借助应付账款 (Accounts Payable, AP) 自动化软件和一些 AP 优秀实践，您的团队不用再手动录入数据。您可以快速查找任何指定事务状态 — 这些信息均显示在仪表盘上，并可根据工作流规则自动生成。

因此，采用 AP应付账款自动化软件的企业会发现，他们的流程效率提高了，错误变少了。此外，此类软件还提供更高的可见性，有助于防止欺诈。

什么是 AP 应付账款自动化？

AP 自动化即应付账款自动化，指的是将手动处理的应付账款实现自动化的工具或流程。财务团队成员无需再手动录入数据，从发票和采购单开始的整个流程都实现了数字化。

AP 应付账款自动化可以节省时间和金钱，并防止业务出现代价高昂的错误。但是，软件需要与智能流程互相匹配。

10 个重要的 AP 应付账款自动化优秀实践

大多数财务主管都有过一个疑问，“如何提高应付账款团队的效率？”答案是采用 AP 应付账款自动化软件，并遵循优秀实践。

  1. 获取支持。人们通常会对变化感到不安。但要成功实现 AP 应付账款自动化，需要财务团队的每一位成员积极参与。CFO 可以和团队成员一对一地沟通这些变化，分享 AP 应付账款自动化能够如何帮助其减轻工作负担，并为企业带来巨大收益。

    请注意团队成员的反馈，然后与供应商积极沟通，确保拟议的解决方案能够解决财务团队的真实痛点。您可以将这些讨论内容整理成文档资料，这将有助于编写可靠的 AP应付账款自动化软件业务案例。

  2. 指派一名 AP 应付账款自动化项目经理。在与软件解决方案供应商打交道的过程中建立一个联系纽带至关重要，尤其是在实施阶段。项目经理负责监督项目的所有幕后工作，确保以理想方式设置自动化流程。此外，如果软件出现任何问题，项目经理将是代表内部利益相关方的关键人物。日常管理工作由财务负责，项目经理仅负责项目管理任务，如监控和优化项目，以及定期提供报告，以便提高和保持项目效率。

  3. 尽快录入新发票。Aberdeen Group 指出，AP 自动化可极大缩短应付账款周转天数 (DPO)，平均缩短 5.55 天。但具体缩短多长时间取决于发票何时录入系统。如果您仍然会收到纸质发票，就需要及时扫描，让团队养成在收到新发票当天及时录入系统的习惯。这样，您可以更好地跟踪交易，充分缩短应付账款周转天数DPO。

  4. 分阶段实施自动化。虽然许多项目都可以自动化，但并不代表着您必须一次性完成。最好是逐步推进流程自动化，在各阶段之间留出时间进行故障排除。虽然自动化可以解决某些问题，但不恰当的设置可能导致更大的问题。此外，您还需要遵循学习曲线，缓慢推进自动化，给团队足够的时间接受新流程，从而确保充分发挥自动化的作用。

  5. 将新情况随时反馈给供应商。让整个团队积极参与非常重要，与供应商沟通也同样重要。许多 AP应付账款自动化系统都支持您设置供应商访问门户。这样，已批准访问的供应商可以更新自己的信息，检查发票状态，以及获得常见问题解答。因此，您需要将您经常下大订单的供应商以及您是主要客户的供应商列个清单，及早并经常与他们就变更进行沟通。这样做不仅供应商会感谢您给了他们充分的知情权，甚至还可以将您的 AP应付账款部门从频繁的客户服务电话中解放出来。

  6. 集成您的系统。您的财务团队已经采用了哪些工具？您选择的 AP 应付账款自动化系统应与团队正在使用的应付账款系统完全集成或能够完全集成。在部署企业资源计划 (ERP)、客户关系管理和其他核心财务系统时，这一点尤为重要。您不会希望团队在一天中多次录入信息或者频繁登录和退出软件。此外，通过将正在使用的工具集成到新系统中，您可以进一步缩短学习曲线，并访问端到端数据，生成内容详实的报告。

  7. 利用提前付款折扣。大多数供应商都会提供提前付款折扣。PayStream Advisors 2017 年的 AP应付账款和营运资本报告指出，有 31% 的受访者表示，手动发票流程至少部分阻碍了付款和审批，是影响获得付款折扣的原因之一。实现 AP 自动化后，这个问题将迎刃而解。借助这些系统，财务团队可以更轻松地优化现金管理，加快审批速度。

  8. 设置工作流。AP 应付账款自动化软件可帮助您建立工作流系统，确保员工明确自己的职责。应付账款团队的每位成员可以统一进度，特别是处理快到截止日期的事务。如果出现流程停滞，您可以检查软件仪表盘，查看哪个审批环节卡住了，并提醒相关员工推进流程。

  9. 关注指标。借助 AP 自动化软件，您可以一键获取实时数据，然后将其汇编到仪表盘中，通过综合分析获得业务洞察。利用这些数据，您可以密切关注现金流，并了解哪些流程有效、哪些流程无效。例如，您可能通过指标发现需要重新配置工作流，因为流程过于复杂或简单而导致无法高效完成任务。

  10. 考虑突发情况。自然灾害、服务器崩溃或停电会严重扰乱业务运营。如果您制定了稳固的业务连续性计划，就不会出现这种情况。因此，务必要在推进 AP应付账款流程自动化时做好记录，以便在有需要时将已实现自动化的任务退回到手动处理。以防万一，您需要培训员工如何手动执行流程。

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选择 AP 自动化软件

在做决定之前，务必根据您的特定业务需求和流程了解所有 AP 应付账款自动化软件选项。这对于找到合适的软件、充分节省时间和成本以及提高业务效益至关重要。

以下是您在购置 AP 应付账款自动化软件时需要考虑的三个因素。

  • 单点解决方案 vs. 会计软件套件：市场上有许多产品专注于自动化。然而，根据您现有的软件（或缺乏的软件），您可能需要采用包含这些功能的更全面的应付/应收账款软件套件。
  • 与会计软件套件集成：如果您选择了一款单点解决方案，它需要与企业的现有系统（包括 ERP）实现互联。供应商应当明确软件是否能够在没有定制开发的情况下集成，以及需要何种水平的维护，例如维护频率、维护成本和由谁负责维护。您可以查看产品评论，与同行交流，了解该产品集成功能的效果。
  • 侧重于应付账款还是应收账款：需要注意的一点是，单点解决方案可能侧重于提供更深度的应付账款或应收账款功能。根据您的业务需求，您可能对其中某个方面的需求更大。因此，应选择侧重领域最符合您业务需求的系统。