在决定是否购买和实施会计软件时,能否降低成本是组织的一项重要考虑因素。
降低财务团队薪酬支出
在评估会计成本时,组织要考虑很多因素,其中最重要、最突出的一项就是薪资支出。如今,会计薪酬支出的增长速度非常快。以下是 Salary.com 统计的各种级别的会计师的平均薪资。
一级税务会计师:一般负责维护和编制纳税申报表、税务记录、税率表以及相关税务报告,薪资中位数为 54491 美元。
三级税务会计师:负责维护和编制纳税申报表(包括地方与联邦纳税申报表)以及分析税务法规,薪资中位数为 81725 美元。
四级财务报告会计师:负责编制和维护纳税申报表,以及收集和分析地方、州及联邦法规变化,确保工作流程合规。该职位需确保所有报告均符合 SEC 和 GAAP 报告准则,通常需要七年以上的工作经验,薪资中位数为 97355 美元。
三级成本会计师:负责成本报告编制和分析以及成本核算审计,需要检查和审核异常成本记录,确保正确分配成本数据。拥有四到七年工作经验的从业者的薪资中位数为 82479 美元。
会计软件固然无法完全取代会计部门,但其优势已经得到了实践证明和验证,例如企业在实现两位数增长时也不需要增添财务团队人手;可以将一名财务员工调动至创收型销售岗位;可以将关账时间从 9 天缩短至 2 小时。这些只是会计软件的一部分优势。鉴于当下顶级会计专业人员的薪资要求非常高,会计软件的自动化功能带来的收益可以快速覆盖其成本。企业不仅可以缩减现有财务岗位,而且在未来业务发展过程中也无需增添财务人手。例如,如果使用会计软件替代一名二级税务会计师,企业在三年内平均可以节省 245715 美元。长此以往,这项节省将不断累积。不过,缩减付薪财务职位尽管是企业降低成本最有效和直接的方法,但并非是唯一手段。
识别浪费性支出
首先,会计软件的自动化功能可以减少手动数据录入、跨 Excel 表格的数字集协调以及其他繁琐任务的用时,让财务部门专注于评估业务绩效。其次,集中式总账功能可以提供更可靠的数据,助力财务和业务部门更好地制定关键决策。最后,会计软件可以帮助企业识别哪些员工创造的价值最多(相对于其薪资);识别贡献利润最多的客户,确保不会将大量时间和资源投入到利润贡献水平最低的客户身上。
改善开票流程
很多小型和成长型企业为客户开具发票的成本非常高。一般来说,发票开具流程包括维护主客户和产品文件、生成客户计费数据、将计费数据传递给客户、发布应收账款账目以及回复计费问询。一项针对 896 家组织的调查表明,绩差类组织为每位客户开具一张发票的成本平均为 9 美元,绩优类组织的成本平均为 2 美元,中位数为 3.94 美元。对此,与企业其他部门全面集成的会计软件可以自动生成发票,自动将发票发送给客户并识别付款,大幅降低成本。随着未来业务增长,需要开具的发票将越来越多,如果固守手动开票流程,企业将付出更高的成本。此外,会计软件的自动开票和计费流程还有助于减少错误,改善企业与高价值客户的关系。
提高业务可见性
通过构建一个可靠、面向企业所有员工的集中式记录系统,企业可以更好地实现利润目标,提高盈利能力。
减轻对 Excel 的依赖
很多处于发展早期阶段的企业通常使用 Microsoft Excel 表格而不是现代会计软件来管理财务。Excel 表格固然很实用,但它会带来很多隐性成本,这一点很多组织都没有意识到。
领先的云
会计
软件
消除手动报告流程
如果使用 Excel 表格,财务人员需要手动审核和编制报告。假设一名三级成本会计师每月要花费 30 个小时来手动处理 Excel 报告,以其薪资中位数 82479 美元计算,企业每年在手动报告处理上的支出就高达近 15000 美元。而如果使用现代云会计软件来自动创建报告,企业可以缩减会计部门规模,或将现有会计人员调配至其他创收型岗位。此外,在手动流程场景下,每一份报告平均要发送给 8 名人员,这会带来额外的工作量,耗费更多时间。最后,会计软件的自动化优势还会快速累积,为企业带来更多回报。
消除数据录入错误
在 Excel 表格中录入数据时,如果发生错误,损失将不容小觑,有时甚至会高达数百万美元。2003 年,TransAlta 因为输电合同出错,采购了过多的发电机组,损失了 2400 万美元。其首席执行官 Steve Snyder 在电话会议上表示,“我们在 Excel 表格中犯了一处剪切和粘贴错误。提交前,我们对出价进行了最终分类和排序,但没有发现这个错误”。
其他案例也不胜枚举:Fanie Mae 因一项计算错误导致股东权益损失了 11 亿美元;RedEnvelope 发布公告称因为一处电子表格错误而高估了利润率,事实上第四季度处于亏损状态,随后其市值下降了四分之一。
尽管大多数企业的数据录入错误并不会造成数百万的损失,但事实证明,依赖电子表格的可能代价高昂。
现代会计软件解决方案不仅可以降低这一成本,快速带来回报,而且还可以提高财务可靠性,助力企业更好地制定事关业务增长的关键决策。
Oracle NetSuite的 ERP 云平台提供了全面的会计、财务和报告功能,可助力处于任意增长阶段的企业改善报告流程、自动处理手动任务、减少错误以及节省人员成本,提高盈利能力。Oracle NetSuite 会计功能包括:
- 动态总帐支持企业为各类事务添加自定义 GL 影响行。
- 自定义细分可提高准确性、节省时间。
- 多账簿会计功能可消除数据重复,减少手动调整会计流程的需求。
- 应收帐款功能可理顺并促进运营自动化。
- 应付帐款功能支持轻松、自动化地处理异常,可高效查验不匹配的发票、增强控制以及理顺流程。
- 自动化的全球税务合规性管理。
- 固定资产管理功能支持企业全面控制折旧和无折旧资产的整个生命周期。
- 现金管理功能可提供有关企业资金流和现金状况的完整视图。
- 集中、理顺的支付管理功能可满足所有客户的偏好。
参考资料:
不增加财务人手也能实现两位数增长
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials/cornerstone-ondemand-software.shtml
将一名财务员工转岗至创收型销售部门
https://www.netsuite.cn/customer-testimonials.shtml#sw
开票流程的成本
https://www.cfo.com/applications/2018/06/real-cost-of-invoicing-metric/
Excel 灾难
https://www.cio.com/article/2438188/enterprise-software/eight-of-the-worst-spreadsheet-blunders.html