如果您是一位企业家或财务主管,那么您可能已经对企业资源计划 (ERP) 软件有所了解。它提供一个统一的数据库和一系列应用,将财务、供应链、人力资源、客户服务等数据和业务流程集为一体。通过实施 ERP,企业通常可改善洞察,提高效率,立即实现成本节省,快速获得投资回报。
然而,企业究竟该如何使用不同的 ERP 模块来实现收益呢?在帮助企业取得成功的过程中,ERP 系统的各个模块分别发挥着什么样的作用?本文将一一介绍每个模块的常见 ERP 使用场景以及它们如何帮助处理企业的不同业务。
1.库存管理
过去:某零售商运营团队使用电子表格跟踪实物盘点,了解当前的库存水平,但仓库工作人员对这些数据并没有信心。该公司只有在库存告罄时才会补货,因此经常出现缺货情况。此外,仓库员工经常找不到货,订单履行效率较低。
现在:该零售商添加了一个库存管理模块,该模块可显示实时库存水平以及仓库的最新库存动态。每天早上,运营经理都可以对比可用库存和销售数据,从而确定是否需要下采购单 (PO)。此外,库存管理应用还能够显示所有货物的确切位置,大幅提升仓库团队的日订单履行量。
2.采购
过去,某制造商需要花大量时间寻找生产产品所需的原材料供应商并收集报价。员工需要手动发送和对比报价、选择合适的供应商,最后下采购单。此外,员工经常忘记更新获批供应商列表及其联系信息,进一步拖慢流程。
投资部署采购模块后,该制造商可自动提交报价请求,集中查看所有报价请求响应,通过数次点击操作轻松下采购单,从而节省大量时间。采购模块将及时更新所有供应商列表,并支持制造商跟踪每个未交货采购单的状态。
3.销售和营销
一家中型分销商的资深销售团队对于繁琐的报价和销售订单创建工作感到不堪重负。销售代表难以跟踪潜在客户在销售管道中所处的阶段,以及哪些客户有重新购买意向。该企业希望触达更多潜在买家,却无法高效管理营销电子邮件、联系人和数字广告。
借助面向销售和营销的 ERP 应用,销售代表可以在数分钟内将报价转化为销售订单,并将系统自动生成的发票发送给客户。销售和营销团队可以查看客户在销售周期中所处的阶段,并据此采取合适的后续行动。该分销商还使用营销工具导入列表,通过电子邮件和广告等多个渠道锁定新的潜在客户,最终将年收入提升了 10%。
4.制造
在初创阶段,某小型制造商使用纸张和电子表格来监控可用原材料和日产量。但随着业务增长,这些手动方法已经成为阻碍其发展的绊脚石。材料用完后,企业只能被迫停产,从而浪费宝贵的生产时间,并且难以计算当前的生产能力。
部署制造 ERP 模块后,该制造商可查看未来几个月的生产计划,并据此对比可用原材料和已定购材料。该模块可以根据生产计划来跟踪产出,如果需求增加,则可加大原材料采购量和扩招员工,以扩大产能。
5.财务管理
某直接面向消费者 (D2C) 的品牌一门心思打造卓越的客户服务。该企业虽已部署了客户关系管理 (CRM) 和营销自动化平台,却仍在使用在线银行工具和杂乱的电子表格管理财务事务。手动跟踪所有采购单(应付账款)和客户订单(应收账款)不仅耗时,还缺乏洞察,这已经导致该企业多次陷入不稳定的财务状况。
于是,该品牌购置了一个财务管理模块,可自动记录所有 AP 和 AR 事务并管理总账。现在,该公司可以更有力地控制现金流和支出。此外,该模块还可以生成资产负债表、现金流量表和付款收据等关键财务文件,帮助减轻会计人员的工作量。该系统甚至还利用人工智能 (AI),尤其是机器学习,来对比事务与数千个类似条目,从而标记出潜在错误或欺诈性订单。
6.客户关系管理 (CRM)
面对日益激烈的竞争形势,某工业分销商的收入已经达到瓶颈。该公司想寻找新客户,同时识别现有客户追加销售机会,但这些群体的数据不完整且不一致。
于是,该分销商购置了一个 CRM ERP 模块。只要客户或潜在客户在该公司网站上填写了表单,表单信息就会流入 CRM,然后 CRM 模块会生成通知,提醒销售代表及时跟进。CRM 还汇总了所有客户的购买历史记录,这让企业能够瞄准目标客户,精准推广相关产品,例如某个品牌的新产品线或配件。当客户对某个产品有疑问或问题时,客服座席可以查看与该客户的所有历史互动记录,更快速地解决问题。
7.供应链管理 (SCM)
某零售商正处于快速发展阶段,面对激增的订单量,该零售商感到力不从心:产品发货经常延迟,退换量也急剧飙升。尽管该公司部署了一个库存和订单管理解决方案,但仍然难以高效跟踪所有采购订单、客户订单和发货。
供应链管理 (SCM) 模块可以帮助该零售商组织采购单、实时监控生产情况、对比供需并根据仓库收到订单的时间来确定订单优先级。借助 SCM 应用,客户退换货后,相关人员会检查每一件货物,做好货品状况记录,并根据客户需要进行退换。随着销售额不断增加,该企业将能够更得心应手地应对业务扩展。
8.项目管理
某精品咨询公司部署了一个基础会计系统,但随着客户增多,跟踪各个项目的成本和资源(这对于准确计费至关重要)变得极为繁琐和困难。获取这些信息并不容易,咨询师往往最后还要帮助客户计算项目成本。账单经常延误,或者客户在收到账单后发现错误,这不仅会降低客户信任度,还会影响现金流。
于是,该公司购置了一个项目管理 ERP 模块。该模块可以按项目跟踪上述所有信息。除了显示项目状态,该模块还可以跟踪项目指定顾问,包括该顾问的工时、差旅费用以及与客户的沟通情况。当项目达到特定里程碑时,项目管理应用会自动创建账单并将其发送给客户。
9.合规性监视
某制造商拥有一个两人的会计团队。该公司发现,当前已建立的业务流程将不符合六个月后生效的新会计准则。他们很快意识到,这是一个大项目,不是一个小会计团队能完成的,因此聘请了一家外部公司来提供帮助。即便如此,审计流程仍然存在不确定性。
第二年,该制造商淘汰了入门级会计解决方案,转而采用具备合规性监视功能的更加强大的系统。合规性标准经常发生变化,该软件让企业能够随时了解当地或行业法规及最新国际标准(如 IFRS 15)修改。此外,该会计应用还将所有相关记录关联到事务,帮助该制造商轻松做好审计准备。
10.资产管理
某科技初创企业最近完成了一轮重大融资,正准备扩招员工,搬进更大的办公室。这意味着该公司需要购置更多办公家具,并为每一位新员工配备电脑、显示器和其他设备。
资产管理 ERP 模块可帮助该初创公司管理从采购订单、折旧到报废的整个实物资产生命周期,详细记录 IT 设备和其他办公用品随时间推移而发生的价值变化,从而满足合规性和报告需求。在不动产方面,该系统还可以处理租赁付款、摊销和其他报告,从而确保符合租赁会计和税收标准。
11.电商
多年来,一家专门面向零售商的 B2B 分销商一直在观望直接面向消费者 (D2C) 的电商的巨大潜力,并最终决定打破僵局,开始推进多元化战略。该公司让某些员工制定了一项 D2C 渠道战略,确定在线销售哪些产品。
随后,该分销商部署了一个电商 ERP 模块,将官网转化为了一个支持交易的在线商店。该模块提供了一些用户友好的工具,支持营销团队列出新项目、更改产品内容、快速了解电商趋势以及更新网站的外观和风格。通过选择与 ERP 统一的电商应用,该公司无需集成订单和库存管理解决方案或 CRM等第三方解决方案,所有订单、客户和支付信息都会自动流入 ERP。
12.商务智能 (BI)
某软件销售企业使用领先的 ERP 系统管理会计、销售和营销、客户服务、人力资源等业务。这些业务数据的确具备巨大的价值,但如果该公司希望吸引新一轮融资,则需要更好地处理和呈现这些信息。
因此,该软件供应商部署了一个商务智能模块。该模块可将数据转换为图表,方便高管和潜在投资者更好地理解这些数据。该工具还可以帮助该企业确定软件产品的理想目标行业,了解其正在考虑开发的新解决方案的潜在市场。商务智能应用甚至可以运用 AI,基于内外部数据更准确地预测未来财务业绩。
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13.乘数效应
如果企业集成一系列模块,其获得的自动化报告和 IT 优化收益将超过系统各模块的总和。例如,如果 CRM 和电商模块实现了互联,电商网站就可以根据访客的购买或浏览历史记录提供个性化产品推荐,甚至个性化主页,进而提高平均订单价值和转化率。同样,通过集成 HRM 和 SCM 模块,企业可以跟踪每一位员工每小时或每天完成的平均订单数量。然后经理可以在准备绩效评估时提取这些数据,证明某位员工的表现超出预期,并向部门主管解释应当为该员工加薪的原因。
自动化报告
许多企业已经意识到仓库效率较低或关账时间过长,却无法查明这些问题的根源。报告通常可以揭示某些潜在问题,如低效的业务流程,从而让负责人知道应当关注哪些要点,并解决这些问题。
使用的 ERP 模块越多,获得的数据就越丰富,洞察也就越可靠。每一个模块都应当具备对应业务领域的报告功能,例如 HR 报告或供应链报告。这些报告可以非常宽泛(3 月份与 4 月份的支出对比),也可以很具体(上周德克萨斯州客户的平均订单价值)。在选择 ERP 解决方案时,务必确保报告功能简单易用且可轻松定制。
IT 优化
某些企业的不同部门和业务职能使用不同的系统,这些企业每天需要处理大量手动任务、不一致和重复的数据,工作效率极低。采用全面集成到统一数据库中的多个 ERP 模块后,企业可以获得超高的可见性,让领导层全面了解企业的当前情况。集成系统可减轻 IT 团队的压力,打消数据准确性方面的顾虑,让您的企业无需扩招员工即可实现业务扩展。
入门级的孤立系统也会限制整个企业范围内的可见性,如运营部门可能无法知晓即将开展的营销促销活动,更无法预料随之而来的订单激增。
拥有多个系统还需要用户和 IT 人员参加所有技术培训,增加 IT 运营成本。此外,升级也是一个大难题:如果某应用需要升级,可能会导致多米诺骨牌效应,与其“互联”的其他应用也需要升级。
14.ERP 系统的优势
ERP 系统可以帮助各种规模和各行各业的企业节省时间和成本,同时避免不必要的问题。自动化是节省时间和成本的主要途径,因为这可以消除手动任务,让员工专注于其他工作。单一信息源还可以让员工尽早发现潜在错误,将问题扼杀在摇篮里。
尽管 ERP 无法将某些任务实现自动化,但该系统可为决策者提供触手可及的全面信息,助其快速做出更明智的决策,改善业务流程。从财务文件和客户记录等基本信息,到利用人工智能优化需求计划和生产的高级工具,员工可以找到所需的任何数据或报告,做出更明智的知情决策。
该软件还能够确保企业遵守当地、国家和全球法律法规,这对企业实现长期运营至关重要。
此外,ERP 云还能够提供本地部署解决方案无法比拟的优势,帮助企业为未来发展奠定坚实基础。例如,所有维护和升级均由 ERP 云供应商负责,且费用已包含在每年的订阅费中。系统还可以随着企业发展而顺畅扩展。
最重要的是,ERP 可为企业所有员工提供一个值得信赖的统一信息源。在当今竞争激烈的市场环境中,这已成为必不可少的致胜武器。