势不容小觑,比如减少手动工作、提高工作效率、降低成本和提高报告准确性等。如今,得益于经济的云技术软件等新技术进步,中小型企业也可以使用 ERP 系统了。
试想一家成长型企业,其会计师使用会计软件创建和维护电子表格,销售人员使用一个单独的数据库开展工作,结果会怎样?可想而知,这种情况会导致重复数据录入,增加出错几率和延迟风险。而使用 ERP 系统,会计师和销售人员可以在同一个系统上开展工作,通过一个中央数据库轻松分享最新信息。此外,现代 ERP 系统通常采用机器人流程自动化 (RPA)、人工智能 (AI) 和机器学习 (ML) 等新技术,可帮助企业更智能地运营业务,改善业务成果,提高盈利能力。
什么是 ERP 自动化?
ERP 自动化指的是 ERP 系统中集成的“开箱即用”的传统业务流程自动化,这些业务流程包括采购、会计、数据管理和库存管理等。在更前瞻性的定义中,ERP 自动化指的是使用 AI、机器学习、RPA 和物联网 (IoT) 等现代技术增强 ERP 系统的特性和功能,提供更高级的自动化和更深入的洞察。无论从哪个角度来看,ERP 自动化的目的都是通过实时访问信息、实现业务流程自动化以及生成业务洞察来为决策提供支持,将耗时的手动工作自动化,减少错误,并提高工作效率。

要点
- 自动化的 ERP 系统可统一企业的孤立流程并集中管理数据,在整个组织范围内促进协作。
- 现代 ERP 系统通过新技术将耗时的手动工作自动化,从而提高效率,降低成本并提高准确性。
- ERP 自动化为企业定期实施新技术(如人工智能、机器学习和物联网设备)提供坚实基础。
ERP 自动化详解
自动化、基于云的 ERP 软件可帮助企业实现巨大的转变:不再有乱糟糟的办公桌和塞满文件柜的存储室,而是轻松让所有员工按需访问安全的数据,简化所有业务部门的运营。ERP 自动化还可用于确保遵守内部公司政策和外部政府与金融监管法规,帮助企业充满信心地以优化方式运营业务,满足当今竞争激烈的市场的高标准要求。此外,簿记员和会计师可以利用 ERP 自动化轻松顺利地完成月末关账,并通过软件生成财务报告,不再需要花费大量时间手动将数据录入电子表格,也不需要对比多个账户和报表的信息。
我们以一家采用孤立运营方式的制造企业为例,了解自动化的 ERP 系统将如何简化和集成业务流程。我们假设某客户希望以赊账方式订货。在传统运营流程下,该客户将联系销售人员,由销售人员手动将必要信息转交到仓库,然后仓库工作人员处理订单(假设库存充足,足以履行订单)。订单履行结束后,通过应收账款启动收款流程。
而借助自动化的 ERP 系统,客户可以通过电商网站访问实时库存数据,在线下单。然后,订单将自动发送至仓库,在完成拣货和启动运输流程后,客户的在线账户将更新显示运输跟踪详情以及关于何时以及如何在线付款的详细信息。客户付款后,ERP 系统将跟踪现金流,确保收款账户正确且财务记录准确反映该笔交易。在这一过程中,所有涉及到的数据(包括采购单、预计交货时间、价格、存款单等等)都将自动交叉引用和交叉验证,确保准确无误,无需每一个环节的相关方重复输入数据。如果发生问题,如自然灾害导致的意外缺货,所有相关方都能立即收到通知,确保及时采取适当措施。ERP 自动化可降低客户付款至错误账户或订单装运出错的风险,为企业节省时间和成本。
ERP 自动化的优势
Gartner 数据显示,2021 年全球企业软件支出中 ERP 软件占比最高,总计高达 444 亿美元。ERP 自动化涵盖企业的大多数关键业务流程,ERP 的优势体现在多个方面。以下是企业普遍可获得的优势。
- 减少人为错误: 手动录入数据一次,人为错误的风险就增加一分。对于整天忙于手动录入数据的会计师和其他员工来说,手动录入会加重职业倦怠,增加出错风险。因此 ERP 系统中的 RPA 可发挥巨大作用。RPA 利用专为自动执行重复性的繁琐任务而设计的软件程序(称为“机器人”)来减少人为错误并避免发生代价高昂的错误。
- 降低成本: 随着企业发展,开展业务需要完成的工作也会随之增长。通过使用 ERP 系统来自动运行工作流,企业能够以更少的员工完成原来需要更多员工才能完成的工作。通过自动化提高员工效率,企业不需要增添人手,从而降低成本。此外,自动化还有助于发现削减成本的其它举措,例如通过更有效的库存管理降低储存成本。
- 更轻松地生成更准确的报告: 经过适当配置,ERP 系统可以自动扫描电子记录,即刻生成实时报告或跟踪关键绩效指标,不需要员工从大堆文件中查找必需信息来编制报告。这有助于企业成功实现自身目标,包括销售额、生产速度以及管理人员用以跟踪成果和按需调整的其它度量。
- 提高工作效率: 减少(或完全消除)日常的重复性繁琐工作,让员工专注于更依赖于人的高价值工作,如客户互动、问题解决、企业发展项目等等。此外,基于中央数据库运行的 ERP 系统还将简化各部门的数据访问,进一步提高工作效率和生产力。
- 增强企业责任: 追求绿色发展的企业可能不会考虑更强大的业务技术,对此 ERP 系统可提供多重环境优势。例如,ERP 自动化能够推动无纸化办公,提高办公效率并减少有纸化事务(如账单、付款和发票),最终降低企业的碳足迹。此外,ERP 系统还能高效采集数据,帮助企业前瞻性地制定工厂停工或远程办公计划,提高企业的社会影响力。
- 实时准确性: 准确数据不仅指的是准确记录信息,还要求数据及时、可使用、合规。试想,决策者想在扩展一条有前景的产品线之前审查销售数据,以预测市场需求。但如果编译和分析销售数据需要一个月时间,结果会怎样?结果可能是“病毒式”销售潮已经过去了,报告还没有完成。借助 ERP 自动化,企业可获得可靠且及时的数据,从而快速、有效地调整业务策略,保持领先。此外,ERP 系统还可自动确保数据符合内部企业政策和外部的政府与金融监管要求。
ERP 自动化示例
在一些中小型企业看来,只要将特定任务自动化,或者小规模投资一些较为专业的软件就够用了。其实,随着业务发展,他们将需要一个更高级、集成度更高的系统才能处理所有工作。以下是 ERP 系统可以实现自动化的一些典型任务:
- 采购单: ERP 系统可以优化客户和供应商双方的采购单。例如,当企业下单采购原材料时,非常重要的一点是通过快速付款来确保供应商快速交付或者满足供应商的信用条件要求。企业可对 ERP 系统进行自定义配置,以自动运行采购单流程或在必要时执行付款审批。例如,如果某家具制造商需要保持稳定的木材供应来实现持续生产,它可在系统中设置以月为单位的经常性采购单。但对于特殊原材料,像经过化学处理、价格更高的特定木料,该厂商可能就希望在供应商库存不足时收到通知,在订购昂贵的木料前执行审批流程。通过自定义采购单规则,ERP 软件可以自动履行企业的常规需求,同时在需要管理人员介入时发出提醒。
- 客户服务: 一些企业可能担心,太多自动化功能可能会让客户对机器人产生挫败感,无法与真人对话。其实,客户服务解决方案并不是非此即彼的。例如,很多企业实施了混合模式的客户服务:使用自动化功能执行某些简单任务,比如通过 AI 聊天机器人(非营业时间)和电话树来解答营业时间等简单问题。但对于比较敏感的事务,则安排真人客服或销售团队进行处理。利用这种两全其美的混合客户服务方式,企业既能从现代技术获益,又不会失去客户期待的真人关怀。
- 数据管理: 利用 ERP 系统的中央数据库和安全可靠的数据管理功能,接听客户电话的所有授权员工都可以访问客户信息并帮助客户解决问题,无需将电话转接 3 到 4 次。对服务满意的客户更有可能成为回头客,而在所有导致客户不满的因素中,最令其不满的就是电话转接后重复告知自己的信息,要从头开始沟通。集中管理数据可帮助企业内所有层级的员工(不仅仅是客户服务代表)快速获取所需信息而不会干扰整个工作流的其它环节。
- 财务和会计: ERP 自动化最显著的一个优势是关于财务和会计职能的。自动化有助于尽可能减少人为错误,可即时交叉引用整个组织范围的数据。例如,无论是匹配采购单和应付账款余额信息,还是交叉引用应收账款与发票,都需要记账员团队投入大量时间才能完成。而利用 ERP 自动化,过去耗时数天的工作仅需短短数分钟即可完成,而且提供更透明、准确的会计流程。准确的账簿有助于企业防范欺诈,并确保关于资金(对企业最重要的一个要素)的数据对所有控制人员透明且可访问。
- 库存管理: 如果生产过剩,企业就要为可能永远都卖不出去的产品买单,浪费生产和存储资金。如果生产不足,则会导致缺货或延期交货,增加客户流失风险。ERP 系统收集各种数据,帮助企业更准确地预测客户需求并制定有效的库存管理策略。例如,如果某食品供应商使用 ERP 系统,基于过去数年的销售情况生成条理分明且全面的销售报告,就可以在季节性销售高峰时期适当提高产能,避免生产出最终只能白白过期的滞销食品。
ERP 自动化的趋势
ERP 统计数据显示,近年来有更多、更广泛类型的企业部署了 ERP 系统。这是因为,ERP 系统在数据收集、仪表盘界面、标准化设计、移动端支持和易用性方面取得了稳步改善。随着技术进步,ERP 供应商开始将云、AI 和机器学习等前沿技术融入自己的解决方案,进一步增强 ERP 自动化和提高易用性。
尽管一些企业更青睐在本地运行 ERP 系统,不过这种模式成本高昂(尤其是对中小型企业而言),因为这需要较大规模的资本投资以及持续的内部 IT 维护。因此,很多企业在 ERP 实施时更倾向于采用基于云的软件即服务 (SaaS) 模式。在这种模式下,ERP 系统的维护、更新和改进工作由外部公司(通常是云计算业务软件平台的运营企业)而不是企业自己承担。事实上,Gartner 报告显示,ERP 市场 53% 的收入来自云 ERP,47% 的收入来自本地部署 ERP 解决方案。Gartner 预测,到 2024 年,60% 以上的产品型企业将采用云 ERP 平台。因为云 ERP 平台不仅具有可扩展性,而且支持企业只为自己需要的服务付费,可以降低运营成本和资本支出。
有效的 ERP 系统不仅仅可帮助企业保持可见性和实现工作自动化。现代 ERP 自动化利用 AI 和机器学习技术来提供业务洞察和满足企业的独特运营需求,持续改进工作流。例如,AI 可用于分析海量数据,生成洞察,为企业改善业务决策或发现新兴趋势提供支持。此外,越来越多的 ERP 利用 AI 提供常规功能(如库存再订货),使员工专注于 AI 无法胜任的工作以及职业技能提升。与此同时,机器学习可分析 ERP 系统的数据,识别销售数据中的模式和趋势,以此预测未来需求和优化库存水平。机器学习还可用于自动化 ERP 系统中的任务,比如自动对财务事务进行分类和对账,或者自动标记潜在欺诈风险或错误。
值得关注的其它 ERP 趋势还包括:多层 ERP 系统,即针对企业/分支机构运营创建多个层级的 ERP;集成其它技术解决方案,比如将仓库管理系统和数字/社交媒体营销平台集成到现有 ERP 系统。
通过 IoT 提供 ERP 自动化
自动化领域的另一个新发展是引入 IoT 设备。IoT 设备搭载有传感器,具有网络连接能力,能够通过互联网相互通信、分享数据以及与用户交互。采用 IoT 技术的 ERP 系统可针对零件、组件和成品的状态提供信息和警报,帮助企业简化生产运行、提高供应链可见性并提高采购效率。此外,IoT 技术收集的数据可提供有关客户如何在真实世界中使用产品的信息,从而从根本上改进产品设计。
对于客户,IoT 技术的好处也很多,除了尽早检测出问题,从而降低产品故障率,还能够关闭非工作状态下的设备,从而降低运营支出。IoT 技术可以监控产品生命周期,支持客户在需要执行维护或维修时安排服务工作或订购备件。启用 IoT 的 ERP 系统还可实时跟踪订单最新状态。
通过 Oracle NetSuite 解决方案获得 ERP 自动化的优势
ERP 系统提供丰富的自定义特性和选项,选择适当的系统对所有企业都至关重要。Oracle NetSuite ERP 是一个基于云的一体化解决方案,可简化业务流程并实现自动化,使员工专注于创新和业务增长。Oracle NetSuite ERP 可帮助企业将孤立的业务运营整合到单个技术解决方案中,为业务领导者提供必要的专业工具来保持企业竞争力并基于准确的数据做出更好的决策 — 所有数据均可通过可自定义的仪表盘以及自动生成的财务和运营报告轻松获得。Oracle NetSuite ERP 还可扩展,无论企业要在全球扩张业务、运营多个分支机构还是仅仅规划长期增长,它都能满足企业需要,不管企业规模有多大,发展速度有多快。
过去,只有大型企业才在本地部署企业资源计划 (ERP) 系统,因为他们资金充沛,能够承担高昂的实施和持续维护成本。现在,得益于云 ERP 系统的发展,企业不需要在前期购买硬件和软件许可,维护和升级则由第三方服务供应商负责,因此,追求现代化运营的中小企业也可以享受 ERP 带来的优势。利用现代 ERP 系统中内置的自动化特性,任何规模的企业都可以改进工作流的所有环节 — 从库存管理到财务报告,再到订单处理等。现代 ERP 系统还开始运用 AI、机器学习和 IoT 等前沿技术来提供业务洞察并适应企业不断变化的运营需求,持续改善工作流,从而帮助业务领导者专注于自己擅长的工作 — 运营和发展业务。
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ERP 自动化常见问题解答
ERP 自动化有哪些优势?
企业资源计划 (ERP) 自动化可帮助企业减少人为错误、降低成本、提高报告准确性、提高工作效率和增强企业责任。所有这些优势都有助于减少浪费,确保业务平稳运营。随着 ERP 系统中采用更多的前沿技术(如人工智能、机器学习和物联网),这些系统将能够生成深刻洞察,为改进业务决策和发现新兴趋势提供支持。
ERP 系统的主要用户是谁?
过去,企业资源计划 (ERP) 系统的主要用户是拥有充足资金来实施和持续维护本地部署平台的大型企业。现在,得益于基于云的软件即服务 (SaaS) 解决方案,ERP 系统越来越多地进入中小型企业。
ERP 行业的未来趋势是什么?
未来,企业资源计划 (ERP) 行业将更好地利用人工智能和机器学习技术来提高预测准确性,为企业提供有效建议。同时,作为 SaaS 解决方案提供的云 ERP 系统将更加普及,企业会将更多业务职能集成到一个 ERP 系统中。
可以举例说明 ERP 吗?
从制造和库存管理到采购、财务、会计和营销等流程,企业资源计划 (ERP) 系统可用于实现整个企业的业务流程自动化。我们以采购单使用场景为例说明 ERP 系统。在本示例中,如果某家具制造商需要保持稳定的木材供应来实现持续生产,它可以在 ERP 系统中设置以月为单位的经常性原材料采购单。但对于特殊原材料,像经过化学处理的优质木料,该厂商可能就希望在供应商库存不足时收到通知,在订购昂贵的木料前执行审批流程。通过自定义采购单规则,ERP 系统可以自动满足企业的常规采购需求,并标注需要经理手动处理的工作。
ERP 等同于 RPA 吗?
机器人流程自动化 (RPA) 是一种自动化方法,它运用机器人来模拟“人使用软件处理工作任务”这一过程。企业资源计划 (ERP) 系统可能会使用 RPA 来实现自动化,但 ERP 系统提供丰富的特性,除了 RPA 外还包括集成式业务流程和面向整个组织的单一中央数据库。
ERP 的 5 个组成部分是什么?
企业资源计划 (ERP) 系统的 5 个主要组成部分是财务、客户关系管理、物流和制造、人力资源以及供应链管理。