企业要想把握市场机会，必须使用一致、准确、实时更新且切实可行的数据。随着企业不断发展，业务运营变得越来越复杂，高管们常常发现，他们所需的运营资讯要么不可靠，要么无法高效利用，或者两者兼具。他们需要耗费大量时间才能了解企业的实际运营情况，决策流程也非常繁琐。而这些流程本应是精简实用的。这些现实问题促使许多公司开始考虑部署企业资源计划 (Enterprise Resource Planning, ERP) 系统。但是，您应当如何评估和购买 ERP 呢？
ERP 涉及企业内部的所有流程，所以在做出购买决策前，您需要严格考量 ERP 系统的业务案例，评估其特性和优势，为您的企业选择最合适的 ERP 供应商。
什么是 ERP？
企业资源计划 (ERP) 系统基于一个共享数据库，这个数据中包含了会计核算和财务管控、库存和制造以及订单处理和人力资源等企业处理核心流程所需的所有信息。基于这些共享数据，ERP 系统提供多种模块，用于自动执行和集成工作流，跟踪和分析运营数据，以及帮助管理层更快、更智能地做出决策。
您为何想购买 ERP 系统？
ERP 系统的大部分潜在优势可简单分为三类：直接和间接的节省成本、增加收入机会和提升业务效率。
购买 ERP 系统的主要原因
企业决定购买 ERP 系统通常出于以下原因：
- 现有系统无法支持他们轻松完成流程，或者根本无法执行这些流程。以会计软件为例，它不能处理多实体会计或连接至企业库存工具。
- 企业发展需要一个能够减少手动流程的系统，这样团队成员就不用逐个回复简单的客户问询，而可以花更多时间来处理复杂投诉。
ERP 系统的三大优势
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直接和间接成本节省。ERP 系统可从多个方面节省成本。例如，它们可以帮助简化和自动执行复杂的业务流程，节省花在手动工作上的时间；消除不能带来附加价值的流程，整合企业职能，让员工更好地了解业务情况，提高员工的适应能力。
ERP 系统支持标准化、可重复的流程，可帮助提高质量和减少浪费。通过将多个软件系统替换为一个统一的 ERP 系统，企业可减少需要管理的技术供应商关系数量，节省许可成本，降低集成需求和应用管理复杂性，并减少员工培训。
此外，云端软件即服务 (SaaS) ERP 系统由服务供应商负责管理基础设施、性能、正常运行时间和升级，还可进一步减轻 IT 团队的职责。
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增加收入机会。ERP 系统可帮助企业始终将库存保持在适当水平，以满足客户需求，并通过持续改善客户服务来吸引客户重复购买，进而拉动销售增长。借助 ERP 系统，您的团队可以更快响应客户问询，提高订单准确率和准时交货率，并提供更多自助服务选项，支持客户随时随地下单。
此外，由于所有财务信息存储在一个中央数据库中，ERP 系统还可以帮助企业识别利润率最高的产品、改善现金流和预测需求。
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提升业务成效。如今的 ERP 系统可加快和简化协作，在流程中引入优秀实践和自动化技术，并提供企业所有团队的实时绩效数据，从而提升业务成效。管理层可以基于这些数据识别新的趋势和机会，为制定战略和战术决策提供支持。有了 ERP 系统，各团队可以共享相同的数据，而无需手动集成来自多个数据源（时间和准确度水平参差不齐）的数据。实施 ERP 系统后，您还能够获得一个可灵活适应业务增长和变化的平台，从而更快、更轻松地推出新产品或进入新市场。
常见特性
许多 ERP 系统均采用模块化设计。这种设计可支持您从核心功能开始部署，然后根据需要进行扩展，或选择与您的行业或业务特征相关的特定模块。
除了基础数据库外，大多数 ERP 系统还提供会计核算、财务计划、采购、供应链控制、生产管理、客户关系管理、订购和履行等工具和功能。某些 ERP 系统甚至提供电子商务、专业服务自动化和人力资源管理等更为强大的功能。此外，ERP 系统还可提供分析和商务智能功能、工作流集成和自动化以及仪表盘，支持管理人员轻松访问和控制。
如何选择 ERP 系统？
与所有重要业务决策一样，首先您要明确目标和期望，另外您还要让实施受益最大（如果出现问题，他们的损失也最大）的关键利益相关者参与进来。成立 ERP 实施团队后，就可以开始评估适合您企业的解决方案了。
如果您不知从何开始，您可以先发送一封信息邀请书 (RFI)，告诉 ERP 供应商您的大致目标，请他们提供可能的解决方案。您可能希望寻求顾问指导来帮助您评估各种可选方案，或在后期帮助您制定更详细的需求建议书 (RFP) 或报价请求 (RFQ)。(注意，某些顾问可能专门与一个或几个首选 ERP 供应商合作。)
您可以创建一个 ERP 实施检查清单，详细了解有关技术支持、问题解决方式和成本等具体问题，以此缩小潜在 ERP 供应商的范围。例如：
- 时间范围。ERP 实施需要多长时间？详细的计划表是怎样安排的？我需要提供什么资源，何时提供？如何防止运营中断？以及何时可能会出现中断？
- 定制化。系统可根据企业需求进行何种程度的定制？哪些地方真正需要定制？哪些地方可以使用现成可用的模块、报告或其他资源（供应商专为企业所在行业设计）？供应商是否真正了解我的独特流程和需求？我是否能够接受它们可能没有我想象的那么与众不同？
- 项目管理。供应商将如何管理我的项目？是否会给我指定一个经验丰富的单点联系人？我的哪些团队成员将参与实施？供应商如何帮助我跟踪项目进度？如果出现问题我应该联系谁？问题多久能得到解决？
- 可用性。用户采用度是 ERP 成功部署的一个基础指标。了解 ERP 系统对于各种不同角色用户的直观程度和易用性如何。
- 订阅成本。订阅模式的成本构成是怎样的？哪些费用是预付的？哪些费用需要按月支付？以及合同如何处理变更 (例如用量增加)？
- 项目成本。实施过程中是否会产生额外成本？其他客户在哪些地方产生了额外成本？关于项目范围，我应该特别注意什么？
- 数据迁移。在迁移现有数据时，我需要注意什么？ERP 供应商会帮助我评估从旧系统迁移数据、清理数据以及消除冗余或过时数据的复杂性吗？
- 更新和维护。实施 ERP 系统后，如何进行更改？添加新特性、更改用户数量、定制新报告或进行其他更改的流程是怎样的？我可以进行哪些更改？例如，能否构建新的报告和查询？哪些活动需要供应商、专家顾问或程序员的帮助？
- 平台灵活性。供应商是否提供编程工具来定制系统？是否拥有强大的合作伙伴社区，是否可按部门或行业提供附加应用以及与其他应用的预构建集成？
- 培训。提供哪些现场培训、远程培训或培训资源？培训是免费的吗？如果不免费，如何收费？培训资源多久更新和扩展一次？
要求供应商进行一次完整的技术演示，让您的团队能够了解该软件的用户体验，并设想使用这个软件工作可能会是什么样子。
务必要求供应商提供与您的企业类似且实施了相同软件的其他公司的参考资料，并花时间仔细研究这些参考资料。您可以向这些企业了解出现问题如何解决，是否有能够解决问题的单点联系人，软件性能如何，以及用户体验是否能够帮助提高生产力。此外，您还要了解他们的员工是否能够快速信任这一新环境（或者他们是否更喜欢该 ERP 系统之外的工作区），与该 ERP 供应商合作过程中的感受，多久才开始看到价值，以及他们现在所处的阶段和下一步计划。
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如何构建购买 ERP 的业务案例？
在投资一个产品前，您需要确定它能够带来业务价值。业务案例可帮助企业评估 ERP 系统能够带来的价值，以便企业仔细权衡价值、实施成本和风险，然后做出决策。
要构建 ERP 业务案例，您必须先了解待解决的问题以及想要获得的优势。您可以期望快速获得一些优势，如更快完成月末关账、停运服务器，或清除不需要的软件升级。此外，您还能够获得一些长期优势，比如在所有员工接受全面培训并且您测试和实施了所有设想的自动化工作流后，您将实现 10-20% 的效率提升。
您还需要基于类似企业的真实评估仔细地量化成本，包括计划、实施、培训和转换成本。
几十年前，ERP 系统主要面向大型企业，且实施起来非常复杂。但如今，该行业已经取得了长足发展：许多 ERP 系统已非常成熟，且易于管理，可轻松为企业提供价值。如果您事先做足功课，购买 ERP 将是您采取的最明智的行动之一，可帮助您大幅提高竞争力。
