或许您的业务做得风生水起,团队成员尽职尽责,客户众多,但如果开票职能无法正常运作,您的企业将会面临诸多问题。
开票是所有公司的基础流程,准确性和及时性缺一不可。一旦出错,将导致付收款延迟,进而影响现金流。您甚至有可能收不到产品货款或服务费用,无法给员工发薪或支付日常开支。
此外,开票错误还会导致客户对您的业务实践产生质疑。如果错误反复出现,使这些潜在危险信号不断强化,客户将重新考虑后续业务合作。
好在您可以采取一些措施来减少发票错误,增强客户对您的信任。
6 个开票问题和解决方案
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发票丢失
如果发票没有送达指定收件人,企业就收不到款。如果您使用的付款条件是收到发票 30 天后付款,但您没有收到自动收悉确认,您可能需要一个月甚至更长的时间才能发现发票丢失了。这会严重影响现金流,更不用说您还需要重新执行开票流程。
对此,您可以使用财务软件来避免问题。财务软件不仅可将发票自动邮寄或直接送达客户应付账款团队的指定人员,还能够提醒您发票已被打开和查看。但您应确保与每个客户帐户相关联的电子邮件地址是正确的,并定期检查“未查看”发票。这是一个信号,代表客户没有接收或查看这些发票。借助自动化系统,如果客户在一段时间内未查看发票,系统还将自动标记并提醒您。
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发票混淆
可能在您看来,您在发票上的用语足够清晰(我们完成了某项工作,需收取 X 美元),但从客户的角度可能会存在歧义。这可能会导致混淆,尤其是当同一个客户购买了多种不同的产品或服务,且开票时间不同时,问题就更严重了。
为了避免这个问题,您可以使用尽可能清楚的开票用语和格式,并在描述说明时与原始采购单 (PO)、工作报价等文件保持一致。通过使用简洁易懂的发票,审核流程将更加顺畅,因为所有付款明细会计部门和审核人员都能够一目了然。
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数据缺失
如果您希望客户按时支付,并且不需要额外的人为干预,请务必保证发票的准确性。如果客户在处理发票时发现关键数据缺失,您的付款很可能会延后,直到问题得到解决。
例如,不要简单地使用“自收到之日起”等模糊词汇,要非常明确地说明发票的具体到期时间。这可以帮助您的客户更高效地管理付款时间表,而无需花时间计算发票的具体到期时间。此外,请务必附上所有达成一致的提前付款折扣或奖励以及延迟付款赔偿条款。
在所有系统中使用一致、最新的数据至关重要,因此企业可以使用企业资源计划系统 (ERP) 来帮助整合这些数据。您可以通过自动化系统将发票问题标记出来,也可以手动检查,以确保所有字段填写的信息相关且符合逻辑。无论哪种方式,在点击“发送”之前都应再仔细检查一遍发票数据。
7 个开票必填项
如何开具一个有效发票
- 开票项目的详细分项清单。
- 开票日期。
- 计费细目:按小时收费还是按项目收费?费用是否已纳入合同?
- 可接受的付款方式以及具体支付方式。
- 到期日期 — 务必具体、清楚。可能引起混淆的常用词汇包括:“自收到之日起 X 天”、“第一个工作日”和“月底”等。请避免使用这些模糊词汇,以“自开票日期起 X 天到期”代替。
- 所有提前付款折扣或其他奖励。
- 逾期赔偿细则(如适用)。
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发票错误
出错在所难免。您可能会忘记分项列出团队成员提供的服务,或者没有注意到客户希望将采购单打印在发票上的特殊要求。也许您对同一产品或服务收取了两次费用,或者放错了小数点的位置,给 1000 美元的服务开具了 1 万美元的发票。
对此,您可以使用自动化财务平台来尽可能减少或消除发票错误。此类平台可以自动填充发票数字,并提醒您哪些表单字段为空,同时满足客户的特殊要求(如附上 PO 编号)。如果您采用手动发票管理流程,请务必在发送之前复核发票数字,确保所有字段都已填写。
通过“核实确认”,您将能够显著减少因发票错误而导致的汇款延迟。
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经常性发票错误
如前所述,不正确的定价、不准确的数字、不具体的付款截止日期等任何疏忽都可能导致付款延迟,给公司带来损失。如果这些错误一次又一次地发生,就会导致客户对您失去信任。因为一旦财务人员需要将整个开票流程再梳理一遍,找出问题,确定有多少付款受到影响,计算必要的调整,并确保不会再次发生,这会浪费客户大量时间。即使是无心之失,也可能破坏客户关系,甚至失去客户。
为了避免重复犯错,您必须掘地三尺,找出根本原因。暂时性地解决问题只会浪费所有人的时间。例如,如果您的自动化系统一直从一个已经有六个月没有更新的数据库中提取价格信息,那么在数据库重新更新之前,您就不应再开具发票。或者,如果手动开具发票容易产生数字错误,那么在发送之前您就应当仔细复核每一项数字。您付出的时间将带来高价值回报,包括提高客户满意度和及时收款率。
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联系人信息错误或缺失
大多数公司都设置有专门的电子邮箱或员工来接收所有发票。规模较大的企业由于部门众多,可能会有多个人员负责这项工作。如果您的发票没有发送给正确的人员,那么它们很有可能不会被支付。因此,如果发票寄出 30 多天还未收到钱款,那么至少一个月后您才会发现问题。
客户可能会根据您的产品和服务指派不同的联系人,因此您需要多次确认正确的发票收件人地址,预防出现上述问题。同时您也要意识到,客户方的联系人可能调岗或离职,所以要定期检查和更新联系方式,频率可控制在 6 到 12 个月。
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如果您的企业存在上述部分或所有开票错误,您就需要想想这些看似微不足道的错误会如何影响您的现金流和利润。更重要的是,考虑它们对您的客户关系有何负面影响。通过采纳本文中的建议,您将能够避免大部分问题,改善客户关系,进而提高企业盈利能力。