2025 年值得关注的 10 个应付账款自动化趋势

应付账款 (Accounts Payable, AP) 职能在当下很多企业中仍以手动方法为主，不过正逐步实现自动化。Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) 的数据显示，尽管目前仅有 9% 的 AP 部门实现了全自动化，但这一数字有望在未来几年内显著增长。事实上，三分之二的财务人员预计其 AP 部门将在 2025 年实现全自动化。

人工智能 (AI) 等新技术正有力推进发票处理以及其他核心 AP 活动的自动化。这些技术可以帮助 AP 部门减少手动的重复性工作，节约企业时间和资金。但采用自动化不仅仅会提升企业的内部效率，在今天这个远程办公、人才稀缺、供应短缺的时代，自动化有助于企业更快地处理供应商付款，还将成为企业不可或缺的一项竞争优势。

什么是 AP 自动化趋势？

AP 自动化趋势主要指推动 AP 部门采用更快速、更高效的方法来处理发票和供应商付款的发展态势。技术进步（包括更强大的 AI 和机器学习 (ML) 软件）和云技术平台正在改变 AP 流程，革新 AP 职能。此外，由于人才稀缺和供应链过载问题，很多 AP 部门面临越来越大的按时向外部合作伙伴（供应商、服务商和承包商）付款压力。按时付款有助于维持良好的合作关系，而自动化可助企业一臂之力。

要点

• AP 部门的自动化进程将在未来几年大大加快。
• 人工智能和机器学习技术将带来诸多改善措施，例如非接触式支付。
• 技术还将帮助 AP 部门更轻松地识别重复性或欺诈性发票。
• AP 自动化可缓解很多导致供应商关系紧张的问题。

您需要了解的 10 个 AP 自动化趋势

很多 AP 部门在增强工作流程，使用更先进的技术来处理付款工作和防范欺诈。以下 10 个趋势将显著改变 AP 部门处理供应商账单和付款的方式。

1. 淘汰手动流程

曾经，AP 部门主要基于纸质文件开展工作（比如供应商邮寄纸质发票；企业用纸质支票向供应商付款），其流程基本上是手动进行的。一名 AP 员工可能要输入采购订单，与发起采购的部门确认所采购产品/服务已圆满交付，然后申请 CFO 或财务主管签署支票，最后邮寄支票。

这些手动流程不仅涉及大量的纸质文书工作，与付款相关的沟通还需要一些身体动作：敲开经理办公室的房门；打电话与供应商/同事沟通发票问题；获取支票签名。在纸质、手动流程的每一步，企业都面临着出错、文档错置和付款延误的风险。而且，这些工作还需要投入大量时间和人力，效率极其低下。

如今，很多 AP 部门正使用一定程度的自动化技术来处理发票，例如使用光学字符识别 (OCR) 技术将图像/PDF 文件转换为机器可读格式，利用业务规则引擎软件来执行企业策略（例如将发票路由至组织内相应人员以供审查和审批）。在大多数情况下，这些流程并未实现全自动化。Institute of Financial Operations & Leadership金融运营与领导力研究所 (IFOL) 近期的一项财务专业人员调查显示，大多数 (54%) 受访者表示 AP 部门实现了“一定程度的自动化”，仅 9% 的受访者表示 AP 部门实现了全自动化。

显然，自动化的缺位带来了很多问题。据 IFOL 数据，22% 的受访者表示其头号 AP 挑战是在发票异常问题上耗时过久，导致延误；21% 的受访者表示其员工身处手动数据录入的困境。

不过，这一局面正在发生变化，三分之二的 IFOL 受访者认为其 AP 流程在 2025 年将实现全自动化。

2. 远程办公带来更迫切的 AP 流程自动化需求

一方面，很多企业的员工在疫情期间大规模转向远程办公模式，疫情结束后，他们希望继续远程办公。另一方面，很多企业正越来越多地使用外部承包商或零工来填充难以招募到合适人员的岗位或执行特定项目。这两个职场趋势可能会增加 AP 部门的工作量，加剧 AP 部门的工作复杂性。对此，如果固守过时的手动流程，让每张发票/账单都经手多人，AP 部门可能难以协助企业适应新的职场形势。相比之下，通过采用先进技术来优化流程，减少枯燥的手动工作，简化付款并提高付款准确性，企业更有可能成功吸引外部人才。

3. 以 AI 为核心的 AP 流程改进

如果企业还在颁发月度最佳员工奖，通过现金奖励优秀员工，那么未来几年这些企业有望通过自动化流程实现显著的降本增效。

如今，AI 正成为 AP 系统的核心，帮助企业减少手动的重复性工作，如数据录入、发票获得路径以及发票与采购订单配对。机器学习技术可以轻松执行文档分类和搜索，提取所需数据，同样有助于简化 AP 工作 — 尤其是当与 OCR 技术结合使用时。

此外，软件驱动的非接触式支付也可以用于增强 AP 流程。为了理解其背后的工作原理，我们以一家拥有 100 名员工，每年要处理 1000 张发票的小型出版企业为例说明。如果 AP 部门使用 OCR 和机器学习技术从电子发票中提取相关数据，并部署有基本实现自动化的审批系统，那么该出版企业无需员工手动处理每张发票就能完成支付。尽管有些发票（尤其是大额发票）可能仍然需要会计师或 AP 员工仔细审查，支付流也可能需要定期审计，但由于大多数发票通过自动化流程处理，非接触式支付可节约 AP 部门大量时间和成本，最终将助力该企业更轻松地处理和支付供应商账单。

4. ERP 和 AP 系统趋向融合

很多企业使用企业资源计划 (ERP) 系统处理包括会计在内的运营工作。如果 AP 系统不与 ERP 系统全面集成，就需要重复录入两次数据。对此，很多企业正按照 AP 自动化优秀实践将 ERP 和会计软件集成在一起，解决该低效问题。在此过程中，他们还发现，这种集成可以增强其他 AP 流程。

采购到付款流程就是 AP 自动化和 AP-ERP 系统集成可以带来诸多益处的一个典范。举例来说，烘焙食品生产商 Brackish Bay Bakeries 从多家供应商采购原料，在经营自有门店的同时还向新英格兰的多家高端超市供货。Brackish Bay 依赖供应商提供面粉、糖和黄油等原料，因此须维持良好的供应商关系。为了保证供应商快速供货，Brackish Bay 需要快速将发票与相关采购订单和收货文档配对，及时按照约定条款向供应商付款。如果将 AP 和核心会计系统（通常是 ERP）全面集成，Brackish Bay 就可以更轻松地履约，与供应商建立稳固的合作关系。

5. 通过即时报告提升 AP 的价值

会计部门的 AP 记录中蕴藏着有益于整个企业的丰富信息。基于通过自动化流程（而非手动流程）产生的 AP 数据执行分析，会计部门可以帮助其他部门识别哪些问题有待关注。例如，这些分析可以帮助会计部门预见到即将到来的现金流问题；帮助采购部门发现价格上涨趋势，转为签订更长期的合同；或者突出显示在经济减速期间会影响差旅和娱乐支出政策的一些变化。

6. AI 肩负起 AP 安全性职责

AP 部门是企业支付款项的主要业务部门，因此经常成为网络攻击和其他欺诈活动的目标。同时，AP 数据库还存储了大量有关企业供应商和承包商的敏感付款信息，需要严密保护。

危险可能来自多个方面：伪装成供应商的网络罪犯；提交重复发票，或寄希望于 AP 部门疏忽，未实际提供服务却收取费用的真实供应商；使用自己的账户建立欺诈计费方案的内部员工。这就难怪 IFOL 数据显示，很多企业在加快应付账款工作速度之外，将实施更严格的控制措施和降低欺诈风险视为 AP 部门流程自动化的另一大动因。

对此，AI 可以检测数据模式，识别哪些发票存疑，并标注哪些文档有待审查。另一项有望得到 AP 部门采用的控制技术是虚拟信用卡，它可在数秒内自动生成，并针对安全交易进行了优化。

7. 云技术提升 AP 效率

很多企业已经采用了云技术。通常，云服务提供商负责管理硬件，监控系统的运行状态，因此企业可以减少内部 IT 人员数量，节约成本。大多数云系统还提供可从几乎任意位置访问的移动端界面和仪表盘，不仅为 AP 人员带来了便利，还能帮助他们提升工作效率 — 包括在远程办公环境下。

8. 自动化支付技术可增进供应链关系

供应链曾经是采购和制造领域的从业人员津津乐道的神秘领域，近年来已成为大家关注的焦点。每当一位母亲未能按时拿到自己订购的厕纸，每当一家承包商因为原料被困港口而无法按时建成厨房，每当您因为无法亲眼看到自己想要的自行车而无法购买（无论您愿意支付多少钱）时，供应链问题就会暴露。

除了引发消费者不满外，过去几年的大范围供应链中断还波及到了 B2B 领域。当一家企业无法获得重要货物或原料时，销售人员将苦不堪言。

在企业内部，持续的供应链困局带来了巨大压力。在 IFOL 的调查中，当被问及供应链延误带来了哪些核心问题时，21% 的受访者表示担心破坏企业与供应商的关系。该答案排名第二，而排名第一的是 30% 的受访者表示 AP 团队身处重压之下。

有经济学家预测，此次全球供应链困局将持续短则数月，长则两年的时间。在这一背景下，有强劲购买力的企业常常要求优先为其供应现货，通过货轮和运输车队将工厂生产的大量货物收入囊中。

对于小型企业，处境无疑是艰难的。但是，他们可以另辟蹊径，通过按时付款来赢得声誉。通过始终如一地支付供应商账单，企业不仅可得到供应商的重视，还可能获得供应商的及早付款折扣。这些机会可让 AP 部门有更多动力部署自动化的支付系统，充分利用相关智能技术。

9. 移动支付带来更多便利

很多供应商希望企业通过 Venmo 或 Google Pay 等移动应用进行付款。通过充分利用各种支付方式，AP 部门将以另外一种形式稳住自己“快速且可靠的付款人”形象。

10. 通货膨胀促使越来越多的企业使用自动化的现金流管理工具

2022 年初，美国的通货膨胀率高达疫情前的 4 倍。在其他西方国家，包括比利时、丹麦、芬兰、意大利和西班牙，自 2020 年以来通货膨胀飙升得甚至更高。

由于 AP 部门控制着企业很大一部分现金流出，因此他们在平衡通货膨胀导致的高成本方面发挥着重要作用。如果一家供应商按原价格交付产品，那么快速付款有助于企业建立一种有利于未来采购的及早付款信用。这些精细化的调整离不开高级分析。采用现金流管理工具，企业可以节约成本，尤其是在每一分钱都非常重要的经济下行时期。

利用 Oracle NetSuite 解决方案充分释放自动化的力量

要想实现 AP 职能自动化，企业首先需要厘清哪些 AP 流程在实现自动化后获益最大。此外，企业还需要评估自身的技术需求，确保要部署的自动化 AP 系统能够与处理日常运营工作的其他核心系统（包括 ERP）集成。

Oracle NetSuite Accounts Payable 不仅有助于实现众多 AP 工作自动化（如供应商发票的审批和付款），还能通过自动匹配发票与采购订单，提高数据准确性。使用 Oracle NetSuite ERP 系统 中的 Oracle NetSuite Accounts Payable，企业无需重复录入信息，其他职能部门也能充分利用宝贵的 AP 数据和分析洞察。

大多数财务专业人员预计所属企业在 2025 年将实现 AP 职能全自动化。由此产生的变化（包括自动发票记录和非接触式支付）必将提高 AP 部门的效率，增强企业的市场竞争力。其背后的一些支撑技术还将帮助 AP 部门更好地防御欺诈，无需像过去那样辛苦地执行实物检查。

AP 自动化趋势常见问题解答

应付账款 (AP) 职能将实现自动化吗？

在很多企业中，过去主要是手动操作的 AP 职能现已迈向自动化，至少是一定程度的自动化。如今，这种自动化进程呈加速趋势。Institute of Financial Operations and Leadership 的一项调查显示，三分之二的财务专业人员预计其 AP 部门将在 2025 年实现全自动化。

AP 部门的未来趋势是什么？

光学字符识别 (OCR) 和业务规则引擎将助力 AP 部门大大减少员工的手动工作量。机械性任务的减少将使 AP 团队能够专注于更高价值的活动，如调查异常值。

AP 自动化能够带来哪些益处？

内部效率将获得巨大的提升，因为自动化将显著缩短账单和发票的处理时间，降低相关成本。此外，自动化能够降低出错和付款延误风险，使企业能够在更有效地防御欺诈的同时构建更稳固的供应商关系。

AP 职能面临哪些挑战？

由于工作量大且依赖手动流程，很多 AP 部门面临着出错和文档遗失/记录失实风险。此外，AP 部门管理人员还需要防范各种形式的欺诈活动，包括外来虚假发票。

Oracle NetSuite 是否提供 OCR 功能？

是。Oracle NetSuite 的账单捕获功能支持用户以拖放方式导入图像或 PDF 格式的发票。随后，Oracle NetSuite 系统将执行自动化 OCR 扫描，识别发票中的重要信息并创建记录，尽可能减少手动数据录入工作。

应付账款周转天数指标高意味着什么？

应付账款周转天数 (DPO) 用于衡量一家企业平均需要多长时间付清承包商和供应商的欠款。DPO 指标高意味着一家企业需要更长时间来付清账单或债权人的欠款。

数字化 AP 将如何改变现状？

数字化 AP 意味着淘汰许多纸质流程，包括传统的手写签名。它属于更大的 AP 自动化趋势的一部分，而该趋势正在减少 AP 部门内的手动、重复性工作。