从算盘到印加奇普结绳记事法,再到手写账簿、加法机和计算器,人类使用会计工具已有数百年的历史。

如今,大多数会计专业人员都依赖某种软件来管理发票、订单、应收账款和应付账款。这些软件的复杂程度视业务复杂程度和客户需求而异。以成长型企业为例,他们大多选择使用 Excel 电子表格管理账簿。然而,随着业务不断增长,如果这些企业仍然继续使用 Excel 电子表格处理会计事务,会导致数据孤立分散在多个电子表格中,出现数据过时甚至数据矛盾等问题。企业就需要花费大量时间来确认和验证数据准确性。最终,这些企业仍然需要投资部署会计软件包,当业务发展到一定程度时,还需要部署功能全面的企业资源计划系统。

企业可以采用多种方式来管理会计业务。一些企业选择将会计业务外包给其他机构,但这代表着关键业务数据将交给他人,企业也无法利用这些数据获得业务洞察。还有一些企业选择部署会计软件,具体又分为本地部署会计软件和云端会计软件。

什么是云会计软件?

云会计软件可自动执行部分或全部企业财务信息记录和传递流程,包括应付账款、应收账款、收入和支出等。借助云会计软件,财务部门可以更轻松地收集财务数据并将其分发给内外部利益相关方,如审计人员、投资者和供应商。

什么是本地部署(传统)会计软件?

过去,会计软件一直在本地部署环境中运行,这意味着软件和数据库存储在本地服务器上,仅供企业内部人员访问和操作。云计算出现之初仅应用于电子邮件等简单功能,但发展至今,现已应用于几乎所有软件应用。

云会计软件有哪些类型?

近几十年来,得益于无数供应商的营销宣传,云计算的热度不断升温,但其本质其实很简单,即通过互联网使用服务商提供的计算服务。即便如此,仍衍生出了多种不同的云计算使用方式。第一种是云供应商提供服务器、网络和数据中心等基础设施,客户仅通过互联网使用计算能力,即通常所说的基础设施即服务 (IaaS)。第二种是供应商同时为客户提供基础设施、工具以及用于编写和管理应用的开发环境,即通常所说的平台即服务 (PaaS)。第三种是最原始、大众最为熟悉的云形式,即供应商提供基础设施、平台和软件应用,客户通过互联网和浏览器或移动设备进行访问,称为软件即服务 (SaaS)。

虽不是全部,但大多数云会计软件均属于软件即服务。大多数行业观察机构仅将在多租户环境中运行的软件应用视为 SaaS。这意味着所有客户可共享应用的单一源代码,同时保证各自的数据相互独立。某些软件提供商或其合作伙伴将应用托管在自有数据中心,支持客户通过互联网进行访问,但由于每位客户使用的软件版本不尽相同,因此无法实现与 SaaS 相同的规模效益。这种方法通常称为托管或应用服务提供商 (ASP) 模式,也有一些 SaaS 供应商将其称作伪云 (Fake Cloud)。

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与本地部署会计软件相比,云会计软件具备哪些优势?

与本地部署软件相比,SaaS 或云端会计软件具备诸多优势。

可扩展性

首先,云会计软件可以随企业发展一同扩展。只需一个用户许可和浏览器,企业便可以增加额外容量,快速、轻松地添加财务人员。如果开设了新的办公室、办事处或子公司,企业也可以轻松管理新增的会计和财务职能。这一切只需登录计算机并访问应用即可完成。

灵活访问

不止企业,员工也将受益于云会计软件。如果团队成员在出差过程中因天气或灾难被困在某地,或某些员工希望居家公办,他们都可以轻松远程访问应用,而无需 VPN。

成本效益

云会计软件无需服务器、数据库、数据中心和管理人员等初期投资,因此前期成本远低于本地部署会计系统。不仅如此,由于无需像本地部署软件一样经历成本高昂和中断性的升级周期,且供应商会持续传递规模效益,因此成本节省优势还将贯穿整个云会计软件使用生命周期。

审计流程

在财务审计方面,云会计软件可提供更高的便利性。有些企业可直接让外部审计人员访问其 SaaS 会计系统,异地远程完成审计工作,而不必大费周章,在会议室中翻阅大量纸质文件。

自动更新

相比本地部署软件,云会计软件最显著的一个优势就是始终处于最新版本。一般来说,云会计软件提供商每年都要对软件进行多次更新。由于所有客户均使用相同的软件版本,因此所有客户都将同时获得供应商实时推送的更新。相比之下,本地部署会计软件则需要手动进行更新、打补丁以及更新与其他软件的集成。此外,云会计系统还会自动纳入会计准则法规或州/联邦法律的所有变更,然后一键推送给客户。以近期的收入确认准则变更为例,尤其是 FASB 和 IASB 发布的客户合同收入准则 ASC 606,SaaS 会计软件会提前将这些变更纳入其系统中,然后在法规生效时推送给客户。

哪种系统更适合您?

相比云会计软件,本地部署会计软件确实毫无优势。某些本地部署供应商指出在本地存储会计数据更具安全优势,而实际上,云会计软件供应商采取的安全防范措施兼顾物理安全和网络安全,在成熟度和技术水平上远非任何一个个体企业能相提并论。某些国家和地区的法律规定必须将数据保存在特定地理区域内,为了严格遵守这些法律法规,各大云会计软件供应商正在或已经在这些区域建立数据中心。因此,云会计软件现已成为您的不二之选。