四个迹象表明您的企业升级 ERP 系统正当时

几乎所有全球性品牌都在使用 ERP 系统或集成业务平台运营业务。一些成长型企业也意识到，要扩大业务规模，就必须部署一款足够强大的业务软件平台来支持业务运营。当企业拥有许多员工、产品或办公地点时，部署 ERP 系统是尽可能降低复杂性和提高效率的有效方式。

如果说 ERP 系统是企业实现扩张增长的前提条件，那么有一个问题非常重要：成长型企业应何时从会计软件升级到 ERP 系统？答案是，出现以下几个迹象，就表明您的企业升级 ERP 系统正当时。

成长型企业应当关注哪些迹象？

除非不得已，否则没有人愿意花钱部署新系统。也就说，部署“足够强大”的系统，是为了持续支持业务发展。不过，在更强大的平台上运行业务，您还能够提高业务绩效，获得更多利润。

下面几个迹象可用于评估从成长型企业会计软件升级到统一、集成的业务平台有哪些益处。

1. 您的企业拥有多个实体和分支机构

   基础型企业会计软件已无法满足成长型企业 (SME) 需求最重要的一个信号，是企业需要经营多个贸易实体。为了更好地服务不同的地理区域或业务线，快速发展中的企业通常需要设立多个实体，包括门店或公司分支机构。

   这些成长型多实体企业在使用基础型会计软件时经常会出现各种各样的问题，因为此类软件是专为（单一实体的）成长型企业设计的。他们需要合并来自多个实体的财务报告，这不仅会拖慢报告流程，还会加重工作负担。例如，使用基础型会计软件时，由于数据是单独存储的，财务人员或会计人员需要单独导出每个实体的总账，然后还要花更多时间来查找缺失信息，并将电子表格计算数据手动录入会计系统。接下来，他们需要导入所有总账并处理损益表和其他报告中的数据，创建一个主分类账。这一过程不仅繁琐、耗时，还会导致决策延误。

   跨国企业则面临着更多的挑战，例如要满足不同的会计标准和税法，要将多种汇率转换为基础货币来生成报告，以及根据企业报告制定各实体的收入时间和支出计划。因为需要审查并手动编辑子公司提供的事务数据，这样的结算流程给财务和会计团队带来了巨大压力。

   相比之下，具备多账簿会计功能的 ERP 系统可支持财务团队创建不同规则的多套账簿来满足不同的财务、税务和管理需求。在进行结算时，每一个子公司、国家或地区的报告都可以自动进行货币换算。另外，这一功能还是实时的，可即时提供多种货币格式的总账，更轻松、准确地创建报告，减轻财务团队的压力，确保业务负责人能够根据所需数据做出关键决策。

   使用基础型会计软件的多实体企业也可以选择集成第三方应用来进行财务合并。但这不过是在已经极度复杂的流程中又增加了一个步骤，而且只能解决一时的燃眉之急。成长型企业需要的是基于准确、及时报告的实时数据。继续依赖于会计软件的多实体企业慢慢会发现，其采用的应用和变通方法就像一团乱麻，效率低且不可靠。

2. 您无法或难以进行数据分析

   随着业务发展，企业生成的数据量也在不断增加。企业如何使用这些数据对于其未来成功至关重要。通过切实分析多个部门和团队的业务绩效，管理层可获得有用的运营和财务洞察，根据准确、及时的信息做出可靠决策。然而，如果使用的是基础型会计软件，这些数据就会分布在不同部门、子公司和地区的多个应用和电子表格中。要创建详实的报告，企业需要整合大量电子表格和/或查看多个平台的数据，这意味着企业每个月都有相当长的时间处于瞎子摸象的状态。

   功能全面的 ERP 软件可汇总财务、制造、运营、销售和营销等所有企业数据。预构建仪表盘和关键绩效指标 (KPI) 可提供实时业务概览，并深入至报告，提供全面的可见性。如果没有这些商务智能 (BI) 工具，您几乎不可能执行企业级数据分析，也不可能获得全面洞察，只能凭猜测来执行方案规划、预测和改善业务流程。迁移至 ERP 系统后，您可以轻松发现哪些流程效率较低，并利用全面、最新的企业数据来改进决策，从而提高全企业的工作效率，进而改善业务成效。

3. 您在多个地点进行库存管理

   越来越多的企业通过多个地点或渠道（包括门店、线上、批发、零售等）进行销售。然而，基础型会计软件无法识别多个库存地点。因此，如果一家企业在多个地点存放（或计划存放）库存，那么只能看到库存总量，而无法实时查看各个地点和销售渠道的库存情况。在这种情况下，企业必须增加库存以避免缺货。例如，假如您通过自动化的在线渠道销售了大量产品，客户可能会下单购买已售罄产品。或者，企业可能会发现库存过剩，需要清仓出售。

   此外，如果没有统一、实时的库存项目视图，随着业务不断发展，企业将越来越难以快速、准确地履行订单。借助具备强大库存管理功能的 ERP 系统，企业可以查看多个地点、地区和国家的库存，并识别复购点，高效管理多个地点的安全库存和周期盘点。如果企业不采用 ERP 系统，而是引入新的工具或应用，那么这些工具或应用不太可能在整个企业中无缝集成，只是添加到日益庞大的拼凑系统中，最终阻碍业务增长。

   具备库存管理功能的 ERP 可帮助企业降低库存成本，同时提供更加卓越、透明的客户体验。此外，企业还能够使用 ERP 系统组织和监督来自所有渠道的数据，进而推进全渠道战略。如果没有该系统，企业将难以制定准确的计划和预测，无法在需求超过预期的繁忙时段（如假日购物季）为客户提供满意的服务。

4. 对供应链的了解有限

   成长型企业如果无法全面洞察自己的供应链，可能会面临产品库存不足的风险，从而造成财务和声誉损失。为了解决这一问题，某些企业选择集成新系统或仅使用电子表格来跟踪库存，但这些解决方案不仅容易出错，还难以提供全面的实时视图。此外，现代化的供应链网络往往覆盖全球，极为复杂，因此还需要考虑国际监管要求或政府关税等问题。如果不能将供应链流程实现自动化，企业将执行大量手动流程，无法深入洞察供应链运营，进而导致客户满意度下降。毕竟，只有在适当的时间和地点提供适当的产品，企业才能走得长远。

   如果企业将订单外包给第三方物流 (3PL) 合作伙伴，只会进一步加剧这个问题。指派 3PL 合作伙伴来处理所有或部分订单，的确能够满足客户期望并充分提高销量。然而，要实现这一点，企业需要实时洞悉项目、库存、订单、供应商和客户，并打通这些数据，创建一个统一视图。这对于会计软件来说是不切实际的，因为它无法整合需要的所有数据。供应链成本在企业运营预算中占据相当大的一部分，因此建立统一的供应链视图还有助于发现哪些流程效率较低，从长远来看可以节省大量成本。

   借助 ERP 系统，企业可以深入洞察供应链的每一个环节，并利用持续可见性制定更合理的备份计划，建立更强大的沟通渠道，快速应对新挑战和适应不断变化的市场形势。

视频：四个迹象表明您的企业升级 ERP 系统正当时

现在您已经了解了 ERP 系统的优势，那么如何选择迁移时机？

企业可能会遇到上述部分或全部问题，但这并不代表就可以联系 ERP 供应商了。时机（或者说成熟度）是另一个关键因素。

成功企业的工作节奏非常紧凑。由于经常人手不足，管理团队在拿下大订单后还要操心交付问题。因此，管理层面临的挑战是如何专注于改进企业运营方式，而不是参与企业日常运营。

如果企业管理团队开始讨论以下问题，则表示企业采用 ERP 系统的时机已经成熟。

准确分配资源。随着员工、门店（或分支机构）以及产品和服务的不断增加，成长型企业需要更新销售和交付方式。如果管理层重视准时交付和提高客户满意度，那么协调资源就变得至关重要。

优化流程。经过不断验证和完善的可靠流程是确保质量控制和快速交付的秘密武器。您企业的管理层是否正在寻找机会改进流程和提高运营效率？管理团队需要在百忙之中抽出时间，想方设法地提高运营绩效。淘汰拼凑式系统，采用具有各种强大功能的 ERP 系统，您将能够减少许多不必要的流程，改善订单交付。

寻找投资机会。对业务进行战略评估有助于发现需要投资的领域，包括设备、租赁的经营场所甚至收购。管理团队需要评估各个投资选项，确定其能否推动业务增长。任何投资都可能促进订单量增长，提升产能。

在此之前，迁移到一个可扩展的业务平台非常重要，这能够帮助公司找到更多投资机会。

场景计划。统一数据库可大幅提升从销售、交付到会计的整体运营效率，还提供了一个强大平台来对比和评估业务的各个方面，如地理区域、产品类别或销售渠道。此外，ERP 平台还可以提供一系列基准测试来衡量未来可实现的优化和投资回报率。

关于选择 ERP 系统的常见问题解答

在选择 ERP 系统时，需要了解企业自身的哪些信息？

首先，基于关键流程为每个业务领域创建一个需求列表，包括财务、营销、销售、制造或产品开发、分销和交付以及客户支持。

您还需要列出企业因集成需要而正在使用的其他业务软件及其必备特性。非常重要的一点是，您的 ERP 平台应当能够与业务部门应用交换信息，以便为企业提供单一信息源。

以下是关于如何收集 ERP 需求并确定需求优先级的一些技巧，可帮助您做出更明智的选择，大幅降低项目失败几率。

如何选择 ERP 平台？

您可以使用自有数据测试一个或两个 ERP 平台，看它们的表现是否符合您的预期，这是合理的评估流程中的一个关键步骤。您要了解一个重要问题是，每个模块需要多少配置或定制。

针对您的行业进行了优化的 ERP 平台已经对最重要的流程进行了预设。您可以需要根据您的具体需求进行配置，但应当不需要太多的定制。定制是导致 ERP 部署成本、复杂性及失败风险增加的一个最重要的因素。

此外，您还需要测试 ERP 集成的稳定性和性能。该 ERP 平台能否从各个业务部门的系统中提取所有需要的字段？多久更新一次？

哪些基本步骤可增加 ERP 部署的成功几率？

在选择 ERP 平台时多下一些功夫是值得的。它将成为整个企业的神经系统，可能需要对多数员工进行重新培训，使用时间长达十年甚至更久。

请务必让管理层参与到该项目中。他们可以激励各业务部门的员工改变工作方式，积极接受新的 ERP 系统。在选择过程中保持耐心、开放的心态，并创建一份完善的实施清单也会增加 ERP 部署的成功几率。