业务分析有助于企业识别海量数据中的模式和趋势，以此为基础做出更明智的决策并改善绩效。描述性分析正是业务分析领域最基础和应用最广泛的一种。它适用于为业务报告和仪表盘生成关键绩效指标 (KPI) 和其他度量，侧重于汇总并重点展示当前和历史数据中的模式，帮助企业了解“迄今为止发生了什么”。但是，描述性分析并不会探究背后的原因，也不会预测未来可能发生什么— 这类问题要由其他分析方法来解答。

什么是描述性分析？

描述性分析是企业中最常见、最基本的分析方法，所有业务部门都可以运行描述性分析来了解运营绩效，监控趋势。描述性分析的使用场景众多，例如帮助企业洞悉年同比销售增长率、单客户收入和客户平均付款周期等各种 KPI。最后，描述性分析的结果将展示在财务报表、其他报告、仪表盘和演示文稿中。

要点

  • 描述性分析是企业中最基本、最常见的分析方法。它可以汇总并重点展示当前和历史数据中的模式。
  • 描述性分析适用于生成报告、KPI 和业务指标，助力企业跟踪绩效表现和其他趋势。
  • 描述性分析可帮助企业了解“迄今为止发生了什么”。在描述性分析的基础上运行诊断性分析、预测性分析和规范性分析，企业可以了解事情发生的原因，预测未来可能取得的成果以及可采取哪些措施。

描述性分析详解

如今大多数企业都积累了大量数据，但如果不加以分析，企业通常无法理解数据究竟意味着什么。例如，逐一查看最新一季度的数千笔销售交易并无益于了解客户平均消费金额，也无助于判断总销售额是高于还是低于其他时期。描述性分析是理解这些原始数据的第一步。它一般通过基本的数学运算来生成总结性统计数据（例如单客户平均收入），帮助企业更好地了解业务现状。随后，在识别了各种趋势的基础上，企业就可以使用其他分析方法，更深入地研究背后的原因和可能产生的结果了。

描述性分析的工作原理

要想分析数据，企业首先需要收集和汇总各种来源的原始数据，然后将原始数据转换为一种适合分析的通用格式，随后就可以开始分析。实践中，许多企业使用数据智能，利用一系列方法和工具来收集和分析数据，从中捕获洞察，基于洞察制定行动计划；还有一些企业使用电子表格中的公式对整合数据运行基本的描述性分析，生成最后见于报告的 KPI 和其他统计数据。

对于描述性分析，集成式 ERP 套件可以将企业的所有业务数据存储在单一数据库中，大大简化操作过程。此外，一些领先 ERP 套件还内置分析工具来辅助数据故事讲述，即编制一个关于信息的叙述，利用数据可视化以令人信服的方式分享数据背后的意义。当 ERP 套件内嵌了商务智能时，商务智能特性可以基于实时数据，在仪表盘、图表和报告中提供一些常见 KPI。

如何使用描述性分析？

如今，很多企业的业务部门都使用描述性分析来评估运营状况以及是否按计划迈向业务目标。例如，业务主管和财务专家追踪描述性分析生成的常见财务指标（如季度性收入增长和支出增长等）；营销团队运行描述性分析来监控转化率和社交媒体关注者数量等指标，跟踪营销活动绩效；制造团队运用描述性分析监控生产线吞吐量和停机时间等指标。

企业可以以多种方式使用描述性分析生成的指标，包括：

  • 报告：企业财务报表中的关键财务指标就是由描述性分析生成的。除此之外，其他常见报告也借助描述性分析的力量来重点展示各方面的业务绩效。
  • 可视化视图：以图表和其他图形表示法展示指标，可以更高效地将指标的影响力传达给更多受众。
  • 仪表盘：一些高管、经理和其他员工通过仪表盘来跟踪进度，管理日常工作。对此，仪表盘可以按照个人需求来展示一系列精选 KPI 和其他重要信息；还可以通过图表或其他可视化形式展示信息，帮助用户更快速地理解。

为什么描述性分析对企业很重要？

描述性分析可帮助企业中的所有人做出更明智的决策，引导企业朝着正确的方向发展。它能够揭示原始数据中其他方法可能无法发现的模式，让管理人员一目了然地了解业务绩效以及可能需要改进的地方。

描述性分析还有助于企业内不同部门之间以及企业与外部人员之间交流信息。例如，贷方和投资者可能希望在投入资金前详细审查企业的收入、利润、现金流和债务指标。

描述性分析可传达哪些信息？

描述性分析可提供有关企业绩效的重要信息。企业可基于描述性分析结果跟踪进度，对比自身与其他组织的绩效。它可以提供以下方面的洞察。

  • 当前业务绩效：企业可以监控个人、团队和整个企业的重要指标。例如，描述性分析可以跟踪每个客户代表的销售额、每个产品线的销售额，或者企业一段时间内的整体销售收入。
  • 历史趋势：企业可以通过对比不同时期的指标来跟踪进度，例如在计算季度收入增长率后使用图表展示历史趋势，分析销售增长情况。
  • 优势和劣势：通过运行描述性分析，企业可以基于指标（如员工人均销售收入、支出占收入的百分比等）对比不同业务团队的绩效，对比自身绩效与行业平均绩效或其他企业发布的数据。

描述性分析的五个步骤

描述性分析通常始于定义要生成哪些指标，终于以所需格式展示指标。以下是执行描述性分析的几个步骤。

  1. 指定业务指标：定义要生成哪些指标。这些指标应反映各个团队或整个企业的关键业务目标。例如，一家成长型企业可能侧重于评估季度收入增长，而企业内部的应收账款团队可能希望跟踪销售变现天数和其他可反映收款期的指标。
  2. 确定所需的数据：界定需要哪些数据来生成所需指标。在一些企业中，数据分散在多个应用和文件中；在另一些使用 ERP 系统的企业中，大部分乃至所有数据都位于 ERP 的数据库中。另外，有些指标还依赖外部来源（如行业基准数据库、电商网站和社交媒体平台等）的数据。
  3. 提取和准备数据：当数据来自多个信息源时，针对数据分析的数据提取、整合和准备工作虽然耗时，但对于确保准确性却十分重要。这一步可能需要执行数据清洗（用以消除多来源数据中的不一致和错误），将数据转换为适用于分析工具的格式。此外，一些高级数据分析方法还采用数据建模流程来辅助企业准备、安排和组织信息。所谓数据建模，是信息系统中一种用于定义和格式化数据的框架。
  4. 分析数据：企业可以使用从电子表格到商务智能 (BI) 软件等一系列工具来执行描述性分析。描述性分析通常涉及对一个或多个变量进行基本的数学运算。例如，销售经理可能希望跟踪单笔销售的平均收入或者每月来自新客户的收入；高管和财务专家可能希望监控财务指标（如毛利率，即毛利润与销售额的比值）。
  5. 呈现数据：以引人入胜的可视化形式（如饼状图、条形图和折线图）呈现数据通常更易于利益相关者理解。当然，有些人（包括财务专家）可能更喜欢数字和表格。

描述性分析的优点和缺点

描述性分析有许多优势。首先，用户不需要深入了解分析或统计方法，可以使用现成的工具来运行分析。其次，它可以解答许多有关业务绩效的常见问题，例如是否实现了上个季度的销售额目标等，帮助企业识别待改进领域。

描述性分析的主要缺点是它只报告“发生了什么”，不探究原因，也不尝试预测后续会发生什么。另外，它通常只能处理“两或三个变量之间关系”这种相对简单的分析。

描述性分析应用示例

从财务到生产和销售，我们在一家企业的方方面面都能找到描述性分析的身影。

  • 业务报告：收入和支出、现金流、应收账款和应付账款、库存和生产等方面的业务报告。
  • 财务指标以及其他业务 KPI 也是描述性分析的处理对象，其中包括企业状况和价值评估指标，例如市盈率、流动比率和投资回报率等。
  • 社交媒体参与度：描述性分析可生成有助于衡量社交媒体计划回报的指标，如关注者增长率、参与度和特定社交媒体平台贡献收入等。
  • 调研：描述性分析可基于企业内部和外部调研结果生成总结性数据，如净推荐值。

描述性分析、诊断性分析、预测性分析及规范性分析对比

企业可以结合使用描述性分析与其他分析方法，更全面地了解业务绩效。具体而言，描述性分析侧重于总结和解释历史数据，其他分析方法意在深入探究趋势背后的原因，预测未来的可能结果，以及探查可采取哪些措施。此外，除了由人来主导分析外，企业还可以利用机器学习技术，自动识别数据中的模式和关系。

  • 诊断性分析着眼于“为什么”。对于描述性分析检测出的趋势和异常，诊断性分析将尝试识别背后的原因。为此，它运用数据挖掘和关联等技术来探究业务数据内的关系。
  • 预测性分析着眼于在历史数据的基础上预测未来可能发生的情况。它可以预测未来特定结果的发生概率和潜在影响，从而帮助企业领导者更积极主动地基于数据做出决策。企业还可以运行预测性分析来预测所存在问题的潜在影响。例如，供应链分析可以帮助企业识别供应链风险和可能出现的问题。
  • 规范性分析可利用描述性分析、诊断性分析和预测性分析的结果，为企业提供可影响未来的行动建议。

总结

描述性分析是一项有助于企业洞悉海量历史数据的意义的重要技术，可帮助企业跟踪 KPI 和其他指标，以此监控业务绩效和各种趋势。将描述性分析与诊断性分析、预测性分析和规范性分析相结合，企业可以更深入了解事情发生的原因、未来的可能结果以及可采取哪些措施来改善业务绩效。

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描述性分析常见问题解答

调查工作中的描述性分析是什么？

描述性分析通常是处理调查结果的第一步。它可以整合和汇总调查结果，为后续进一步分析铺平道路；还可以生成统计数据，例如变量的平均值、特定值出现频率。

描述性分析和预测性分析有何区别？

描述性分析着眼于“已发生的”，可帮助企业更好地衡量“迄今为止”的绩效。相比之下，预测性分析可基于历史数据来预测未来可能发生的情况以及不同情况可能对业务产生的影响。

请举出描述性分析的一个例子。

企业可利用描述性分析来追踪日常运营情况，用于跟踪库存、工作流、销售额和收入的企业报告都是描述性分析的产物。描述性分析还可用于衡量企业特定方面的绩效或整体绩效，然后以 KPI 和相关指标进行展示。

分析的 4 种类型分别是什么？

分析分为 4 个重要类型，分别是描述性分析、诊断性分析、预测性分析和规范性分析。具体而言，描述性分析可指明发生了什么，诊断性分析可解释发生的原因，预测性分析可预测将来可能发生的情况，规范性分析则能基于预测结果提供行动方案建议。综合运用这4 种类型的分析，企业不仅能获得关于过去、现在和未来潜在绩效的关键洞察，还能获得可优化运营的解决方案建议。