即席报告和分析：定义、优势及目标

随着数据规模不断增长，数据在企业决策中扮演的角色也越来越重要。然而，要想在任意时间点充分利用数据的价值，企业必须确保数据准确、易于访问且实时。只有这样，决策者才能完全信任数据报告和数据分析结果，直观地理解数据“讲述”的业务故事。

对此，即席（或者说“按需”）报告和分析工具可赋能从非技术领导者到专业数据分析人员的所有员工轻松捕获关键洞察，帮助他们即时解决业务问题并做出富有前瞻性的明智决策。

什么是即席报告？

即席报告是一种商务智能流程，用于快速、按需创建报告。即席报告通常是一次性的，目的是解决特定业务问题，例如上周成功处理了多少张支持工单，或者昨天一名销售人员拨打了多少通电话等。即席报告一般以可视化方式呈现信息，让用户轻松、动态地获取洞察。通过部署适当的即席报告工具，企业中所有具有相关应用访问权限的人员（无论具有何等数据专业知识）都能从零构建报告而无需等待 IT 或数据分析团队执行标准分析。

什么是即席分析？

与即席报告类似，即席分析也是一种商务智能流程，它旨在按需解决特定业务问题。不过即席分析比即席报告更进一步，它会扩展报告的客观性数据，以获取更深入的洞察。

换言之，即席分析使业务团队能够连通更多数据点，不止是“发生了什么”，还包括“为什么”。例如，为何这周解决的支持工单数比平常少？或者，为何一个区域的销售电话成功率高于另一个地区？即席分析的结果一般以图形方式呈现，因此用户可以一目了然地获取洞察。

即席分析是一个动态过程，也就是说它支持按需、实时地改变和控制报告元素，能够提供传统静态报告无法提供的衡量尺度。如果企业想充分利用数据，其所有用户都应能轻松运行即席分析。

要点

• 即席报告和即席分析是两种商务智能流程，用于实时、动态地评估企业业务，以及前瞻地应对业务挑战。
• 即席报告一般提供关于特定问题的快速解答，而即席分析则支持业务领导者下钻数据，捕获更深入洞察。
• 依靠 IT 人员和数据分析人员提供报告和分析可能要耗费大量时间，无法满足“即席”（“按需”）的即时性目标，也无法让数据专业人员专注于更有价值的工作。
• 即席报告和分析解决方案应直观、易于使用，以便组织内的所有人员（无论具有何等技术能力）都能做出更明智的决策，以及快速分享洞察，进而与其他同事轻松协作。

即席报告详解

即席报告和即席分析与传统的静态报告（由数据分析人员等技术专家创建和分发报告）不同。即席报告可赋能员工随时找到业务问题的解决方案，无需寻求其他团队帮助。

在今天，企业仍然需要分析人员来创建经常性/持续数据报告。例如，由业务用户创建或业务软件提供的固定报告是一种非常重要的商务智能工具，因为它们持续提供关键绩效数据，如销售趋势、市场变化和产品表现等。固定报告同样能够发挥实时数据的价值，而且其支持用户保存和重用 — 相比之下即席报告是一次性的，仅在特定时间点有效。

即席报告具有简明、准确、直观、可分享的特点，它可以促进协作，为企业提供决策支持。企业如何使用即席报告取决于其使用的即席报告和分析软件的类型以及业务团队的需求。

为什么说即席报告和分析很重要？

在如今这种快节奏的商业环境下，决策者需要尽可能快速地应答各种紧迫问题。而当时间成为制胜关键时，传统的静态报告方法无法及时提供业务解决方案。这些报告和分析需要数天时间，往往为时已晚。即席报告和分析很重要的原因在于，它使企业能够在问题出现时就快速找到针对性的解决方案，加速做出决策。

此外，即席报告和分析还能减轻 IT 团队与数据分析人员的工作负担。这些工具直观、简单易用，即使非技术用户也能轻松探索并与企业数据“互动”，无需寻求数据分析人员的帮助。

即席报告和分析适用于哪些领域？

即席报告和分析可满足目前企业通过静态的每周、每月和每年经常性报告无法满足的数据分析需求。具体而言，这些即席工具可用于分析企业在任意时间点的运营表现，即使相关数据尚未纳入相关计划报表的分析视野。

即席报告和分析可帮助所有行业的企业专注于业务运营，快速响应突发变化，为其赋予强大的竞争优势。

即席报告和分析的使用场景

各行各业的众多企业依赖即席报告和分析来做出明智的日常决策。以下是即席报告和分析在一些领域中的应用示例。

• 销售：使用即席报告和分析，销售经理可以轻松探索特定数据 — 从创建报告来展示特定时期内的产品销量，到深入分析数据，基于特定标准（例如位置或销售代表）展示销售成果。

• 医疗卫生：所有行业中，医疗卫生行业需要编译的数据在规模上几乎是最庞大的。医师、科室管理人员和医疗卫生行政官员不是数据分析人员，但工作职责要求他们必须能够按需生成数据报告和分析结果。例如，当再住院率突然升高时，医院可以运行即席分析来探索背后的原因以及问题是否仅出现在特定科室。洞悉问题可以帮助医院制定相应的解决方案，从而使患者得到更好的护理。

• 人力资源：很多企业收集了各种员工数据 — 薪资、考勤、病假、福利以及绩效信息等等。即席报告和分析工具可帮助 HR 部门识别尚需改进的环节，从而在问题解决后提高员工满意度和敬业度。例如，HR 团队可以分析特定一周内的带薪休假计划表，下钻查看带薪休假信息是否与其它业务变量一致。

• 财务：会计和财务团队依赖应收账款 (AR) 和应付账款 (AP)、关键绩效指标 (KPI) 以及其它业务数据和指标开展工作。使用即席数据报告和分析，财务团队可以更轻松地下钻探索所需的财务数据。也就是说，财务团队可以审查新产品的折扣情况或盈利能力，甚至是探究一个地区某季度支出显著升高的根本原因。

• 零售：报告和分析可以通过多种方式助力零售企业发展，例如通过洞悉销量影响因素，帮助他们优化库存，进而降低滞销库存水平。即席报告可以显示销量低迷的具体时间，而即席分析则可以帮助销售经理分析背后的原因 — 无论是季节性原因还是外部原因（例如某地区经济下行）。利用这些信息，销售经理可以确定下一步行动计划，例如缩减库存规模或者缩短工作时间。

固定报告与即席报告对比：有何差别？

固定报告（也称为传统报告或静态报告）关乎特定的经常性业务问题和/或业务利益，通常由数据分析人员定期（按周、按月或按年）创建并分发至高度相关的利益相关者。固定报告一般要编译各种与特定部门或整个企业相关的指标和数据。例如，月度财务报告可能包含现金流数据和资产负债表信息，提供给企业财务团队和首席财务官。

固定报告是静态的，所以业务领导者往往无法更改其中的数据，也无法处理报告。但是，固定报告通常提供干净、完善的结果，可解答一般性但对企业至关重要的业务问题。通过综合使用固定报告与即席报告和分析，业务领导者、管理人员和员工可以访问全面的数据视图，更好地响应潜在业务挑战并发掘全新机遇。

即席报告和分析的优势

数据正变得越来越重要，企业收集的数据也越来越多。但随着数据量和重要性的增加，企业最终可能难以管理如此庞大的数据，面临数据分析人员人手不足的境地。即席报告和分析工具能够带来诸多优势，帮助企业充分释放数据的价值：

• 灵活性：业务领导者可以灵活选择数据和数据呈现方式。即席报告和分析工具支持用户从零创建报告，创建可自主控制和调整的自定义图表、图形和表格来即时解答任意业务问题。

• 快速：所有用户（无论具有何等技术专业知识）都能随时访问数据，不需要仅仅为了执行一次分析而等待数据分析人员或 IT 团队提供帮助。这意味着所有用户都可以快速找到紧迫问题的答案；数据专业人员可以专注于只有他们才能胜任的高价值工作。

• 为员工赋能：即席报告和分析解决方案赋能员工按需访问数据和报告分析结果。理想的即席报告和分析工具可为非技术人员提供基础的直观特性，为数据专业人士提供高级即席功能，因此可满足从高管和管理人员到所有职能员工等所有用户的需求。

• 敏捷决策：业务环境随时都在变化，企业必须快速适应和发展才能保持竞争力。使用即席报告和分析，企业能够按需解答业务问题，从而更快地做出决策。另外，与复杂的结构化报告相比，即席报告的数据可视化功能使用户更易于了解状况。

• 促进协作：即席报告和分析工具不仅可轻松创建报告，还可简化企业内各个（按需查看报告的）团队之间的报告组织和分享过程，从而促进协作。

即席报告和分析面临的挑战

尽管即席报告和分析具有诸多优势，但任何技术都不可能完美无缺。在部署即席报告和分析时，企业需要关注以下重要问题：

• 数据视图不完整：如果数据是孤立存在的，业务领导者可能无法即时访问所需信息。要充分利用即席解决方案，企业应确保所有数据“流入”即席软件，进而确保所有用户都能在需要时获取所需信息。

• 数据不一致：要想获得有效的即席报告，所有用户都需要访问相同的底层数据。换言之，整个组织内的数据必须保持一致，否则就可能输出相互冲突的答案和洞察，拖慢决策速度。

• 培训不足：尽管理想的即席工具非常直观，但企业管理人员依然要接受适当的培训才能充分发挥即席报告和分析解决方案的优势。否则，一些限制性因素可能会带来负面效果。例如，各团队必须深刻认识到即席报告通常只展示与特定的孤立数据集（而不是整体业务视图）相关的信息。

• 数据治理措施欠缺：数据治理（或者说“数据管理”）旨在确保企业持有安全、一致、可用的高质量数据，它对于成功运行即席报告和分析至关重要。任何数据治理工作漏洞都可能影响数据的可靠性，影响即席报告和分析结果。

• 过分依赖自助工具：尽管即席报告和分析具有诸多优势，但如果企业完全依赖这些自助工具，会错失静态报告的强大力量。反过来讲，过分依赖静态报告也会导致企业无法享受即席报告和分析的即时性优势。要获得全面的数据视图，企业应在标准的经常性报告与即席报告之间找到一个最佳平衡点。

即席报告和分析的目标

即席报告和分析的目标是帮助企业在任意时间点充分利用数据。即席报告和分析可通过三种方式实现这一目标：

利用数据为决策者赋能

得益于自助解决方案，所有用户（无论具有何等技术专业知识）都可以化身“数据魔法师”。换言之，业务领导者可以随时向企业数据“提出”自己的问题而无需寻求数据分析人员和 IT 团队的帮助。

如果没有自助解决方案，数据分析人员通常要疲于应对整个组织内庞大数量的即席报告和分析请求。当所有用户都能按需探索企业数据时，业务领导者可以“自给自足”，数据分析人员可以专注于更高价值的工作，从而在整个企业范围节约时间和成本。

鼓励业务领导者探索企业数据

当更多的员工可以按需访问数据时，将推动数据探索工作。当即席工具采用直观的设计，将促进同事和部门间的信息分享。当可分享、可沟通的数据进入更多员工（不仅仅是分析人员）的视野时，他们就更有可能从中发现趋势、不一致和新机会。

理顺决策流程

即席报告和分析能够通过特定筛选器，提供关于特定职能的总览视图，例如营销、销售、库存、财务或其它关键业务部门。同时，得益于直观的信息组织和展现方式，员工能够轻松与领导层以及利益相关者分享洞察，无需给出深入的技术解释。换言之，即席报告和分析可以轻松、快速地分发给整个团队（或组织，以备审议），从而优化企业的决策流程。

即席报告和分析示例

各行各业有很多企业使用即席报告和分析来探索数据。请查看以下两个案例，更好地了解即席报告和分析将如何促进业务发展。

• 总部位于美国科罗拉多州的一家运动袜公司无法高效访问和报告数据，经常要请第三方 IT 咨询服务商来排查问题，实施变通方法。这增加了不必要的手动工作，导致无法在需要时快速访问重要数据。通过采用提供灵活的即席报告和分析功能的解决方案，该公司能够更好地按需下钻关键数据。例如，该公司现在可以按型号和客户查看产品销售情况，从而优化决策。此外，他们利用实时库存数据更高效地履行零售合作伙伴和消费者的订单。

• 美国加利福尼亚州的一家技术初创企业注意到他们在过去 6 个月中出现了缺勤问题，但不确定这是整个企业层面的问题，还是仅限于单个部门。利用即席报告工具，该公司发现病假和请假情况分散存在于整个企业中。但缺勤率高的原因仍然没有找到，因此该公司做了进一步分析来探究是否还存在其它趋势。

  最终，该公司发现，可能是由于压力过大或工作负担繁重，员工更倾向于在极度繁忙时期请假或休假。为此，公司试行了混合办公模式，允许员工每周居家办公两天，办公室办公三天。经过 6 个月的试验，该公司成功提高了员工积极性和敬业度 — 即使其中经历了多个业务繁忙时期。

即席报告和分析工具的特性

即席报告和分析工具应支持业务领导者快速访问所需数据来解决业务问题。此外，其重要特性还将帮助所有用户充分释放企业数据的价值：

• 访问广泛数据源：即席报告和分析工具将企业的所有数据注入一个数据源，相比从多个孤立的数据源运行查询，这种方法更高效，也更有效。

• 数据可视化：人更擅长处理视觉信息。因此，提供图表、图形、表格以及其它图像显示形式的即席报告和分析工具比只有文字和数字的报告更加强大。

• 自助服务：适当的即席报告和分析工具可帮助用户按需创建报告，让专业数据分析人员专注于自己擅长的高价值工作，从而节省时间和金钱。

• 直观的技术：工具的设置和操作越简单，就越有可能吸引人们使用。反过来，复杂（甚至只是看上去复杂）的技术更容易让人敬而远之，不利于企业采用。

• 可扩展性：即席报告工具应适合所有规模的企业，无论是大型企业、小型企业还是家庭企业。他们还应能够随着企业的发展而持续扩展。

未来，数据只会越来越重要，企业需要切实有效地利用自己的数据。当数据得到了正确利用，企业可以从中挖掘大量机会来提高运营效率和盈利能力，实现快速增长。对此，即席报告和分析解决方案可赋能所有用户（包括非技术型业务领导者）随时访问实时数据，理顺决策流程，快速解决最紧迫的业务问题。

即席报告常见问题解答

问：可以举例说明即席分析吗？

答：即席分析是一种商务智能流程。通过即席分析，业务领导者可利用企业数据来实时解答业务问题，了解问题背后的原因，以及预测在执行特定变更后的可能结果。例如，企业可以运行即席分析来确定销量下滑是价格变动、经常性缺货还是某些外部因素（如市场形势）引起的。

问：可以使用 Excel 执行即席报告吗？

答：一般来说，真正的即席报告需要访问实时数据，Excel 是无法胜任的。但是，您可以采用一些变通方法：使用数据透视表来响应对电子表格和外部业务解决方案中已更新数据的即席查询请求；使用第三方应用和插件将实时数据注入 Excel。结果：这种方法可能会成功，但过程会非常痛苦，同时也无法提供“即席”的绝大部分价值。

问：“Ad hoc”（即席）对企业意味着什么？

答：“Ad hoc”（即席）是拉丁语，英语直译为 “to this”（至此）。在企业的语境下，这个词更适合理解为“按需”、“当……发生时”、“必要时为特定用途创建或执行”。即席报告和分析通常是按需运行的，目的是即刻为紧迫的问题找到答案。

问：在会计领域，即席意味着什么？

答：在会计领域，即席报告指一次性分析或报告，是一种与定期财务报告（如月度或年末关账流程中生成的报告）不同的报告。