业务费用管理是所有企业关注的重点，通过手动流程、纸质收据和手写备注很难进行协调。而利用软件来跟踪和监视员工支出，企业可以加快费用管理流程，减少错误，更快地分配报销。
什么是费用管理？
费用管理不仅跟踪员工支出，还决定着企业报销费用的方式。此外，费用管理还会运用相应的规程和政策来控制此类支出。例如，如果员工在出差时享受每日餐费补贴，那么费用管理流程会在为员工报销时考虑相应的津贴限制。
费用管理为何很重要？
所有企业都要按时支付账单才能继续经营，而员工费用就是其中一种账单。如果企业有员工在办公室以外开展业务，那么费用管理至关重要。即便是外部销售经理为客户购买午餐这种简单的事项，也需要进行记录、审批和报销。
借助有效的费用管理流程，企业可以快速准确地发放这些费用。员工肯定不乐意在垫付费用后等待数月才获得报销。
费用管理的类型
企业可以通过各种方式管理费用，包括：
- 票据跟踪。这是传统（且过时）的费用管理方式，员工每月或每季度都要收集纸质票据，然后将其提交给会计部门进行审批。
- 电子表格。在使用专门的自动化费用管理系统之前，在各企业中广受欢迎的一种方式是使用电子表格来减少对纸张的依赖。
- 费用管理软件。这种方式可以简化费用管理流程。费用管理软件会提醒管理人员需要审查哪些费用报告，以便接受或拒绝报销。随后，获得批准的费用会自动发送给会计进行报销。
费用管理流程
费用管理流程分为多个环节，包括捕获和提交费用（其中可能涉及提交报销申报）、批准或拒绝报销申报、安排付款申请以及最终为员工报销费用。
借助适当的流程，企业可以监控自己的支出，确保员工没有滥用公款，并在员工滥用公款时迅速采取纠正措施（比如，让特定员工知晓，他们在特定领域的支出超支了）。举例来说，如果某位销售人员未经事先批准就乘坐头等舱，那么通过快速检查他（或她）的收据就会发现违规行为。
而使用手动系统可能难以发现这些问题，对于现场员工团队规模不断扩大的企业，手动系统尤其难当重任。手动系统的常见问题包括：缺失信息；未经全面审查就批准支出；审批流程缓慢等。这不仅浪费员工的时间，而且员工也无法了解费用报销的进度如何（他们经常已经开始为下一个结算期积累新的费用）。
与所有手动业务流程一样，手动管理费用效率低、耗时且易于出错。然而，最近的一项调查表明，很大一部分企业仍在采用手动方式，没有受益于自动化费用管理：
- 30% 的企业仍然在手动管理费用报告
- 27% 的企业并无扩展或升级差旅和费用管理解决方案的计划
- 35% 的企业并未将改善差旅和费用报告的用户体验列为优先事项
研究数据表明，企业在此领域实现自动化有望获得多种益处。在已投资或计划投资技术改善费用管理的企业中，有 69% 的企业表示此举主要是为了改善端到端的差旅和费用体验，而 68% 的企业表示此举是为了增强从差旅和费用分析中获取切实可行的洞察的能力。
其他主要动因还包括：需要实时洞悉支出；以及需要将整个企业的支出管理活动整合到一个平台中，不再分散于各种电子表格和纸质文件中。
费用管理政策
控制员工支出的一种好方法是实施面向全体员工的费用管理政策。用政策来证明拒绝或质疑费用的合理性，对费用报销问题做出最终决定。
费用管理政策应涵盖下列要素：
- 公司将会支付的完整费用清单。
- 公司不会支付的完整费用清单。
- 清晰简洁的语言(确保对于准予报销和不准予报销的费用没有任何疑问)。
定期更新费用管理政策对于企业非常重要。随着企业发展壮大并成立新的业务部门，企业需要调整费用管理政策，以适应新变化。
请确保采用优秀实践，例如要求某些费用需要预先批准、明确定义审批流程步骤以及当有人标记费用时有助于尽可能减少潜在问题的其他要素。
什么是费用管理系统？
费用管理系统是一种软件，通过自动处理员工费用报销流程中的大部分事务而简化流程。该软件可以减少纸张需求、缩短费用处理时间以及尽可能减少错误。
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费用管理系统的作用
该系统自动记录、跟踪、审批和支付员工发生的可报销费用。费用管理软件符合企业的费用管理政策，可确保企业批准（或未批准）的费用不会超支。
费用管理系统还提供各种分析工具，可帮助企业就未来支出做出更合理的决策，并了解应对政策进行哪些必要调整。最后，该系统可准确报告所有费用，从而帮助企业保持合规性和问责制。
将费用管理软件与 ERP 或会计系统相集成，企业可以获得许多额外收益。一方面，会计人员无需上传或手动输入费用报告数据，从而节省时间并降低出错风险。在费用获批之后，系统会自动安排付款，从而加快员工报销流程。
如果企业结合使用费用报告数据和 ERP 数据，还可以对所有支出类别（以及按地区、品牌或其他业务部门）进行更丰富的分析。例如，系统集成让服务企业能够更加轻松地将费用关联到各个项目，无需考虑应当如何分配费用或向哪个客户收费。
费用管理软件的特性和功能
费用管理软件的主要特性和功能有：
- 跟踪所有员工收据
- 允许员工使用智能手机获取收据
- 在集中式仪表盘中汇总收据
- 记录支出限制和企业政策
- 允许企业根据需要更改这些限制和政策
- 与企业信用卡集成（如果适用）
- 将收据发送给合适的审批者
- 管理这些审批或标记需要更多关注的审批
- 检查是否违反政策
- 为报销申报安排付款
为什么要使用费用管理系统？
手动的费用报告管理流程成本高昂且耗时。全球商务旅行协会的数据表明：
- 填写一份费用报告的平均用时为 20 分钟
- 更正一份费用报告的平均用时为 18 分钟
- 处理一份费用报告的平均成本为 58 美元
- 更正一份费用报告的平均成本为 52 美元
实现费用管理流程自动化的企业可以大幅减少在这项重要任务上花费的时间和资金。同时，这些企业还可以更深入地了解每位员工的支出习惯，从而更轻松地查明异常高昂的费用事项，然后解决这些问题。
费用管理软件的优势
费用管理软件可以帮助企业自动处理耗时的流程，更有效地控制员工支出（而非一般企业费用）并减少出错。该软件还提供可靠的跟踪（例如，当员工使用智能手机输入收据，可即时获取通知）、加快报告处理速度以及更加严格地遵守企业政策。
利用自定义工作流，该软件还可以自动将这些任务分配给合适的人员，从而简化费用审批流程。最后，这些解决方案还融合了分析功能，可快速检测潜在问题并改进决策。
如何选择费用管理系统
如今，市场上有各种费用管理系统，但这些系统在功能和性能上参差不齐。与任何技术一样，在购买费用管理解决方案时，您需要确保它提供适当的功能，能够满足您公司的特定需求并提供出色的售后支持。
在考察供应商时，要比较的常见功能有：
- 文件管理功能，用以建立审计跟踪。
- 简单、可定制的审批流程。
- 可定制的费用政策，以及实时检查员工合规性。
- 在多种设备上的移动可访问性。
- 分析和报告。
- 与其他软件系统集成。
在确定公司需求之后，就可以开始了解各种方案并预约演示了。请与已经成功使用费用管理系统的其他企业（最好是您所在行业的企业）交流，并务必评估多种方案，然后再做出最终决策。
