什么是 AP 自动化？

应付账款 (Accounts payable，AP) 自动化软件可减少手动作业并释放现金流，为企业发展赋能。您可以在一个统一的平台中提交发票、管理审批和处理付款，从而实现快速审批，更深入地了解和控制重要财务流程和数据。

澳大利亚财政部发布的一份报告指出，许多企业仍然在手动处理财务数据，其中大约 89% 的中小企业在手动处理发票。此外，在新加坡，80% 的员工曾在社会隔离期间前往办公室处理发票。手动处理发票不仅耗时、需要高薪资员工来完成，还易于出错 — 而实现 AP应付账款自动化不仅可解决这些问题，还会带来其他益处。

应付账款 (AP) 自动化的 10 个优势

应付账款流程自动化可将您的团队解放出来，专注于优化后台流程，从而创造更大的价值。下面列出了 AP应付账款自动化的主要优势。

  1. 节省时间：在传统方式中，发票往往放在员工办公桌上，或者在电子邮件收件箱中等待审批。而自动流程可消除此类延迟，并简化了审批流程。通过对工作流应用特定规则，相关人员会自动在适当的时间收到发票，同时收到程序驱动的提醒。用户可通过仪表盘了解关于发票处理的实时概览视图，从而缩短跟进状态所需的时间。Goldman Sachs 研究报告指出，总体而言，AP应付账款自动化可以帮助中小企业节省高达 70-80% 的时间，并缩短应付未付款周转天数 (DPO)。
  2. 降低开票成本：业务流程自动化有助于降低人力成本和各种硬性成本，例如办公用品和各个办事处之间的邮费。AusDigital 的数据表明，在澳大利亚，手动处理发票的平均成本为 20 澳元。而自动开票的平均成本只有 3 澳元，成本大幅降低。
  3. 提高准确性：AP应付账款自动化可有效减少错误。AP应付账款自动化软件专为避免一些常见错误而设计。您无需手动输入发票抬头或行项数据。此外，系统会对照企业资源计划 (ERP) 信息验证发票数据，从而轻松识别重复付款。
  4. 增强洞察：AP应付账款自动化通过全面的仪表盘来清晰呈现整个支付周期的动态。当发生延迟时，相关人员一眼就能看到发票在哪里以及应当与谁联系。用户可以导入、导出和实时访问数据 — 这为报告和分析提供强有力的支持，尤其是在期末关账时发挥重要作用。
  5. 欺诈保护：一份支付风险调查报告指出，90% 的新加坡商户成为支付欺诈的受害者，而 67% 的亚太地区企业表示自 2019 年后对欺诈的担忧有所增加。AP应付账款自动化软件可以控制哪些员工有权限审批发票和付款，从而帮助您的企业防范欺诈。企业可以建立多位员工共同参与的审批工作流，提高在付款之前发现欺诈性发票的几率。采用这样的流程管理系统，单个员工无法独自审批付款。这不仅有助于降低欺诈发生的几率，还能够双重检查是否有缺失或不正确的数据。
  6. 提高数据透明度：增强的仪表盘可以帮助企业更加轻松地跟踪员工工作效率，也便于实施员工考核。管理人员可以利用该工具来跟踪个人和团队的绩效与工作效率。
  7. 降低数据保存成本：澳大利亚证券和投资委员会 (ASIC) 和 IRS 建议将数据记录保存七年。因此，存放相关文书资料的成本是逐年增加的。Docusign 研究报告估计，实现无纸化办公后，企业平均可获得 36 美元的硬成本节省以及生产力和收入方面的收益。另外，亚太地区正在推进的无纸化办公已经拯救了大约 10 万棵树。同时，每 TB 数据的维护成本降低至每月 6.71 美元。
  8. 简化审计：全面的 AP 应付账款自动化软件可以帮助您管理文档，从而优化审计流程。系统会关联每笔交易涉及的所有文档和消息，同时匹配发票、采购单与收据。这种可搜索的审计跟踪可帮助您降低重要文书资料丢失的风险，还有助于确保季度或年度申报的合规性。
  9. 与现有系统集成：AP应付账款自动化软件可以轻松与您公司的 ERP、数据库和主要财务系统集成在一起。您无需登录和退出多个应用，也无需将数据重新输入多个系统 (这会增加出错几率)。
  10. 提前付款折扣：大多数供应商都提供提前付款折扣。然而，亚太地区的许多企业往往会由于各种原因而错过折扣机会。Deloitte 建议企业利用所有可行的提前付款折扣来充分节省成本。

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选择 AP 应付账款自动化软件

在开始购买 AP应付账款自动化软件之前，对您现有的应付账款流程进行盘点非常重要。首先应询问您的团队。他们有哪些痛点？他们在日常 AP应付账款交互中存在哪些瓶颈？他们需要哪些功能来实现未来目标？请根据他们的回答列出 AP应付账款自动化软件“必备”功能清单。

从您的团队收集信息之后，就要评估当前的技术环境了。请与您的信息技术 (IT) 团队沟通并确认：是否需要关注任何具体的软件需求？此外，您还需要考虑系统集成。主要是与 ERP 系统集成，以便减少重复数据输入。您可能还希望集成费用管理系统或预算计划软件。

根据现有系统的数量，您可能会发现理想方案是使用独立的自动化系统。但是，对于初创企业或者要更换软件的企业，更好的做法是使用包含 AP 应付账款自动化功能的“采购到付款”套件。此类软件可满足 AP 应付账款管理等所有采购需求，包含多个可自由组合使用的独立模块。

请记住：理想的 AP应付账款自动化软件解决方案应支持企业处理所有可能会遇到的应付账款场景。Oracle NetSuite 平台就集成了这些功能，可以满足所有这些需求。做些准备工作可帮助您确保从长远的角度做出正确的选择。