商务智能 (BI) 在当今会计工作中的应用

一个由数据驱动、工作积极主动的会计团队可以给企业带来影响深远的变革。CFO 们深知，无论是发现能节省开支的环节、评估投资机会，还是优化报告和关键绩效指标 (KPI)，都需要更有效地利用数据。

如果会计专业人员能够充分利用商务智能 (Business Intelligence, BI)，不仅可以提高效率和准确性，获得深入洞察来做出更明智的决策，还能够在合适的时间向合适的人（无论是内部利益相关者还是客户）提供合适的数据，更好地推动企业走向成功。

什么是商务智能 (BI)？

商务智能 (BI) 是一种技术驱动的数据分析实践，通过制定关键绩效指标 (KPI) 和监控绩效为决策提供信息支持。BI 以易于理解的交互式数据可视化形式呈现关于业务运营的历史视图、当前视图和预测性视图。企业通常利用 BI 软件来分析数据和了解绩效指标（如财务、销售、营销以及运营 KPI 等）。借助 BI 系统，企业可以密切跟踪财务状况，优化供应链，改善从营销到并购的所有领域的决策。

BI 功能集中于内置的自定义仪表盘上，这些仪表盘支持基于一个中央数据库提供实时报告和分析。决策者可以识别异常、趋势和商机，并下钻查看任意基础指标或事务来获取更多细节。

BI 系统可分析来自所有业务线的大规模数据，从而帮助整个企业做出更明智的决策。企业应部署一个既支持员工随处移动访问，又提供丰富的应用连接器和集成功能的可扩展 BI 系统，以便轻松获取 KPI 分析所需的所有重要数据。

为何商务智能 (BI) 对会计工作至关重要？

BI 驱动的财务管理软件自动执行数据采集和分析，可以提高会计人员的工作效率，尽可能减少错误。在 CFO 选定重要 KPI 后，BI 仪表盘能够时刻提供最新指标数据并确保指标数据即时可用。

以现金流仪表盘为例，它既可以提供总览视图，展示相对于历史时期的现金循环周期、速动比率和流动比率、销售变现天数 (DSO)、应付账款和应收账款周转率以及其他 KPI，还能持续更新数据。

会计团队无需再手动编译数据，可以专注于解释数据并与其他同事分享洞察。

商务智能可否赋能会计工作？具体以怎样的方式？

高效的会计流程对于企业成功至关重要，而商务智能有助于企业构建更卓越的会计职能。接下来我们通过一个示例了解 BI 将如何赋能会计团队，驱动企业成功。

假如您是热销产品缺货的零售商，那么客户肯定会感到失望，并立马投入竞争对手的怀抱，由此可见持有合适水平的库存对零售商而言是根本法则。缺货比率（用于衡量在客户订购时商品的缺货情况）就成为库存分析的一个重要 KPI。

我们将这家虚构的体育用品零售商命名为 VolleyTech。由于春季足球赛季带来了极大的钉鞋需求，VolleyTech 商品企划人员知道英国一家制造商的钉鞋每年都会快速售空，导致客户失望而归。对此，他们大力推动公司提高热销尺码的订货量，但领导层却犹豫不决。

试想，为何这家零售商不愿订购充足数量的库存来避免缺货呢？一个关键原因可能是现金流的不确定性。VolleyTech 在收入预测上能力有限，为了节省存储、运输和进口费用等成本，宁可缺货也坚持采用可能导致供应紧张的即时 (JIT) 订货策略。另一方面，制造商 U.K. FootballWear 确信自己的钉鞋大受欢迎，要求 VolleyTech 这类小规模零售商支付预付款，而这会消耗 VolleyTech 原可用于支付运营成本或薪资的资金。

使用商务智能，VolleyTech 的会计师可以深入分析并预测现金流。会计团队能够广泛收集各种数据，例如预计运营和资本支出、历史销售和缺货率信息、预计应收账款和应付账款余额，甚至是外部数据，比如 VolleyTech 门店所在地区在钉鞋销售旺季的长期天气预测信息。基于这些数据，VolleyTech 可以准确判断是否应在库存上加大投资。该举措既可提高客户满意度，还可能改善与 U.K. FootballWear 的合作关系。

能否在会计工作中使用 BI 策略？

如上例所示，在会计工作中有策略地使用 BI 可以提升会计团队的形象，使会计团队成为企业的一个可靠的战略“顾问”。除此之外，BI 工具还将帮助会计师（包括外包会计人员）量化自身对企业或客户的价值。

想一想企业领导者用以评估会计部门绩效的 KPI。例如，出色的 DSO（销售变现天数）指标意味着会计团队在收款工作上表现不俗。然而，快速收款的前提是有效协商付款条件，是应收账款团队严格管理客户信用，是尽可能减少乃至完全消除冲销操作。

BI 仪表盘可以帮助会计师优化 DSO 指标，例如设置警报来标注付款迟缓的客户，降低其信用评级。

BI 系统还意味着更少的错误和更全面的文档，从而提高审计绩效；它可以生成更加易读的图表和数据可视化，使会计师能够更轻松地向业务用户解释复杂财务概念；它将一些手动作业实现自动化，帮助会计团队提高精益化水平。

使用 BI 策略优化会计工作？当然可以！不过总体而言，BI 的价值在于其蕴含的战略性优势。

如何利用 BI 优化会计工作？

利用 BI 来优化会计职能，终端用户可以快速访问数据并将其转化为洞察，为更及时准确地做出决策提供支持，进而提高企业盈利能力，驱动企业成功。

在评估相关计划时，企业应考察两个方面：BI 功能的真实利用情况如何？是否提供相应的仪表盘和数据，帮助企业进一步推进会计目标、企业长期愿景以及组织整体战略？

具体而言，企业须关注以下 7 点。

提升洞察力

通过 BI 平台，会计团队能够整合不同的数据并分享切实有效的“顿悟式”洞察。

以上文的体育用品零售商为例，BI 驱动的零售分析利用购买行为数据和零售趋势数据向企业表明，更年轻一代的足球运动员倾向于全年参赛，同时室内足球联盟在 VolleyTech 业务运营所在的北方各州大量涌现。考虑到钉鞋不适合室内场地，商品企划人员可以快速行动，面向全年参赛意愿最高的人群采购适当尺寸和设计的经济型足球鞋。通过使用 BI 软件分析库存数据，VolleyTech 可以创建一个合适的采购和配送流程，将库存分配到拥有室内足球联盟和设施的地区。

改进会计流程

显然，BI 可以改进一些会计流程，如聚合数据、更高效地创建仪表盘、改善计划和预算，其实它还可以改进一些不太显眼的流程。

在会计流程中使用 BI 功能，会计团队可以解决下列问题：

• 提高对复杂供应链的可见性意味着减少中断，而 BI 可切实提高可见性。例如，一些企业正在考虑推动供应链本地外包和本地化，然而这要消耗高昂成本。那么，企业可以增加多少原材料支出仍能保持盈利？汇率和运输费用变化对成本有何影响？
• 会计团队可以聚合外部数据源来改善预测流程，在经济回暖时做出明智的财务决策。
• 更轻松地解决人才短缺问题 — 员工无需担心要去往某一个办公地点，企业更易于招募人才。借助 BI 工具，会计团队可以分解相关数据，使所有部门级团队都能处理各自的人员预算，并基于一个中央数据库远程协作。这不仅能改善会计团队与招聘经理之间的沟通，还能改进招聘流程。

会计数据可视化

会计数据可视化是指以动态、图形化方式展示财务信息的过程。有效的数据可视化有助于决策者直观地从整体角度利用大量信息，甚至是复杂信息。

数据可视化能够带来明显优势，包括上文的“顿悟式”洞察。不过，有一项优势经常被人忽略，那就是当能够轻松利用数据时，决策者和利益相关者将寻求会计团队的帮助来更充分、更频繁地使用仪表盘。这可能推动企业在新数据源和内置有 BI 功能的财务系统方面进行更多投资。

提高效率

会计软件的 BI 功能可以提高效率，这带来的一个关键优势是企业能够在不增加人手的前提下扩展业务。

首先，随着企业和业务发展，数据类型、数据规模以及对分析和报告的需求将不断增长，而使用具有 BI 功能的会计软件，企业可以轻松将新数据源添加到仪表盘。其次，会计团队可以自定义仪表盘，自动生成分析结果，从而尽可能减少手动操作。

当然，BI 还能够使众多财务流程实现自动化。例如，使用电子表格等传统工具时，会计部门可能需要数天时间来准备月度财务报告。而利用具有 BI 功能的软件，会计部门可以导出图表和图形，缩短财务报告的准备时间。

数据驱动的决策

会计人员自然要善于使用数据。比如，VolleyTech 的商品企划经理凭直觉判断客户会在经过公平贸易认证的足球上加大消费，营销团队也赞成并认为增加此类产品会是一个销售机会。

那么，会计团队会如何量化这一直觉呢？

会计人员会基于数据做出决策，具体包括对价格更昂贵的公平贸易认证足球运用库存成本会计指标，以此计算成本加成定价，以评估销售价格，此外还会与当前库存中价格最高的足球做数据对比。所有这些数据都有助于商品企划人员判断新产品线是否具有财务合理性。

改善对产品和收入的分析

利用 BI 技术，财务团队可以将多种来源的数据编译到自定义仪表盘，为深度分析提供数据支持，进而探索理想方案来改善产品并提高收入。

举例来说，企业领导者在发现收入下降时需要找出背后的原因。通过仔细研究相关数据，他们可以识别哪些部门、办事处或地区表现欠佳。或者发现其他原因，例如对新销售代表培训不足，或产品升级导致收入暂时下降。

企业关注的一大领域是总销售收入。

根据收入确认会计规则，销售收入在交付或履行产品或服务当月的损益表上确认。举例来说，某个 VolleyTech 运营场所决定提供线下守门课程。该场所在 6 月份招收了 40 名学员，按每学员每节课 50 美元收费，共收款 2500 美元。然而，该场所在 6 月份仅教授了 20 节课程，只能确认 20 名学员带来的收入，6 月份确认销售收入为 1250 美元。学员们预定的 7 月份课程对应的剩余 1250 美元被记录为递延收入。那么，VolleyTech 是否应在特定月份增加一名教练，将课程数量提高一倍？对此，BI 可帮助 VolleyTech 对“每个月增加一名教练”进行场景建模，判断其是否具有财务合理性。

改善 KPI 分析

关键绩效指标 (KPI) 密切关系着企业能否顺利实现战略目标。企业领导者应在战略目标设定初期就选择合适的 KPI 并定期根据市场、经济形势或企业自身状况变化调整 KPI 列表。

在确定 KPI 列表后，企业需要就怎样的 KPI 表现代表成功以及怎样的 KPI 表现预示即将陷入困难时期达成共识。

例如，假设由于供应链问题，一家澳大利亚钉鞋制造商发现来自亚太地区的订单有所减少。如果该公司的财务和会计软件内置有 BI 功能，它就会识别出处境不佳的客户，与 FP&A（财务计划和分析）团队一起运行场景建模，探索如何如期实现收入目标，例如通过提供折扣来提高面向新加坡经销商的出口数量。

利用 Oracle NetSuite ERP 增强商务智能 (BI) 能力

采用内置有 BI 功能的软件（例如 Oracle NetSuite BI 解决方案）可以提高企业所有部门绩效信息的透明度。企业使用附带ERP 的统一系统能获得诸多益处，例如可获得一个集中化的数据仓库，以及一个覆盖所有业务单元、位置和子公司的单一客户、库存和财务视图。

企业应选择支持自定义 BI 仪表盘且允许各种利益相关者通过 Web 浏览器（包括移动端）访问的 ERP 系统。对于工作繁忙的会计团队，自助功能则不可或缺，它有助于各部门领导者自行生成分析结果，整合决策所需的数据。

商务智能 (BI) 是数据驱动型会计人员的理想助手。它提供实时、基于事实的结果，有助于消除决策过程中的主观臆测和偏见。如果在整个企业内分享这些结果，将加快决策速度。由此，会计团队不仅能成为值得信赖的业务合作伙伴，还将为企业改进业务流程和提高绩效提供信息支持。