运营指标和关键绩效指标 (KPI) 可衡量企业的运营状况和战略发展态势。本文将为您介绍企业应跟踪哪些 KPI 以及这些 KPI 将如何反映运营状况。
什么是运营指标?
运营指标是指用于衡量企业绩效,可为关键流程(生产或销售电话等)提供简要说明的指示信号。
运营指标可以反映企业执行这些流程的情况,衡量效率、生产力或质量,例如可反映每天或每周产量的生产运营指标,可反映每位员工每小时通话数量的销售电话运营指标,可反映问题第一次就得到解决的比例的客户服务运营指标等。
要点:
- 企业既离不开运营指标,也离不开 KPI。
- 企业可通过对比 KPI 与目标来评估运营绩效。
- 企业可通过仪表盘来轻松查看运营效率。
什么是运营 KPI?
运营关键绩效指标 (KPI) 可反映企业执行日常工作的情况。
现实中,企业通常会实时跟踪运营 KPI,因为运营 KPI 关系着企业在竞争格局中的地位和盈利能力。其中,运营效率 KPI 可帮助企业判断自己是否做到了有效控制成本和避免时间、材料与劳动力浪费,这些对于运营效率十分关键。
战略 KPI 与运营指标的区别
很多人经常将运营指标和战略 KPI 混为一谈,其实这两者不是一回事。其中,运营指标是指所有可帮助企业洞悉绩效,了解如何改进的数据;战略 KPI 则是企业重点关注的特定类别的指标,通常有明确的目标 — 不是所有指标都有明确的目标。简单来说,所有战略 KPI 都属于运营指标,但不是所有指标都是战略 KPI。
更具体地说,运营指标可提供近乎实时的反馈,而战略 KPI 反映的是随着时间推移,企业在实现长远宏大目标上取得的进展。现实中,企业需要同时关注运营指标和战略 KPI。运营指标通常与对企业维持“开门营业”和偿付能力至关重要的流程密切相关。其中,一部分运营指标与企业高管关注的战略 KPI 相关,例如招聘工人、生产商品以及向客户交付订单。
与运营指标相比,战略 KPI 的变化相对较慢,通常随着企业执行和调整长期战略而变化,一般要几个季度甚至几年时间才会发生明显变化。
为何跟踪运营指标非常重要?
跟踪运营指标对于企业至关重要。运营指标可以实时反映核心业务的运行情况,其中一些对运营部门至关重要的 KPI 可以揭示重要问题,方便企业快速采取纠正措施。
如果运营指标呈负面趋势,企业领导者可以深入分析,了解背后的原因,然后进行相应调整。如果运营指标呈积极趋势,运营经理可以进一步采取措施,提升企业效率和盈利能力。
如何评估运营绩效?
企业可通过一个 4 步流程来评估运营绩效。
- 选择有意义的运营 KPI。企业可以将这些运营 KPI 集中到运营指标仪表盘中以便即时查看。
- 确定当前绩效。
- 对比当前绩效与目标,判断当前绩效是否达到了目标。
- 如果答案是否定的,执行深入分析,查找哪些方面表现不佳。
《企业绩效管理》一书的作者 Andy Neely 总结了影响企业绩效的五个关键维度,分别是质量、速度、灵活性、可信赖性和成本。Neely 表示,供应链和政府机构等组织可以按照这五个维度进行绩效评估。
目前,最知名的评估方法有平衡计分卡,还有目标与关键成果法 (OKR)。
平衡计分卡
平衡计分卡是 David Norton 和 Robert Kaplan 在 1992 年推出的一个框架,现已成为了一种广为人知的评估工具。平衡计分卡关注企业的四个领域,分别是学习与成长、流程、客户和财务。企业可以运用运营指标来量化这些领域的绩效。
目标与关键成果法
目标与关键成果法 (OKR) 近年来日益盛行。20 世纪 50 年代,Peter Drucker提出了目标管理概念。20 世纪 60 年代末,英特尔公司将这一概念集成到了 OKR 中。随后,谷歌公司在发展早期也采用了 OKP 系统。此后,OKR 在科技行业的应用日益广泛。
在 OKR 方法中,目标 (Objective) 代表企业的发展方向。这个方向不是数字,而是“通过收购实现增长”一类的主题。关键成果 (Key Result) 则是企业实现目标过程中的可衡量成果,例如企业可以设立五个收购目标。
最后,举措是可引领企业实现关键成果的工作,例如组建一个团队来研究收购目标就是一项举措。
按部门分类的关键运营指标
关键运营指标可帮助领导者客观评估绩效。现实中,各个行业和部门会分别关注与自身工作相关的指标,以此衡量运营绩效。
指标数据可帮助管理人员及时发现并纠正问题,基于正确的指标,企业可以做出更加明智的决策。以下运营管理指标是各个领域的关键 KPI。
营销运营 KPI
营销人员使用 KPI 确定营销工作是否有效吸引了潜在客户和客户。营销运营 KPI 指标可以反映吸引潜在客户并将其转化为客户的成本,还可以量化营销团队创造了多少收益。
营销运营一方面涵盖了营销团队的各种活动,另一方面也是营销团队中的一项内部职能。营销运营负责管理技术和协调团队流程,营销运营专家类似于项目经理。
单次点击成本 (CPC)
在线上广告领域,CPC 可衡量当用户点击企业的按点击付费广告时,广告主平均支付的成本。
单次点击成本 = 广告活动成本(美元)/ 总点击次数
CPC 示例:一家割草机制造商在某一搜索引擎上投放了一项广告营销活动,希望吸引那些搜索“最佳电动割草机”的客户。该公司花费了 1000 美元,大约有 650 人点击了广告。
CPC = 1000 美元 / 650 = 1.54 美元
单次获客成本 (CPA) / 客户获取成本 (CAC)
这一 KPI 衡量的是企业获取一个新客户所花费的费用。所谓客户,指完成购买或采取其他行动(例如填写表格)的人。CPA 关注企业为每位购买者支付的成本,CPC仅衡量用户是否点击了广告,不关注用户在此之后的行为。
单次获客成本 = 广告活动成本 / 新客户总数
CPA/CAC 示例: 一家销售预算软件的企业投放了一项成本为 10,000 美元的线上广告营销活动,在点击广告的 5000 人中,有 3250 人注册了软件。
CPA = 10,000 美元 / 3250 = 3.08 美元
广告支出回报率 (ROAS)
ROAS 旨在衡量企业在广告上投入的每一美元所创造的收入。通过跟踪每项营销活动的 ROAS,企业可以识别哪些广告和营销活动取得了最佳效果。ROAS 目标通常会因利润率和成本而异,一个比较常见的目标是每一美元广告支出要带来至少 4 美元的收入。
广告支出回报率 = 收入 / 广告成本
ROAS 示例: 一家零售商通过电子邮件和按点击付费广告营销活动来宣传毛衣产品,总投入为 40000 美元,其中包含了员工薪资和广告投放等成本。通过跟踪广告点击,该零售商发现自己通过毛衣和其他商品总计收获了 280000 美元。
ROAS = 280000 美元 / 40000 美元 = 7
回报时间
这一 KPI 可量化企业收回获客成本(上述客户获取成本)所用的月数。当达到回报点时,企业将实现收支平衡。现实中,软件即服务 (SaaS) 企业经常运用这一指标,所有企业都希望快速达到回报点。
如果一家企业需要很长时间才能达到回报点,那么只有两种可能,要么是客户获取成本 (CAC) 太高,要么是每位客户创造的收入太低。这意味着企业应进行相应调整,优化这一指标。
采用订阅模式的企业一般通过以下公式,使用年度经常性收入,以 12 个月为期来计算回报时间。相比之下,其他企业使用客户生命周期价值和客户关系时长(以月为单位)来计算回报时间:
回报时间 = CAC / [(每位客户的年度经常性收入 / 12 个月)x 毛利率]
回报时间示例: 某视频游戏平台平均花费 100 美元获取一位新客户,客户平均每年在订阅和游戏内购上花费 250 美元,公司毛利率为 75%。
回报时间 = $100 美元 / [(250/12) x 0.75] = 6.4 个月
营销产生的客户百分比
营销产生的客户百分比反映的是有多少新业务直接来自营销,常被用于衡量有多少比例的新客户是由营销部门开发的销售线索转化而来的。它可以计算冷电话等方法的营销成功率。
营销产生的客户百分比 =
营销产生的客户数量 / 总客户数量 x 100%
营销产生的客户百分比示例: 一家电脑制造商拥有活跃的营销部门和销售团队,其 CRM 软件记录了每位客户如何进入销售管道。一年内,3500 位新客户经由营销进入了销售管道,11750 位新客户来自销售。新客户总数为 3500 + 11750 = 15250。
营销产生的客户百分比 = 3,500/15,250 = 23%
零售运营 KPI
零售商一般跟踪销售、库存、定价和盈利能力方面的 KPI。通过实时跟踪,零售商可以快速发现问题,避免浪费成本和时间。
阅读下文,了解零售商如何调整运营,适应不断变化的竞争形势。
库存周转率
这一 KPI 可衡量零售商的库存管理能力,反映的是零售商在一年内周转库存的次数。现实中,产品的成本和货架期将在很在程度上影响库存周转率,例如牛奶的库存周转率就高于新车。当库存周转率较低时,企业可能存在库存或定价问题。
库存周转率 =
(销货成本 / [(期初库存 + 期末库存)/ 2])x
100%
或者
库存周转率 = [(平均库存价值/销货成本)x 365] x 100%
库存周转率示例: 一家乐器店的销货成本为 85 万美元,期初库存为 200 万美元,期末库存为 50 万美元,则库存周转率为 68%。
库存周转率 = 850,000 美元 / [(2,000,000 美元 + 500,000 美元) / 2] x 100% = 68%
售罄率
该指标反映的是一个月内的售出库存量占来自供应商的进货量的百分比,能够帮助零售商了解其库存水平是过高还是过低。当然,高售罄率也可能意味着定价过低。零售商可使用商品数量或金额来计算售罄率。
售罄率 = (月销量/月初库存量)x 100%
售罄率示例: 一家自行车商店月初拥有 200 辆自行车库存,在一个月内售出了 50 辆自行车。
售罄率 = (50 / 200) x 100% = 25%
平均订单价值/平均购买价值
这一指标衡量的是客户平均每次购买的支出金额。零售商可以使用这一指标来调整营销、定价和库存。
平均订单价值/平均购买价值 = 总销售额/总交易量
平均订单价值或平均购买价值示例: 一家蜡烛零售商在一个月内达成了 15,000 笔交易,取得了 350,000 美元的总销售额。
平均购买价值 = 350,000 美元/15,000 美元 = 23.33 美元
下个月,该零售商推出促销活动,宣布每购买三支蜡烛可免费获赠一支蜡烛,随后通过 15,000 笔交易取得了 750,000 美元的总销售额。原因很简单,客户喜欢促销,受促销影响会购买更多蜡烛。
平均购买价值 = 750,000 美元/15,000 = 50 美元
销售额年同比
作为衡量企业健康状况的关键指标,这一 KPI 可反映销售额是否处于增长中,可帮助企业确定未来的重点工作方向。
销售同比增长率 =
[(今年销售额 - 去年同期销售额) / 去年销售额]
x 100%
销售同比增长率示例: 去年 9 月,一家五金店销售了价值 200 万美元的商品。今年 8 月,一场飓风袭击了社区。9 月,居民大量购买建筑用品来修复受损建筑,该五金店销售额总计达到了 400 万美元。计算可得,9 月份销售同比增长了 100%。
销售同比增长率 = [(4,000,000 美元 – 2,000,000 美元) / 2,000,000 美元] x 100% = 100%
人力资源运营 KPI
人力资源运营 KPI 可帮助人力资源 (HR) 部门评估员工的工作效率和工作满意度,同时还可以揭示人才质量和企业文化。
缺勤率
这一 KPI 衡量的是员工无故缺勤的比例,其中不包括经过批准的病假或假期。
现实中,员工可能因家庭问题、毒品/酒精问题、倦怠或面试新工作而缺勤。另外,迟到、早退和休息时间过长属于部分缺勤。缺勤会扰乱正常运营,影响信任关系,表示企业需要进行文化或管理变革。
缺勤率 = [(期间平均员工人数 x 缺勤工作日) / (平均员工人数 x 总工作日)] x 100%
缺勤率示例: 一家木材厂月初有 75 位员工,然后一个月内招聘了 5 名员工。一位员工退休。到月底,该木材厂拥有 79 位员工。将月初数据与月末数据相加再除以 2,可得期间平均员工人数为 77。
然后是月工作日数,我们假设该工厂每个月有 22 个工作日。
最后,我们要计算因缺勤而损失的工作日。假设一名员工缺勤了两天,另一名员工缺勤了一天,第三名员工有一天提前四个小时(八小时工作日的一半)下班,那么缺勤总时间为 3.5 天。
缺勤率 = [(77 x 3.5) / (77 x 22)] x 100% = 15.9%
加班时间
很多国家/地区都制定了关于加班或标准工作周以外工作时间的法律。例如在美国,当工人每周工作超过 40 小时后,雇主必须为超额工作时间支付 1.5 倍薪资。
在很多领域和对大多数受薪员工来说,无偿加班很常见。加班费的计算十分复杂,在这方面,国家和行业法律以及工会合同都发挥着重要作用。要想防止错误,最简单的方法就是使用薪资管理软件。企业需要确保所有员工都使用这一系统来跟踪工作时间,以便及时洞悉加班成本的变化趋势。
如果加班过多,企业可能需要招聘更多员工,或者建立新的工作流或对员工进行交叉培训。
平均每周加班时间 = 期间总加班时间 / 期间周数
加班时间示例: 一家保险公司雇佣了 500 位理赔处理人员,每周一般有 10 到 20 位员工加班。一名人力资源专家计算一个季度的加班时间,一共是 784 小时,而一个季度共有 14 周。
每周平均加班时间 = 784/14 = 56 小时
该保险公司发现每周平均加班时间超过 40 小时。这表示其有必要再招聘一名理赔处理人员且额外招聘比支付加班费在经济上更有利。
员工流失率
这一 KPI 衡量的是员工离职的频率。企业可以对比同类组织的员工流失率,如果员工流失率高于平均水平,那么工作环境可能存在问题。流失率高,可能表示工作与生活失衡,也可能意味着您企业的薪资水平落后于竞争对手。另外,关键人员(例如技术型人才)的高流失率尤其令人担忧。最后,即使流失率不高,了解企业的标准招聘需求也有助于 HR 改进招聘流程。
员工流失率 =
(离职员工人数/平均员工总数)x 100%
员工流失率示例: 一家咨询公司一年平均有 360 位员工(期初人数加上期末人数再除以 2)。这一年中,有 17 位顾问离职,那么:
(17 / 360) x 100% = 4.7%
员工效率指标
员工效率指标可衡量员工的生产力,所谓生产力,一方面是工作量,另一方面是工作的质量。例如,一名帮助台客服可能处理了大量呼叫,但如果解决的问题很少,那么他的工作效率并不高。
常见的效率 KPI 包括:
- 完成一项任务的平均用时
- 在目标时间内完成任务的百分比
- 错误率
- 人均创收
- 并发任务量
- 解决率
其中,完成一项任务的平均用时的计算方式如下:
平均任务用时 = 总任务时间 / 重复次数
员工效率指标示例: 一家铸造厂使用特种机械制造符合客户精确规格的铸铁件,设定最大可接受缺陷率为 1%。
该铸造厂使用软件记录工人设置铸造设备所花费的时间,同时仅计入符合质量标准的生产。一年里,该厂工人进行了 12,000 次设置,共耗时 276,000 分钟。
平均任务用时 = 276,000 / 12,000 = 23 分钟
铸造厂可以使用这个指标来评估工人的效率。
工作质量指标
质量很难量化。对于注重准确性的工作,企业可以利用错误率和缺陷率来衡量质量。
对于其他工作,企业可以根据客户、同事、主管和下属的反馈来评估质量。例如,企业可以询问客户是否会向朋友推荐相关人员,这是净推荐值(一个著名指标)的一个变体。
对于中层管理人员,企业可以根据其能否有效对时间和项目进行优先级排序来评估其工作质量。
错误率 = (错误数 / 实例数)x 100%
工作质量指标示例: 一家快递公司希望正确投递每一个包裹。它基于投递错误率来评估驾驶员的工作质量,并设置可接受的最高错误率为 3%。
在一个月内,一名驾驶员投递了 3500 个包裹,其中 103 个包裹被投递到了错误地址,不过有两个包裹投递出错是因为地址错误(而不是司机错误),因此不予计入。
错误率 = (101 个被错误投递的包裹 / 3000 个投递的包裹)x 100% = 3.4%
这表示该驾驶员这个月的错误率超出了可接受水平。
销售运营 KPI
很多企业都依靠销售团队来创造收入,而销售运营 KPI 可跟踪销售部门和销售代表创收的效率。
年初至今交易量
这个指标关注的是从年初到现在发生的交易数量。管理人员可以对比前几年的同期数据来判断销售趋势。这一指标既可以是金额,也可以是商品数量。
年初至今交易量 = 本月交易的数量或价值 + 期间所有其他月份的交易数量或价值
年初至今交易量示例: 在 3 月初,一家汽车经销商将 1 月份销售的汽车数量与 2 月份的销售数量相加。
1 月 120 辆 + 2 月 175 辆 = 年初至今售出 295 辆汽车
客户数量
客户数量指标可以反映潜在市场规模或现有客户停止合作的比例。
客户群
可衡量企业当前有多少客户。企业可以轻松计算当前客户的数量,查看当前客户的特征,然后按地理区域和其他属性来定义目标受众。当然,这需要一定的研究工作,离不开一些假设。由于整个过程因产品和行业而异,因此没有固定的公式。
客户数量指标示例:一家批萨餐厅的老板计划开设第二家分店,其当前门店主要吸引的是方圆 10 英里以内的食客,经常光顾的顾客是有孩子且年收入达到 80,000 美元或更高的家庭。该餐厅每年为约 37,000 位食客提供服务,约占 10 英里半径以内 18.5 万人口的 20%。
餐厅老板基于第一家批萨店 10 英里半径以外(即不重叠)的其他社区的人口普查和学区数据来为第二家门店选址,最后圈定了一个主要由年轻中产阶级家庭构成的区域。该区域方圆 10 英里内有 22.5 万人口,以第一家餐厅的 20% 为基准,潜在客户群为 45,000 人。
客户流失率: 该指标可衡量特定时间段内停止合作的客户的比例,对于采用订阅模式的企业十分重要。
计算时,企业不应计入期间针对新客户的任何销售,因为这个指标关注的是当前客户的流失情况。
客户流失率 = [(期初客户数量 - 期末客户数量)/ 期初客户数量] x 100%
当然,企业也可以使用收入金额来计算客户流失率。
客户流失率示例: 一家葡萄酒俱乐部公司在月初有 1500 位客户,到月底有 1350 位客户,那么:
流失率 = [(1500 - 1350) / 1500] x 100% = 10%
商机数量
这一 KPI 衡量的是符合典型购买者特征的客户或人员的总数量。现实中,员工一般需要与销售线索沟通,以确定其是否为合格销售线索。
销售代表会询问潜在客户是否需要产品,是否对产品感兴趣,从而判断潜在客户是否符合目标客户标准。产品的复杂性和成本是否处于潜在客户的预算和能力接受范围内?产品能否解决客户的问题?如果潜在客户对其中任何一个问题的回答是否定的,则表示该销售线索不是合格销售线索,该潜在客户不是商机。
若要计算商机数量,请将销售管道中的合格销售线索相加,或从合格销售线索中减去不合格销售线索。
商机数量指标示例: 在一家为大型建筑提供安全系统的企业中,销售经理查看每一位销售代表的销售管道,在销售漏斗顶部附近看到合计 4000 位客户。
其中,3800 位客户计划在未来六个月内动工。这是典型客户画像。其中,3730 个建筑项目的预算在 1000 万美元及以上,但只有 3660 个建筑项目需要高级安全系统(其他没有这一需求的项目为不合格销售线索)。
商机数量 = 3800 - 140 = 3660
销售线索与商机比
这一指标是总销售线索与合格销售线索的比值,可衡量企业的营销是否“瞄准”了理想客户。此外,它还可以反映低购买概率的销售线索是否堵塞了销售漏斗。
销售线索与商机比 = (总商机数量 / 总销售线索数量)x 100%
销售线索与商机比指标示例
一家生产商用意式浓缩咖啡机的企业发现其销售漏斗中有 250 条入站销售线索,这些销售线索来自在其网站上填写表单,索要产品手册的访客。此外,销售漏斗中还有 175 条出站销售线索。销售代表给这些客户打电话,希望了解详细信息。
在客户甄别流程中,90 位潜在客户表示无法承受超过 17000 美元的标价,另有 30 位潜在客户表示没有足够的柜台空间,其余 305 条合格销售线索或商机计划购买一台机器,与客户画像匹配。
销售线索与商机比 = (305 / 425) x 100% = 71.8%
销售线索转化率
这一 KPI 衡量的是成功转化为交易的销售线索百分比。
销售线索转化率 = (期间交易数量 / 期间销售线索数量)x 100%
销售线索转化率示例: 上一示例中的意式浓缩咖啡机制造商向 305 位客户演示产品,邀请客户品尝咖啡,最终说服其中的 212 人购买了产品。
销售线索转化率 = (212 / 335) x 100% = 69.5%
物流运营 KPI
物流运营 KPI 可帮助物流经理衡量关键流程的效率,包括运输、仓储、配送和交货。
交货时间
客户下单后,快速向客户交货至关重要。对此,企业第一步要做的是了解从订单到交货需要多长时间,然后告知客户预期交货时间,帮助客户判断是否购买。
此后,企业还需要跟踪准时交付率 (OTD),了解承诺时间内送达客户的订单数量。
准时交货率 =(准时订单数 / 总订单数)x 100%
交货时间指标示例: 一家售后汽车零部件制造商承诺三天内送货上门。在一个月内,该制造商的 4065 个订单中有 75 个延期交付,即准时交货订单为 3990 个。
准时交货率 = (3990 / 4065) x 100% = 98.2%
不过,良好的准时交货率指标下面也可能隐藏着一些问题。例如,当订单处理用时过长,企业改为采用快递运输来确保按时交付时,即使准时率保持不变甚至有所提升,额外的支出也会导致成本上涨。
运费
单位运费是一项重要指标。
单位运费 = 总运费 / 单位数量
企业应全面跟踪每个产品类别的单位运费。
运费指标示例: 一家家具公司生产餐厅桌椅,既成套销售,也单独销售桌子和椅子。去年,该公司销售 226 套桌椅的运费为 118,000 美元,销售 298 把椅子的运费为 33,972 美元。
成套桌椅单位运费 = 118,000 美元 / 226 = 522 美元
椅子单位运费 = 33,972 美元 / 298 = 114 美元
订单准确率
这一指标旨在衡量订单中的常见错误,包括商品错误、商品丢失和地址错误。错误不仅会产生高昂的损失,还会影响客户满意度。
订单准确率 = (无错误订单数 / 订单数)x 100%
订单准确率示例: 一家地毯制造商一年履行了 7800 个订单,其中 681 个订单出现了准确性问题,例如颜色、样式或数量错误。换言之,7119 个订单是准确无误的。
订单准确率 = (7119 / 7800) x 100% = 91.3%
产能利用率
这一指标可衡量企业使用了多少可用产能,包括运输能力、存储能力或其他产能。产能利用率低,意味着资源浪费。
产能利用率 = (已用产能/总可用产能)x 100%
产能利用率示例: 一家公司有 150 辆卡车,每辆卡车可以装载 50,000 磅的产品。一个月内,该公司出货 983 次,合计 3640 万磅,平均每次约 37,000 磅。
产能利用率 = (37,000 / 50,000) x 100% = 74%
库存准确率
库存准确性反映的是库存记录与实际货架库存的匹配程度,企业可使用金额、位置和单位数量来进行衡量。无论哪一种,它们关注的都是偏差占总数的百分比。
库存准确率 = [1 - (偏差 / 报告数量)] x 100%
库存准确率示例: 一家电子商务公司进行实物盘点,确认某个 SKU 有 250 个单位,而库存系统显示该 SKU 应有 273 个单位,偏差是 23 个。
库存准确率 = [1 - (23/273)] x 100% = 91%
IT 运营 KPI
IT 运营指标不仅能反映技术问题的发生频率和持续时间,还可以衡量技术人员响应问题的速度。
待处理工单占总工单比例
这一指标计算的是到期未处理工单的数量与期间总工单数量的比值。
待处理工单占总工单比例 = (未解决问题数量 / 期间总问题数量)x 100%
待处理工单占总工单比例指标示例: 一家企业的服务台在采用新工时跟踪系统后,一个月内接到了 2450 个电话,到月底有 833 工单还未处理。
待处理工单占总工单比例 = (833 / 2450) x 100% = 34%
工单响应时间
工单响应时间指标衡量的是用户在报告问题后平均要等待多长时间才会得到技术人员响应 — 不包括自动响应。
工单响应时间 = 从报告到响应的总时间 / 报告数
工单响应时间指标示例: 服务台一般需要一分钟到两天的时间来响应用户问题,具体取决于问题的数量。在一个月内,用户联系服务台共计 3487 次,等待时间共计 52,305 分钟。
平均工单响应时间 = 52,305 分钟 / 3487 个工单 = 15 分钟
解决率/平均处理时间
这些 KPI 关注的是技术人员成功解决问题的频率和速度。
解决率衡量的是一段时间内处理了多少工单。
解决率 = (已处理工单数量 / 收到的工单数量)x 100%
解决率示例: 支持座席一天内收到了 78 个工单,当天结束时关闭了其中的 71 个工单。
解决率 = (71 / 78) x 100% = 91%
平均处理时间 (AHT) 是呼叫中心最常使用的一项指标。它反映的是通话、等待以及通话结束后座席操作的平均用时。
平均处理时间 = (通话时间 + 等待时间 + 通话后操作时间) / 总通话数量
平均处理时间示例: 一名座席在一个月内处理了 748 个服务电话,其中等待时间合计 3304 分钟,通话时间合计 4920 分钟,通话结束后座席在系统中做记录以及进行其他操作花费了 2992 分钟。这三项合计 11216 分钟。
平均处理时间 = (3304 + 4920 + 2992) / 748 = 每次通话 15 分钟
平均恢复时间 (MTTR)
这个指标衡量的是 IT 停机的平均时长,即从第一次报告故障到系统恢复正常运行的时间,包括诊断用时、维修用时和测试用时。
MTTR = 从报告故障到恢复运行的总分钟数/事件总数
MTTR 示例: 一家公司的网络在一个月内中断了 803 分钟,共计停机 14 次。
MTTR = 803 / 14 = 57.4 分钟
MTTR 有时还代表平均修复时间 (平均修复时间)。平均修复时间与平均恢复时间类似,区别在于它从维修工作启动时开始计时。在上述示例中,假设技术人员需要 105 分钟做出响应,然后需要 250 分钟执行诊断,需要 448 分钟进行维修。
平均修复时间 = 448 / 14 = 32 分钟
系统/技术停机时间
这个 KPI 衡量的是系统可靠性,表示系统未正常运行的时间占比。
企业可使用这个 KPI 反推出系统的正常运行时间占比,或系统工作时间占比。
停机时间百分比 = (期间停机时间的总秒数或总分钟数 / 期间总秒数或总分钟数)x 100%
技术停机指标示例: 一个电子商务网站在繁忙的假日购物期间发生故障,7 天内停机共计 5867 秒。7 天共有 604,800 秒。
停机时间百分比 = (5867 / 604,800) x 100% = 0.97%
使用业务仪表盘管理 KPI 和指标
业务仪表盘可以集中管理所有 KPI,支持企业中的各个团队运用相互关联的运营指标和 KPI 来管理和改善绩效。现实中,每个仪表盘都应包含可衡量团队主要战略目标实现进度的指标和实时绩效信号。
业务仪表盘的类型
-
营销运营仪表盘
常规营销运营仪表盘可监视客户获取成本、单次点击成本、营销产生的客户百分比、流量来源、点击率和跳出率指标。
-
人力资源运营仪表盘
人力资源运营仪表盘可监视员工人数、缺勤率、加班、流失率、平均补缺时间和薪酬指标。
-
销售运营仪表盘
全面监视销售线索(按来源)、胜负比 (win/loss ratio)、商机数量(按销售管道阶段)、平均销售周期持续时间和新业务销售百分比,从而密切关注销售情况。
-
IT 运营仪表盘
IT 运营仪表盘中可监视平均应用加载或响应时间、正常运行时间、服务级别协议 (SLA) 绩效、安全漏洞数量和平均修复时间指标。
-
物流运营仪表盘
物流仪表盘可监视订单准确率、平均交货时间、库存周转率、准时率、运费和出货量指标。
-
客户服务运营仪表盘
客户服务运营仪表盘可监视工单数量、平均响应时间、客户满意度、平均处理时间、首次呼叫解决百分比和净推荐值指标。
如何选择运营指标和 KPI?
运营指标和 KPI 可帮助企业改善绩效。通过正确选择 KPI,企业可以洞悉业务的真实状况,做出更明智的决策。
如今,技术的进步大幅简化了数据收集工作,但很多企业也因此被海量数据淹没。请记住:KPI 不仅仅是数据,它们可以反映与企业关键战略目标密切相关的业务绩效。
运营指标选择技巧
企业需要谨慎选择应当跟踪哪些运营指标,以便真正发挥报告流程的价值。以下技巧可帮助企业缩小范围,选出适合自己的运营指标。
-
选择与战略性业务目标密切相关的 KPI
请选择与企业最重要的战略目标关系最紧密的 KPI。理想的 KPI 应当有助于企业实现最重要的战略目标,因此企业首先需要明确一个或多个目标,然后选择与这些目标直接相关的 KPI。同时,所选指标应当清晰反映企业相对于目标所处的位置。
-
同时关注短期目标和长期目标
请选择多项运营指标和 KPI,确保兼顾短期目标和长期目标,在短期目标和长期目标之间取得平衡。
-
关注行业特征
B2B 企业和消费品企业应分别跟踪适合自己的指标。例如,SaaS 企业应当跟踪客户流失率等订阅业务指标,实体零售商需要了解每平方英尺的客流量或销售额。
-
选择切实可行的指标
请选择能够激励员工采取行动且可改善的指标,同时制定适当的运营调整计划以改进 KPI 。
-
以适当的频率衡量指标
企业可根据需要,按小时、天或周来跟踪运营指标,从而了解业绩表现处于上升还是下滑趋势。
-
确保可轻松衡量主要 KPI
请勿选择难以跟踪的 KPI,因为如果无法轻松获取数据,相关人员就只能使用估算值,这会增加数据失实的几率。同时,难以跟踪的 KPI 的相关数据的收集工作可能耗费过多的时间和精力,对企业而言反而是一种干扰。
-
关注范围和比率
请将企业目标设置为百分比或(两个指标的)比率数值的改进,因为固定目标有时会不切实际,有时又会过于容易达成。而且,当达到固定目标时,工作团队可能会有所松懈。相比之下,百分比和比率目标会促使员工不断改进流程。
-
提供更广泛的情境
请选择可在情境中进行对比的指标,这将为指标评估提供参照基准。例如,企业可以对比某位销售代表的交易达成率与整个团队的平均水平,也可以对比本月与上月的客户满意度。现实中,企业可以将行业基准作为情境,让员工理解目标不是随意设置或不切实际的。
-
跟踪趋势而不是只关注数字
请选择可评估企业是否处在一个持续改善的过程中的指标。换言之,企业需要重点关注发展趋势和速度。与良好趋势相悖的错误是一次性事件吗?企业理应追求持续改善这一趋势,如果方向错误,企业应及时做出调整。
-
选择适合企业当前阶段的指标
成熟的跨国公司和初创公司应分别跟踪适合自己的 KPI。成熟企业可以设定精细化的效率目标,这是因为业务规模庞大,任何细微的改进都会产生巨大的影响。相反,初创公司应跟踪有助于持续运营的指标。
-
分别为各个部门选择 KPI
请选择对目标受众有意义的 KPI。例如,IT 部门和财务部门分工不同,需要关注的指标自然也不相同。因此,请征询各部门员工意见,了解与他们的部门目标最为相关的行动和指标。
-
构建简单、易于共享的仪表盘
请使用业务系统和分析工具将 KPI 整合到一个统一的图形化视图中。这样,员工将能一目了然地查看趋势,更密切地监视指标数据。
-
全面开展培训,确保所有人掌握各自的专有 KPI 和所有其他 KPI
请确保所有员工都了解各自的 KPI 以及整个企业的战略 KPI。
-
仅选择关键运营指标(而不是所有指标)作为 KPI
当拥有广泛的可用数据时,很多企业会下意识地跟踪所有数据。但是,过多的指标会降低跟踪工作的含金量,员工也会分心。
-
衡量 KPI 的 ROI
请衡量 KPI 变化带来的影响,例如网站流量增长带来的收入增加。这可以使 KPI 与业务的其他领域形成“联动”。
-
逐步推出 KPI 并培养倡导者
在最初阶段,员工可能会担心 KPI 会带来更多的工作量,或担忧公司在“监视”他们。请从小处着手并鼓励员工分享 KPI 将如何促进工作和业务发展。
-
仅选择员工可改善的指标
请勿选择员工无法掌控的 KPI。这听起来很简单,但很多企业都会犯一个错误,那就是为一个部门设置他们无法直接影响或严重依赖宏观因素的 KPI。例如,对于客户服务部门,请勿要求他们降低订单错误投诉量。
-
确保数据可信
请确保数据按照您的预期反映业务状况,确保数据中没有任何错误。同时,请检查数据收集过程是否一致,收集错误导致的数据异常可能会影响 KPI。
-
使用前瞻性和回顾性 KPI
请选择有助于预测和估算业务绩效的 KPI,例如销售管道中的销售商机。后顾性指标关注的则是过去,例如过去一年的盈利能力。这两者都非常重要,但也不要忽略可衡量当前绩效的指标。
-
不要忽视质量和满意度指标
与量化指标相比,质量和客户满意度等定性指标更难收集。但若要构建全面、均衡的业务视图,这两类指标缺一不可。定性指标包括品牌认知度、净推荐值和员工满意度等等,企业可在调研和焦点小组的帮助下跟踪这些指标。
-
不要选择华而不实的 KPI
请勿跟踪令人印象深刻但却无法提供有效洞察的指标。应用下载量就是这类指标中的典型代表,因为这些用户中会成为付费客户的数量不确定。同样,当跳出率很高时,页面浏览量也就没有多大意义了。
-
不要选择可被操纵的指标
一些数据很容易被操纵,无法有效反映基础绩效。销售通话数量就是一个典型代表,因为销售代表可以拨打毫无意义的电话来提高这个 KPI。
-
谨慎使用激励措施来改善 KPI
对于与奖金或加薪挂钩的指标,一些员工可能会投机取巧,例如汽车销售员为了达到每月目标,在每月的最后一天以低于成本的价格销售汽车。请谨慎使用激励措施。
-
使用系统来筛选指标
企业可以采用多种方法来缩小待选 KPI 范围。例如,TIE 系统可以筛选可跟踪、重要且可解释的 KPI;IPA 系统(与 TIE 类似)关注具有改进潜力和改进权限(即员工有权限进行改进)的重要 KPI;海盗指标 (AARRR) 模型则常见于互联网初创企业,代表获取、激活、留存、推荐和收入。
-
不要只关注和衡量财务与客户 KPI
销售和财务数据最容易跟踪,很多企业只跟踪这些领域的 KPI。事实上,其他领域的指标也可能对企业目标产生同等甚至更大的影响,例如员工满意度、安全性、环境和质量 KPI。
-
谨防意外后果
请全面、深入地考察您所选择的 KPI 的有效性,确保不会适得其反。例如,当使用员工保留率作为 KPI 时,管理人员就有动机留住而不是解雇“坏”员工;当金融服务公司按分支机构设置销售目标时,员工就可能欺诈性地向没有相应需求的客户销售产品;当航空公司发力提高准点率时,行李搬运工就可能弃迟到的行李于不顾。针对您企业选择的 KPI,请思考以下问题:这会影响其他领域的成果吗?这会促使任何一个员工使用系统吗?这会激励员工快速修复问题吗?这会影响合作吗?这会造成更多浪费吗?这会让人(无论是谁)感到尴尬吗?
什么是运营卓越?
当企业比竞争对手更加始终如一、行之有效地执行发展战略时,企业就实现了运营卓越。追求运营卓越的企业将持之以恒地不断改进。
运营卓越没有公认的定义。精益管理理论认为,运营卓越是指企业中的每个人都能看到价值如何流向客户并共同努力优化这一过程。
其他倡导者则表示,运营卓越更多是一种理念,它旨在通过密切的团队合作、强大的问题解决能力和模范领导力来实现持续改进。
如何实现运营卓越?
若要实现运营卓越,企业首先要选择有意义的 KPI,然后通过改进这些 KPI 来推动业务发展。在这一过程中,企业需要构建相应的流程和系统,同时所选择的 KPI 必须与运营卓越的核心目标保持一致。
另外,跟踪关键绩效指标对于实现运营卓越也非常重要,因为如果无法证明整改措施有效,追求卓越的热情就会消退。对此,仪表盘可帮助企业轻松评估整改措施的影响。
请查看针对全球咨询公司 Prophet 的案例研究,了解该公司如何实现运营改进。
如何跟踪运营指标?
若要有效跟踪运营指标,企业需要能够以易于访问的格式获取所有必要信息。对此,集中管理所有数据可以极大地简化指标跟踪和监视工作。在现实中,一个能够在单一数据库中整合整个企业的信息的 ERP 系统,常常是报告和跟踪运营指标的理想选择。因此,您的 ERP 解决方案应当与会计、供应链、CRM、HR 和电子商务解决方案紧密集成,如此您才能轻松计算各种企业级和部门级指标及 KPI。
此外,ERP 软件还可以自动执行大部分报告和分析任务。它不仅支持用户按需选择跟踪哪些指标,创建相应的仪表盘,还可以持续更新仪表盘,以便企业实时跟踪进度,快速识别任何有利或不利的趋势。
领先的云
ERP 软件
Oracle NetSuite 将如何帮助您的企业跟踪运营指标和 KPI?
Oracle NetSuite 的云 ERP 系统可提供一个全面的平台,帮助企业跟踪所有运营指标和 KPI 。例如,利用 Oracle NetSuite 财务管理解决方案,财务部门和 CFO 可以实时洞悉关键财务数据,例如经常性收入、应付账款 (AP)、应收账款 (AR) 和计费等等。同时,Oracle NetSuite CRM 可提供关键客户和销售数据,生成净推荐值、销售线索与商机比以及客户流失率等指标 — 所有指标均与财务记录系统直接相关。
对于产品型企业,Oracle NetSuite 库存管理软件支持企业轻松监视周转率、交货时间等指标,Oracle NetSuite 仓库管理软件可确保企业实现高效仓库运营。通过综合运用这些模块,企业可以降低采购、履行和运输成本,有效改善客户体验。
不仅如此,Oracle NetSuite 的内置商务智能和分析功能还能通过基于角色、基于行业的用户可定制仪表盘提供高度相关的运营指标和 KPI,助力员工实时洞悉工作进展。
无论在哪个行业,也无论规模如何,所有企业都应当在内部达成共识,跟踪对业务发展最为重要的运营指标。这些运营指标可以帮助企业领导者更深入地了解业务绩效,衡量各项举措的成功度,解决任何阻碍业务发展的问题。通过跟踪跨各个部门的运营指标,企业可以基于数据做出更加明智的决策,更好地推动业务成功和成长。