什么是对账？

对账是财务关账流程中的关键一环。该环节将对比企业总账 (General Ledger , GL) 与其他独立报表的余额数据，并在发现差异（如有）后开展调查，有助于会计师和企业高管确保账簿准确、完整并反映最新情况。对账的另一个重要作用是它能为财务报表提供准确无误的总账余额数据，为企业内部和外部决策提供信息支持。考虑到现金流的强大影响力和重要意义，提到对账时大多数人首先想到的是银行对账。事实上，对账还适用于库存、应收账款、公司间往来账户等等。对于企业而言，执行所有总账账户对账（尤其是部署自动化对账流程）是一项有益于组织发展的优秀实践。

什么是对账？

企业账簿由七类总账账户构成，这些账户分别用于追踪对应的企业财务活动：资产、负债、权益、收入、支出、收益和损失。在记账过程中，每一项业务交易都会计入两个或多个总账账户下的相应借方（流入企业）和贷方（流出企业）。所谓对账，目的在于通过对比其他来源（例如银行对账单）的数据来确认每一个总账账户（不仅仅是为人熟知的现金账户）都准确无误。当对账过程发现任何总账错误、遗漏或重复时，企业都应开展调查并及时进行修正。

什么是对账？

要点

• 对账是企业的一项主要内部控制措施，它可以确保总账 (GL) 准确无误并检测欺诈。
• 最常见的对账是银行对账，但其实对账有益于所有总账账户，尤其是资产类、负债类和权益类账户。
• 文档法对账有利于识别和评估特定调整项目。第二种方法是分析法。
• 对账尤其适合自动化操作，这能够使员工专注于解决异常和开展账户分析。

对账详解

企业对账与个人支票簿平衡类似。在个人支票簿平衡场景下，用户要对比银行对账单与支票登记簿（与总账类似）的余额数据，然后对比银行对账单与支票登记簿的活动数据，查找不匹配项目。这些不匹配项目称为调整项目，需要分别通过加减计算计入余额，使银行对账单和支票登记簿达成一致（或者说“平衡”）。例如，银行手续费就是一个常见的调整项目，它需要从银行对账单的余额中扣除，但通常并不计入支票登记簿。通过在对账过程中识别银行手续费，用户可以将其计入支票登记簿，使银行对账单与支票登记簿余额“平衡”。

对账为何重要？

对账是一种有效的企业内部控制措施，它可以确保企业总账余额数据准确无误，进而提高基于总账数据的财务报表和财务分析的准确性，为内部决策者和外部利益相关者提供支持。此外，定期使用外部信息对账还能检测欺诈和异常。例如，库存对账会对比总账在库库存结余数据与实物盘点数据。当检测到较大差异时，企业可能会发现这是失窃导致的。

在对账中，资产负债表账户（资产、负债和权益）对账尤其重要，因为在财务会计领域中，负债表账户是永久性账户，资产、负债和权益余额将从一个会计期间延续到下一个会计期间。举例来说，一个资产类账户在 2022 年 12 月 31 日的期末余额将成为 2023 年 1 月 1 日的期初余额 — 而收入类账户则会在每个财年开始时从头计算。考虑到财务准确性的重要性，企业应尽快通过对账来修正错误。

对账对于外部审计者也具有重要意义。当按照《2002 年萨班斯 — 奥克斯利法案》评估上市公司的内部控制环境时，外部审计者需要执行对账，审核对账记录。对于小型企业，当未实施职责分离，即未跨多个人员分配职责，以减少欺诈诱惑和机会时，对账有助于企业降低风险。

对账的工作原理

对账时，企业需要对比总账余额与其他的交易详情信息源（例如银行对账单、信用卡账单、贷款结算表，或者固定资产、应收账款和库存子分类账等独立内部系统）的数据，确保总账活动信息完整且准确。只要发现差异，企业都应开展调查并在适当时采取纠正措施。

对账流程结束时，企业可通过调整日记账分录来调节总账余额。相对而言，第三方（例如银行或信用卡公司）数据有助于对账发挥更大的内部控制作用。不过，基于内部数据（例如子分类账或公司间账户）进行对账仍具有现实意义。

有时，对账仅仅是为了了解为何两个来源的余额数据不同。例如，投资类账户余额就可能因为日常市场波动而出现差异。此外，有些调整项目并不需要平衡调节。以时间性差异为例，当一张未兑支票从付款公司的总账现金余额中扣减，但尚未存入收款银行时，支票资金将保留在付款账户中，导致付款账户余额高于总账现金余额 — 直到资金从付款账户中扣除。

何时执行对账？

大多数会计部门会在月末财务关账前进行对账，此时会将针对所有调整项目的调整日记账分录计入当前期的总账。在年末财务关账时，企业会在关账前的一个简短周期内执行主要账户对账，将调整计入最终余额。

某些情况下，企业会更频繁地进行对账，例如一周一次或一天一次。这种对账一般属于持续关账流程的一部分，或针对记录了大量或敏感活动的账户。另外，银行对账（与企业现金账户对账）一般频率更高。通常而言，对账频率越高，越有助于降低重大错误和损失风险。对账频率越低，对账工作可能越耗时、越复杂。

对账的优势

对账是一种常见的财务关账工作，它适用于大多数行业，对所有规模的组织都是一种非常重要的控制机制。对账的优势包括：

• 使用外部文档验证总账余额。
• 通过发现错误（例如计算错误、遗漏、重复以及数字移位等人为错误），提高账户余额数据的准确性。
• 发现潜在的欺诈和其他异常活动。
• 通过平衡后的总账余额数据提供更全面、更准确的最新资金/头寸视图，避免银行账户透支。
• 识别隐藏费用（例如存储费用、燃油附加费、服务费和管理费）并验证这些费用的有效性，从而节约成本。
• 发现延迟、不妥当或意外的活动。例如，通过库存对账，企业可能会发现装运延迟；实物盘点使用了错误的数量数据；或者特定仓库中库存损失异常。

对账方法

如上所述，对账至关重要，然而直到现在这一领域仍然缺少官方规范和标准。会计师通常使用两种不同的对账方法来分别满足不同的目的：

• 文档法:

  对比总账和其他来源文档。这一方法应用最为广泛，不仅更实用，还能为企业带来更高的内部控制价值，因此在本文中予以介绍。文档法尤其适合验证总账账户余额，确保信息完整以及识别特定调整项目。银行对账就是一种典型的文档法对账。

• 分析法

  基于估算和假设来验证总账余额，是一种高级对账方法。与文档法的“逐一核对”（匹配两个独立来源的交易信息）不同，分析法对比的是总账余额与基于适当指标计算的大致余额。例如，对于长期一致的未结贷款余额，企业可以使用分析法，基于合约利率来估算季度利息支出。当总账余额中的利息支出大幅接近估算值时，则视为账户平衡，无需进一步操作；当总账余额与分析法的估算值相差较大时，企业应使用文档法进行第二次且更细致的对账。分析法能够有效识别企业应更密切地检查哪些账户，适用于测试总账账户余额。

如何对账

为了充分发挥对账的内部控制优势，企业应委任账目负责人以外的其他人员来执行对账准备工作。即使企业的人员配置不支持这种日常职责分离，对账自身也能帮助企业检测错误和欺诈。归根到底，“职责分离”意味着跨多名人员分配职责，能够避免单一人员独自查看和修改财务数据。此外，尽管所有对比分析和交易对账都有益于企业，但用于对账的数据源独立性越高，对账的内部控制价值将越突出。

对账步骤

使用文档法对账时，操作顺序如下：

1. 识别待对账的总账账户，确定用于对比的最佳信息源。理想情况下，企业应定期对所有账户进行对账。对于不同的账户，企业可分别使用不同的信息源，但对于同一账户，企业应稳定使用同一信息源。
2. 在确保日期一致的前提下对比两个来源的期末余额。当余额一致时，检查两个来源的交易中是否存在抵销错误。
3. 将总账中的每一项交易与另一信息源中的交易逐一匹配。这一过程被会计师称为“逐一核对 (tick and tie)”。
4. 列示并调查所有不匹配项目。对于每个调整项目，企业可能需要分析内部总账数据和/或另一信息源数据。
5. 确定是否需要对每个调整项目采取纠正措施。不是所有调整项目都需要纠正。
6. 进行调整分录过账 — 如有需要。
7. 确认新的总账余额。
8. 保留所有对账文档，为下个月的对账或审计提供支持。

对账步骤

导致对账差异的 6 个原因

文档法对账的一个主要优势在于它单独处理各个调整项目。企业将单独调查每个项目，然后确定是否采取进一步措施。对账差异一般由以下原因引起：

1. 错误:

   人为错误，例如数字移位、数据录入错误和计算错误。

2. 遗漏:

   因疏忽或可见性缺失而未将某些交易计入总账余额。例如，因支票退回而产生的银行手续费就常常被人遗漏。

3. 重复:

   某些交易被错误地多次计入。这通常可归咎于沟通不畅和技术故障，或者单纯只是由于点击“提交”按钮的次数过多。

4. 时间性差异:

   某些交易计入一项余额，但由于时间差异未计入另一余额。企业应调查导致时间性差异的原因，然后确定是否进行调整日记账分录操作。例如，当使用账单日为 2023 年 1 月 3 日的信用卡对账单与结束日期为 2022 年 12 月 31 日的总账进行对账时，企业可能就需要手动调整时间性差异。

5. 代码错误:

   某些交易使用了错误的代码，导致被计入错误的总账账户。

6. 欺诈:

   对账过程可以发现非授权交易，尤其是当使用外部独立第三方信息源时。一种常见欺诈是员工通过未计入或未获得总账审批的欺诈性支票兑换现金，以此盗用资金。

手动对账与自动化对账对比

对账可以带来许多优势，然而很多企业却受限于资源，无法每月对所有账户对账。另外，手动进行文档法对账不仅耗时漫长，而且枯燥乏味，不利于企业尽快关账。最新的一项研究显示，43% 的受访企业使用手动方法对账或对账自动化水平较低，46% 的受访企业在对账这一会计子流程上仅实现了部分自动化。在这一背景下，很多企业选择只进行最低限度的银行对账，将库存、公司间以及权益等账户抛之脑后。

对账是一项工作量庞大且有时效性的重复性工作，它的自动化时机已经成熟。如今，人工智能 (AI) 等技术能够以远超最熟练的会计师“逐一核对”的速度执行匹配操作，使员工专注于调查自动化异常报告中的异常项目，而不是逐一核对每一条分录。此外，企业还可以设置重要性阈值，确保全面调查所有重要项目。例如，相比价值 1 美元的不匹配交易，价值 1 万美元的不匹配交易对后续财务报表的影响更为严重，企业应重点予以调查。

最后，自动化还提供一个中央归档资料库，在加强审计迹和管理审查工作的同时加强访问控制。

利用 Oracle NetSuite 解决方案改善对账工作

合适的自动化技术能够加快对账流程，优化员工工作时间，帮助企业核对更多账户，从而大大改善对账工作。 Oracle NetSuite 云端会计软件 (Oracle NetSuite Cloud Accounting Software) 内置银行集成特性，能够自动从银行和信用卡账户以及相关软件导入数据，为企业执行关于银行对账的所有“重体力活”。异常将被标注出来以供调查，帮助员工直接跳到上述对账流程的第 5 步，即确定是否要针对每个调整项目采取纠正措施（详见上文的对账步骤）。此外，嵌入式 AI 和光学字符识别 (OCR) 功能数字化地接受交易并自动将交易归类到正确的总账账户，然后匹配交易，平衡账户，从而减轻总账对账负担。此外，简化的会计科目表有助于避免代码错误，而这是最常见的对账错误原因。

对账是一个内部控制过程，通过对比总账余额与其他信息源数据来确定总账有效性和准确性。银行对账（即对比总账现金余额与外部银行对账单余额）是最常见的一类对账，最佳做法是对所有总账账户执行对账，尤其是资产、负债和权益类账户。由于对账流程枯燥、耗时，很多企业常常将对账延迟到财务关账后或更晚时候进行，甚至完全忽略对账工作。自动化技术有助于解决这一难题，可帮助企业充分发挥对账的众多优势。

对账常见问题解答

对账有哪 3 种类型？

常见的对账类型有银行对账和信用卡对账（这两种类型均与现金相关）以及资产负债表账户（例如资产、负债、权益）对账。不过，任何总账账户都可以成为对账的对象。

对账的步骤有哪些？

文档法对账可分为 8 个步骤。

1. 识别待对账的总账账户，确定用于对比的最佳信息源。
2. 在确保日期一致的前提下对比两个来源的期末余额。
3. 将总账中的每一项交易与另一信息源中的交易逐一匹配。
4. 列示并调查所有不匹配项目。
5. 确定是否需要对每个调整项目采取纠正措施。
6. 进行调整分录过账 — 如有需要。
7. 确认新的总账余额。
8. 保留所有对账文档，为下个月的对账或审计提供支持。

为何要对账？

对账可带来诸多优势，不过企业要对账的原因主要有 4 个。首先，对账是一种有效的内部控制机制，可以确保企业总账账户余额准确无误，进而提高财务报表和财务分析的准确性，为内部决策者和外部利益相关者提供可靠数据支持。第二，通过定期对比内部和外部数据，企业可以发现欺诈和异常。第三，资产负债表账户（资产、负债和权益）余额数据将从一个财年延续到下一个财年，通过对账可以检测和纠正差异，帮助企业避免持续性错误。第四，当按照《2002 年萨班斯 — 奥克斯利法案》评估上市公司的内部控制环境时，外部审计者需要执行对账，审核对账记录。