您是否发现月末财务对账用时越来越长?销售预测更多是基于猜测而不是可靠的数据分析?产能跟不上订单,客户满意度下降?不了解仓库库存状况,难以查找库存?如果您的企业也存在类似问题,那么是时候考虑使用 ERP 系统了。
现实中,每个企业都有每个企业自己的问题,我们不能仅凭一点就断言“您需要立即采用 ERP!”然而,大部分可通过 ERP 软件优化运营和实现进一步增长的企业面临的问题是相似的。您的企业是否面临以上问题?如果是,请继续阅读,了解企业需要使用 ERP 的 5 个迹象。
1. 各个流程分别使用不同的软件
您企业的员工是如何记录、跟踪和处理信息的?是否是会计人员使用一个系统处理应收账款和应付账款,销售人员使用另一个系统录入客户订单?是否还在使用耗时的手动流程接收和履行订单?仓库员工用来跟踪装运和接收的解决方案是否与其他部门完全不同?
相互孤立的前后台系统可能会导致流程混乱甚至是崩溃,影响企业正常运营。例如,如果没有准确的销售数据,库存管理可能会受到影响;如果无法及时获得最新的会计信息,从营销预算到薪资管理的一系列工作都可能受到影响。
ERP 软件可将这些系统集成在一起,通过一个数据库为所有业务职能提供支持。基于可提供准确、实时数据的单一信息源,ERP 解决方案可消除信息阻塞,帮助员工更快速做出更明智的决策,将更多时间投入到加速业务增长等高价值工作上。
2. 无法轻松访问业务信息
如果有人问您企业的平均销售利润率是多少,您需要多久才能给出答案?如果有人想了解每日订单量和最新累积销售额等其他关键绩效指标,您又需要多长时间呢?对于这类问题,如果您企业使用的是相互孤立的,需要持续手动更新和协调的系统和电子表格,那么这个时间可能不会短。
如今,企业业务发展速度比以往任何时候都要快,整个企业的员工都需要即时访问关键数据。对此,ERP 解决方案不仅可以随时为管理人员提供一个全面的业务运营视图,还可以及时为员工提供所需信息,帮助员工更高效地开展工作。例如,使用 ERP系统,销售代表可以查看客户的所有历史交易记录,进而主动采取措施来提高复购率,充分捕获追加销售和交叉销售机会。
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3. 会计工作越来越复杂,耗时越来越长
很多企业需要 ERP 软件的第一个明显迹象来自于会计部门。如果您的员工仍在使用纸质的发票和销售订单,每周要花费数个小时的时间来手动将它们录入会计系统和销售系统,那么您得反思一下您在 ERP 软件可以即刻完成的任务上浪费了多少时间。
同样,对于财务报告,您是否经常要耗费大量时间,切换多个系统和无数份电子表格来整合或核对财务信息?如果是,ERP 解决方案可以大大改善这一状况。ERP 解决方案可以将所有财务数据存储在一个统一的数据库中,让会计人员不必耗费数个小时来交叉粘贴信息、重复录入数字或手动核对数据。这可以极大提高会计人员的工作效率,帮助他们及时、准确地提交关键报告。
4. 销售和客户体验不如人意
企业在发展过程中经常会面临很多严峻挑战,其中之一便是库存管理。在业务运营中,在合适的时间将适当数量的产品运送至相应的地点对企业至关重要。
对此,单独维护销售、库存和客户数据可能会导致整个企业出现严重问题。例如,如果某种热销产品售罄,您在等待下一批货到达的过程中会损失大量订单;如果客户来电查询订单情况,工作人员却无法跟踪订单,不了解订单是否已发货甚至是否还有库存,企业声誉(包括可靠性和服务水平)势必会受到影响。
有了 ERP 系统,情况将完全不同:每个部门的员工都可以及时访问一致的相关信息。这意味着面向客户的销售代表可以即时回答客户在订单和装运状态、付款状态以及服务等方面的问题,而无需挂起电话,寻求其他部门帮助;如有需要,客户甚至可以自行登录账户,查看订单状态信息。当然,仓库经理也可以实时了解库存状况,及时进行再订购。
5. IT 环境过于复杂、耗时
如果您的企业部署了多个系统,那么 IT 管理可能会成为您的噩梦:系统定制、集成和维护(包括打补丁和升级)不但复杂、成本高昂,而且还会耗费大量时间和重要资源。
如果您的拼凑式系统中还包含传统的本地部署业务软件,系统升级的代价可能远超过它们的价值:升级不仅会耗费大量时间和资金,还可能将 IT 人员的定制工作清零。有鉴于此,三分之二的中型企业目前仍在使用过时版本的商业软件。1
使用 ERP 技术,您无需在现有的低效系统上额外添加软件,徒增复杂性,可以敏捷、快速地响应不断变化的业务需求。而要想充分利用 ERP 技术的优势,选择 Oracle NetSuite 这样的云 ERP 供应商至关重要。选择 Oracle NetSuite,系统更新将不再是问题,您可以随着业务发展和变化轻松添加您所需的新功能。
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1 "Why Cloud Computing Matters to Finance(为何云计算对于财务管理至关重要)",美国注册管理会计师、特许财务管理师 Ron Gill,Strategic Finance,2011 年 1 月。